計算機(jī)辦公軟件Word的操作與應(yīng)用分析

段元鋒

（廣東郵電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510630）

0 引言

計算機(jī)使人與人之間的交流和溝通更為便捷，大大方便了人們的生活、學(xué)習(xí)和工作。隨著辦公軟件在企業(yè)中的普及，辦公軟件已經(jīng)是辦公必不可少的一項技術(shù)手段。繁多的辦公軟件中，Word的使用范圍最廣，使用頻率最高。本文就辦公軟件Word展開分析。

1 簡述計算機(jī)辦公軟件Word程序的基本功能

1.1 常用工具欄

辦公軟件Word程序，界面左上角的是Office按鈕，它是打開Office菜單的工具。在其右側(cè)位于窗口頂部位置的是快速訪問工具欄，包括保存、撤銷和恢復(fù)，在其后方會出現(xiàn)一個小三角形的符號，點(diǎn)擊這一出會彈出下拉的菜單，通過對下拉菜單的操作不僅可以對快捷訪問工具的減少和增加進(jìn)行更改，還可以結(jié)合使用者的實(shí)際需求和辦公習(xí)慣更改快速工具訪問欄的位置[1]。

1.2 功能區(qū)

單機(jī)每個程序選項卡的具體操作都不同，比如說選擇插入，再選擇表格，將會在Word文檔中出現(xiàn)包括兩種工具選項“布局、設(shè)計”在內(nèi)的工具區(qū)，插入不同的形狀、圖片或者是表格都會出現(xiàn)“上下文工具”。功能面板的顯示會在進(jìn)行不同選項卡切換的時候產(chǎn)生變化，此時會分組顯示出經(jīng)常使用的按鈕和下拉菜單或者是“信息輸入框”，對任何一項進(jìn)行選擇的時候都會執(zhí)行不同的命令，比如在進(jìn)行Word文檔編輯的過程中，用戶可以根據(jù)自身需要對功能區(qū)的大小進(jìn)行調(diào)整。功能區(qū)的“開始”包含的內(nèi)容比較多，有樣式設(shè)置、段落和字體等，Word使用者可以對其進(jìn)行整合和調(diào)整使其滿足辦公需要。在進(jìn)行編輯工作的時候，經(jīng)常會使用到“插入”這一欄，其主要的內(nèi)容包括藝術(shù)字、形狀、特殊符號、表格以及圖片等選項?！安迦搿钡墓δ鼙容^多，Excel的功能可以被“插入”這一功能借鑒，能夠利用繪制柱狀圖、統(tǒng)計圖和折線圖使數(shù)據(jù)的整理效果更好。Word的功能區(qū)還有一些其他功能，使用者可自行探索。

1.3 狀態(tài)欄、鼠標(biāo)右鍵、頁面編輯區(qū)域和標(biāo)尺說明

狀態(tài)欄會將縮放滑塊、顯示比例、視圖快捷方式、宏錄制、插入改寫、拼寫、語言、字?jǐn)?shù)統(tǒng)計和頁面進(jìn)行默認(rèn)顯示，如果使用者想對其進(jìn)行修改可以對狀態(tài)欄區(qū)域進(jìn)行單機(jī)，出現(xiàn)“自定義狀態(tài)欄”的時候?qū)ζ溥M(jìn)行更改。鼠標(biāo)右鍵的使用也比較多，可以利用鼠標(biāo)右鍵對Word文檔進(jìn)行一些比較簡單的處理和編輯。標(biāo)尺分為“垂直標(biāo)尺”和“水平標(biāo)尺”[2]。

1.4 對話框啟動器

Word中有一些小圖標(biāo)是對話框啟動器，可以對其進(jìn)行單機(jī)操作，將與其相關(guān)的任務(wù)窗格和對話框打開，會有與其相關(guān)的更多選項彈出。比如說需要調(diào)整Word中的字體的時候，可以對“字體”組的對話框啟動器進(jìn)行單擊，就會有“字體”的對話框彈出，可以調(diào)整所需字體。

2 計算機(jī)辦公軟件Word的基本操作

2.1 Word文檔的操作

先要對Word軟件結(jié)構(gòu)進(jìn)行熟練地掌握，再對Word文檔進(jìn)行相關(guān)的操作。要利用Word文檔進(jìn)行工作的時候，需新建文檔，先單擊“新建空白文檔”這一選項，再確定“空白文檔”，最后單擊“新建”按鈕，這樣就可以創(chuàng)建一份空白的文檔了。對新建好的“空白文檔”進(jìn)行操作后，需要對其進(jìn)行保存，進(jìn)行保存文檔的名稱后綴.docx或.doc不能刪除。倘若對文件進(jìn)行修改后需要更改文件名，否則系統(tǒng)會默認(rèn)替換原文件，同名文件的后者會替換前者[3]。

