基于大數據時代的檔案信息管理研究

王 迎

（興安職業技術學院，內蒙古自治區 興安盟 137500）

1 大數據時代中檔案信息管理的主要內容

1.1 信息內容數字化

在檔案管理工作中，信息處理占據了十分重要的份額。通過合理運用大數據技術，可以對計算機系統內所存儲的檔案數字信息進行精準分析。檔案管理人員應當將所有的紙質檔案進行信息數字化處理，在整理和收集的過程中，將不同類型的檔案進行合理分類，通過此種方式全面提高檔案信息收集的工作效率，為后續的檔案資源開發與應用打好基礎。

1.2 信息結構科學化

一直以來，我國的檔案管理工作所采用的都是紙質檔案模式，大多以人為操作為主。而在大數據時代中，檔案信息的數字化管理不僅僅是將檔案信息進行電子化處理后存儲在計算機內，同時還要根據新時代中行業的發展需求實現檔案管理的多元化發展。在很多檔案管理人員的意識中，認為檔案信息管理工作的主要內容是將紙質檔案錄入計算機。但事實上，此種做法只是其中的一個環節，并不能夠充分體現出檔案信息數字化的現實意義。為此，檔案管理部門要進一步優化信息結構，從科學的角度構建完善的檔案數據庫，并根據不同類別的檔案資源設置樹狀結構、鏈條結構，通過此種方式全面提高大數據時代中檔案信息的應用效率[1]。

1.3 管理人才專業化

大數據為檔案管理工作提供了諸多的便利，但同時對人力資源的專業水平也提出了更高的要求。如果想要勝任大數據時代中的檔案信息管理工作，不僅要保證檔案管理人員具備應有的專業技能，同時還要掌握相應的信息技術和互聯網技術。為此，檔案管理部門需要制定出系統化的人才培養方案，投入更多的資金用于完善檔案設施建設，確保所有檔案管理人員都可以熟練運用信息管理系統，并根據實際要求精準解構、分析、整理檔案。

2 大數據時代中檔案信息管理存在的問題

2.1 安全性不高

在大數據時代中，諸多先進的科學技術層出不窮，信息資源的類型也開始呈現出多樣化。從整體角度加以分析，大數據技術的蓬勃發展為各個行業的檔案管理工作帶來了諸多契機，但同時也伴隨著新的挑戰。通常情況下，被正式歸檔的信息內容都彌足珍貴，其中的資料涉及范圍非常廣泛，因此在利用大數據技術進行電子版檔案制作時，必須要確保檔案內容的完整性以及存儲環境的安全性。但就當前的形勢來看，部分單位在運用大數據技術進行檔案管理時，經常會忽視載體的安全等級，在大數據平臺中并沒有設置最新版本的安全防護軟件，導致電子檔案的信息容易受到病毒或黑客的侵襲，造成了檔案內容的丟失和損壞，帶來無法彌補的巨大損失。因此，在運用大數據技術的過程中，需要重點關注檔案管理工作的安全性，制定出系統化的管理制度，提高管理水平[2]。

2.2 檔案管理人員的專業素質較低

雖然在大數據時代中，人力資源得以釋放，各項新技術和新理念層出不窮，大幅度提高了檔案信息管理的工作效率。但歸根結底，再先進的檔案管理技術也需要由專業的檔案管理人員來完成。但縱觀當前的檔案信息管理現狀，部分檔案人員的管理意識仍然停留在傳統階段，對先進技術的理解不到位，在應用過程中也存在很多問題。此外，還有一部分檔案管理單位在應用大數據技術的過程中缺乏獨立思考能力，所制定的管理制度也過于千篇一律，并沒有從自身的實際情況出發，這在無形當中阻礙了檔案信息管理工作效率的提高。

2.3 工作制度不夠完善

大數據時代中的檔案管理工作發生了明顯的改變，為了確保各項管理流程的順利進行，必須要制定出科學、完善的管理制度。但在當前的管理現狀中，部分檔案管理單位的質量意識有待提高，將絕大多數的精力放到了技術創新和人員培養上，而忽略了管理制度的完善，導致其中的管理內容與實際情況不符合。此外，在應用大數據技術的過程中，還存在不同程度的無序操作問題，這在無形中增加了不必要的管理流程，造成資源浪費。

