南京工程學院紙質檔案數字化實踐及思考

王調江

摘 要：隨著信息時代的到來，檔案數字化建設已經成為檔案管理的必然發展趨勢。本文對南京工程學院紙質檔案數字化建設中遇到的問題及應對措施進行了討論，以期為其他高校紙質檔案數字化建設提供參考和借鑒。

關鍵詞：南京工程學院;紙質檔案數字化;實踐;思考

隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等現代信息技術的發展，檔案信息利用服務的網絡化、遠程化成為新形勢下檔案利用的一種新方式，人們更加重視檔案信息資源的開發利用。早在2000年12月，國家檔案局、中央檔案館就將“加快檔案信息化建設”“加快檔案數字化進程”列入《全國檔案事業發展“十五”規劃》中。同月，國家檔案局又在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。

紙質檔案數字化就是采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程（《DA/T31-2017紙質檔案數字化規范》）。紙質檔案數字化建設是信息社會的要求，它有效地保護了檔案原件，方便了檔案的查閱，極大地提高了工作效率。

一、我校紙質檔案數字化工作基本情況

我校紙質檔案數字化建設起步較晚，2013年才正式開始啟動，剛開始的時候兩年開展一次，通過對外公開招標方式進行紙質檔案數字化加工。2017年起，紙質檔案數字化工作納入學校每年的檔案工作計劃，采用對外公開招標和檔案館自己加工相結合的方式，每年新歸檔的新生錄取名冊、畢業生成績單、學籍卡、畢業生驗印名冊、學位授予名冊等由檔案館工作人員自己加工處理，其余的仍然采用對外公開招標方式。

我校非常重視紙質檔案數字化工作，成立了由檔案館館長牽頭、檔案館全體工作人員參與的紙質檔案數字化工作小組，檔案一室（主要負責紙質檔案和實物檔案）負責提供需要數字化的紙質檔案清單，檔案二室（主要負責電子檔案和網絡管理）負責紙質檔案數字化項目的招標和組織實施、協調管理。檔案館全體工作人員分工協作，每人負責幾個檔案門類，從確定當年紙質檔案數字化的范圍，到圖片掃描質量和數據掛接準確率的檢查，全程跟進。歷年來，我校已完成紙質檔案數字化10000余卷?，F就我校在紙質檔案數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等基本環節中遇到的問題和大家進行交流、討論，希望集思廣益，總結經驗，讓其他檔案人在做紙質檔案數字化時少走些彎路。

二、我校紙質檔案數字化過程中遇到的問題與對策

正式啟動紙質檔案數字化工作前，我校更新了檔案管理軟件，并就紙質檔案數字化工作進行了專項調研，但紙上得來終覺淺，實際操作起來困難要多得多，只能是摸著石頭過河。

1.檔案工作經費有限，專項經費投入不足，檔案數字化建設人才缺乏

檔案數字化建設投入的資金不足，人才缺乏，導致檔案數字化工作起步艱難，這是很多基層檔案部門面臨的共性問題。“好鋼要用在刀刃上”。為了讓有限的經費發揮最大的作用，我們根據檔案的利用率、亟待搶救程度、珍貴程度統籌規劃，確定了分階段開展紙質檔案數字化工作的原則。首先是歷年新生錄取名冊、畢業生成績單、學籍卡、畢業生驗印名冊、學位授予名冊等，這一部分檔案是日常工作中利用率最高的。其次是建國前的老檔案，我校館藏中有不少新中國成立前的老檔案，這一部分檔案由于年代久遠，紙質已經發黃發脆，使用檔案原件會加劇檔案的破損，亟待盡快搶救。再接下來是教職工人事任免、職稱評定、表彰獎勵和科研項目等，每年職稱評審的時候，都會有很多老師前來查詢。最后是其他檔案，按照年度由近往前推，依次進行數字化掃描。

2.數字化前的準備工作

紙質檔案數字化過程中，經常遇到案卷內目錄與文件內容不相符的情況，尤其是老檔案，經常出現題目擬寫不全、頁碼漏編、漏文件等情況，因此一定要做好數字化前的準備工作。

首先要確定哪些案卷需要數字化，對需要數字化的案卷最好先檢查一遍，看看頁碼編寫有無錯誤，卷內文件目錄與文件內容相不相符。頁碼編寫錯誤或者漏編的要重新編寫;對有文件而沒有目錄的要補充目錄;對有目錄而沒有文件或者檔案有所缺失、缺頁的，要如實填寫《館藏檔案卷內文件材料登記備查表》，經檔案館和立卷歸檔部門相關人員認可簽字。在掃描時將《備查表》掃描在所缺內容位置，這樣在查閱該卷檔案時，其缺失、不完整等情況就一目了然。

其次對于涉密檔案，要求在數字化前對檔案全宗進行摸底，由館長和部門保密員共同確定涉密案卷并進行詳細登記，如上級單位下發的具有保密性質的文件和學校管理過程中產生的涉密文件等。出于涉密信息安全考慮，我校暫未對涉密紙質檔案進行數字化，如確實需要數字化，待條件成熟時由檔案館自己來進行。