2.2 Word圖片屬性的操作

Word文檔常用的功能之一就是插入圖片，在進(jìn)行圖片插入的操作時，首先需要找到選項卡“插入”并對其進(jìn)行單擊，然后再選擇“圖片”，對需要插入Word中的圖片文件進(jìn)行選擇并確定，最后單擊“插入”，就可以將圖片插入文檔中。倘若插入文檔中的圖片位置大小和形狀都不太合適時，可以對其進(jìn)行調(diào)整。此時，可以利用鼠標(biāo)左鍵對選中圖片進(jìn)行單擊，圖片的邊緣位置會出現(xiàn)邊框，通過對邊框大小和位置進(jìn)行調(diào)整，這種操作方法比較便捷。

2.3 Word窗口結(jié)構(gòu)的操作

打開Word程序后，Word窗口的結(jié)構(gòu)構(gòu)成會直觀地展現(xiàn)在用戶面前，用戶能夠直觀地看到狀態(tài)欄、頁面編輯區(qū)域、標(biāo)尺、功能區(qū)、窗口狀態(tài)控制按鈕、標(biāo)題欄、快速訪問工具欄以及Office按鈕等。實(shí)際對任務(wù)窗口進(jìn)行操作并不復(fù)雜，操作者可以有效地完成不同的任務(wù)。操作者可以利用任務(wù)窗口的模式對所需任務(wù)進(jìn)行篩選，這一過程比較簡單便捷但是卻大大方便了操作者，有效節(jié)約時間，可以使得Word使用者的工作效率和工作質(zhì)量有所提升。Word的視圖一般分為閱讀版式、普通視圖、頁面視圖、大綱視圖以及Web視圖等，使用者可以根據(jù)自身閱讀辦公的習(xí)慣對Word文檔切換不同的視圖，這些視圖的特色都比較鮮明足夠滿足使用者需求。當(dāng)使用者需要進(jìn)行視圖切換的操作時，只需要對菜單“視圖”進(jìn)行選擇就可以將視圖切換[4]。

3 計算機(jī)辦公軟件Word的使用分析

3.1 使用的技巧

辦公軟件Word的使用技巧可以使得使用者對于Word軟件的操作速度和操作能力有所提升，這離不開使用者大量的練習(xí)和實(shí)踐。比如說想要對文檔中出現(xiàn)的大量空格進(jìn)行刪除，傳統(tǒng)的刪除手段是按住“刪除鍵”一個一個進(jìn)行刪除，這樣會消耗大量的時間，使得工作效率降低，此時可以利用“替換”的選項，這樣能夠利用精準(zhǔn)的定位對所有的空格進(jìn)行一次性的替換，這種操作方法便捷，且效率比較高。Word程序中的重要功能鍵之一就是快捷鍵，它能夠方便使用者進(jìn)行操作，比如經(jīng)常使用的“Ctrl+C”可以對選中區(qū)域進(jìn)行復(fù)制，代替了單擊鼠標(biāo)右鍵選取的控制，“Ctrl+V”可以對復(fù)制內(nèi)容直接進(jìn)行粘貼，提升辦公效率。

3.2 文本的處理

辦公軟件Word的主要功能還有文本的處理，其特定的精準(zhǔn)性和高效性有利于使用者利用其對文本進(jìn)行相關(guān)的處理，同時能夠使得文本處理的質(zhì)量提升。操作者利用Word編輯相關(guān)文字的時候，能夠?qū)ζ洳僮鲙磔^大幫助的功能之一就是智能編寫，這項功能可以提供給操作者導(dǎo)向的服務(wù)，比如說在進(jìn)行替換文字的操作時，操作者可以對Insert鍵進(jìn)行單擊操作，這樣能夠變更整體文本的輸入模式，改寫工作替換了文本便捷的工作。當(dāng)文字替換的工作結(jié)束以后，可以再次點(diǎn)擊Insert鍵方能繼續(xù)進(jìn)行文本的輸入。Word對文本的處理還有許多便捷操作，對辦公起到良性促進(jìn)作用。

3.3 文檔的管理

Word能夠?qū)τ嬎銠C(jī)中的文檔進(jìn)行文檔強(qiáng)化的管理，當(dāng)操作者需要對某一重要文檔進(jìn)行加密時，可以利用Word對其進(jìn)行加密的操作。首先需要對Office按鈕進(jìn)行單擊，然后點(diǎn)擊“準(zhǔn)備”，此時對彈出操作菜單，對其中的“加密文檔”進(jìn)行單擊，在彈出的“加密文檔”對話框中輸入設(shè)置的密碼并確定，再次輸入密碼并確定就可以完成文檔加密工作。這項功能能夠使得重要文檔數(shù)據(jù)得到保護(hù)，避免工作中的重要數(shù)據(jù)泄露[5]。

4 結(jié)語

現(xiàn)階段人們對辦公軟件使用的頻率逐漸增加，辦公軟件輔助辦公可以使得員工的工作效率提升。辦公軟件簡化員工的工作流程，提升員工工作效率，在企事業(yè)單位未來的發(fā)展中無可替代，更需要受到人們的重視。