3 大數據時代中加強檔案信息管理的措施建議

3.1 持續加大對檔案管理人才的培養力度

現如今，我們已經正式進入了大數據時代，大量的檔案信息管理工作需要由專業的檔案管理人員來完成。為了能夠更好地發揮出大數據技術的積極作用，檔案管理單位要從自身情況出發制定出系統的檔案人才培養計劃。目前，部分檔案管理單位仍然采用傳統的檔案管理制度，導致很多檔案管理人員不具備應有的創新意識和質量意識，在無形中阻礙了檔案管理系統的完善與業務技能的升級。針對這一現象，應當從如下3個方面改進：首先，各個地方政府部門要督促高校盡快開設復合型專業，針對大數據時代中的檔案信息管理工作培養專業人才，以此為檔案管理行業補充新鮮血液。其次，要逐步完善人才引入途徑，可以嘗試從國外引進先進人才對大數據時代中的檔案管理工作進行前期指導，深入檔案管理第一線督促大數據技術的落實。最后，要持續加大資金投入力度，為大數據的應用提供資金保障，使得檔案管理單位盡快擺脫人才緊缺的局面。

3.2 盡快實現檔案信息管理的電子化與網絡化

在大數據時代中，檔案管理信息化需要得到信息技術與網絡技術的支持。為了能夠盡快擺脫傳統檔案管理模式的桎梏，要在現有基礎之上加快檔案信息管理的升級與改革工作。檔案管理人員要整合傳統檔案管理工作中存在的各類問題，合理利用大數據技術的概念和特征，在日常的檔案管理工作中應用計算機和互聯網技術，將其逐步滲透到檔案管理的各個方面。在升級和改造的過程中，檔案管理人員還要密切關注電子化與網絡化進程，在第一時間發現問題并予以解決，從源頭處著手提高檔案信息數據的準確率。另外，檔案管理部門還要投入更多的資金用于購入相關設施，逐步完善檔案管理系統的存儲、分析、處理以及監督功能，認真梳理大數據時代對檔案管理提出的新要求，從理論和實踐層面入手，保證大數據技術的實效性。

3.3 持續落實檔案信息的安全管理工作

大數據時代的一大顯著特征即為共享性，檔案管理單位需要充分發揮大數據技術的應用優勢，進一步深化檔案信息數據的共享工作，并在這一過程中提高信息數據的利用效率。除此之外，在大數據環境中，檔案信息管理工作也呈現出諸多明顯的變化，例如容量大、種類多、渠道復雜以及數據流轉速度快等。為了在充分發揮大數據技術實用性的同時提高檔案管理的安全等級，要基于上文中所提到的諸多特點，逐步細化檔案管理的各項業務。在這一過程中，檔案管理人員要分別從環境、人為等角度出發細化管理業務，并認真分析檔案管理過程中是否存在信息丟失和數據篡改等現象，選擇相應的技術手段提高檔案信息的數據質量。此外，檔案管理部門還要圍繞《保密法》《檔案法》等法律制度中的相關內容加強檔案管理隊伍的建設工作，在日常的培訓活動中增加有關職業道德和法律制度的知識，以此督促檔案信息管理工作的順利進行[3]。

3.4 做好云服務工作

在大數據時代中，云服務是一項十分重要的功能，主要依賴于互聯網技術，可以針對檔案信息管理工作的各項要求強化服務與交互功能。云服務的落實，一方面能夠全方位地滿足檔案利用者的各項需求，另一方面則可以大幅度提高檔案信息的利用率，深度開發檔案資源的使用價值。在日后的工作中，檔案管理人員應當積極分析大數據技術的特點，明確檔案信息的管理目標和利用效率，在此基礎之上合理利用計算機數據展開信息統計工作，以保證信息查閱和使用功能。另外，檔案管理部門也要盡快構建出功能完善的信息網絡服務平臺，使得檔案利用者足不出戶即可通過移動終端登錄查詢系統，只需輸入關鍵詞即可獲取自己所需要的檔案信息資源。為了保證網絡服務平臺的安全，檔案管理部門務必要細化權限登記，逐步提高服務水準。

4 結語

綜上所述，大數據技術的深入應用促進了我國檔案管理水平的全面提高。在日后的工作中，檔案管理人員要認清時代的發展形勢，找出現有檔案管理模式存在的問題，積極提高自身專業水平的同時樹立起應有的責任意識。