3.紙質檔案數字化時掃描頁的確定

我校剛開始紙質檔案數字化時，不少檔案都是挑掃的，這雖然在一定程度上緩解了當時經費緊張的壓力，但也留下了很多遺留問題。一是數字化加工從業人員對區分和剔除掃描或不掃描文件的界定能力有限，經常是該掃描的沒有掃，不需要掃描的又掃了。二是時間長了，檔案館工作人員也不一定記得哪些掃描了，哪些沒有掃描，以后想再補做數字化時只能整卷重掃，反而造成人力、物力、財力等資源浪費。三是從長遠發展要求來看，建設數字檔案館對檔案的整體數字化程度有明確的要求，“東一榔頭西一棒子”，不如步步為營，久久為功，一次少做點，但一次做全、做好。因此原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃，如確有不需要掃描的頁面應加以標注。

掃描時一般只掃描原文，但在實際工作中，我們發現，案卷的卷皮和備考表有時也有一定的信息量，這一類卷皮和備考表最好掃描。卷內文件目錄也最好掃描，便于數字化圖片合成PDF時參考頁號起止。

近年來，隨著大家檔案意識的提高及管理的規范化，許多兼職檔案員在立卷錄入時就上傳了對應的WORD、EXCEL電子文件，有的人認為紙質檔案數字化時這一部分檔案不需要掃描了，再次掃描是浪費時間。但我們認為WORD、EXCEL文件容易更改，而且很多時候這種電子文件是沒有加蓋公章或電子簽章的，不能作為電子檔案存儲，必須重新掃描。

4.歷史檔案案卷目錄和卷內文件目錄的著錄

歷史檔案案卷目錄和卷內文件目錄中很多是手寫的，有的是繁體，有的是簡寫，有的是草書，有的是自創體，總之是五花八門，在寫的過程中，一筆畫的增減，一個字的有無，都影響到檔案內容的真實。紙質檔案數字化加工公司從業人員文化程度普遍偏低，經過系統檔案專業教育的人員很少，有的人甚至沒有接受過任何培訓就直接上崗，加上有的人責任心不強，難免在實際著錄工作中出現差錯。對這一類手寫的歷史檔案目錄，我校采取組織檔案館工作人員集中著錄的方式，著錄人員遇到潦草難辨的手寫體或者繁、簡寫字時第一時間跟其他工作人員一起辨認，如還不能確認，再向退休老教師和寫草書的書法愛好者請教。這樣一方面可以保證著錄的正確率，另一方面也可以大大節約紙質檔案數字化經費。

5.涉及人名的紙質檔案數字化

有關學生的新生錄取名冊、畢業生成績單、學籍卡、畢業生驗印名冊、學位授予名冊等，要求掛接到人，一張新生錄取名冊上所有的新生名字都關聯同一張數字化圖片，輸入“張三”，有關“張三”的新生錄取名冊、畢業生成績單、學籍卡、畢業生驗印名冊、學位授予名冊等都能一次查詢出來并可以選擇性地進行打印。有關教師人事任免、職稱評定、表彰獎勵、科研項目等涉及個人切身利益的文件材料，我們要求數字化加工公司在文件標題內錄入所有相關人員名字。

6.紙質檔案數字化時是否拆卷

紙質檔案數字化時是否進行拆卷，拆卷后是否需要重新裝訂的問題，從檔案保護的角度考慮，反復裝訂本身就會對檔案有破壞，加上操作人員的熟練程度和責任心問題，很難做到在原來打孔或者裝訂的位置進行裝訂，一定程度上會影響到檔案壽命。但從掃描圖片質量來說，拆卷后進行掃描質量要比不拆卷好很多，特別是對于一些裝訂線和內容很接近的文件，不拆卷的話很難把內容掃描完整。另外，拆卷后如果發現卷內有頁碼編錯或者漏編的情況，可以及時更正，保證了文件的連續性，也避免了掛接的時候因為頁碼錯誤而導致PDF合成錯誤。我校沒有實施立卷改革，紙質檔案一直是以卷為單位進行整理，除了裝訂成書的，在數字化掃描前都要進行拆卷，拆除裝訂物，待掃描結束后再重新裝訂起來。

7.掃描設備的選擇

掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數字化。比如近期形成的紙質厚實、平整的A4紙大小的文件材料，可以用高速掃描儀;新生錄取名冊那種又薄又卷的紙張和發黃發脆的歷史老檔案必須用平板掃描儀，以免破壞檔案;裝訂成書的拆卷時容易破壞檔案，重新裝訂時也無法恢復原貌，最好用書刊掃描儀。

8.紙質檔案數字化成果驗收

紙質檔案數字化成果驗收包括掃描圖片驗收和數據掛接驗收兩個方面。

紙質檔案數字化工作專項調研時，我們發現有的單位在實施數字化時對掃描圖片分辨率沒有提出明確要求，紙質檔案數字化加工公司為了追求掃描速度有意降低圖片分辨率，導致圖片打印時失真、模糊。因此我校根據項目招標文件和項目合同，制定了紙質檔案數字化工作流程和各環節操作規范，對紙質檔案數字化全過程進行有效地控制，確保數字化成果質量。一般文件的掃描分辨率要求不小于300dpi，照片和需要高精度仿真復制的檔案，掃描分辨率要求不小于600 dpi。每天一上班，我們會安排專人把前一天掃描的圖片全部拷出來，組織全館工作人員進行完整度、清晰度、偏斜度檢查，數字圖像不完整、無法識別或圖像失真度較大的圖像和漏掃、重掃、多掃等情況，一一列表反饋要求調整或重掃并及時跟進重新檢查。

紙質檔案數字化加工公司完成數據掛接工作后，檔案館工作人員對照紙質檔案數字化移交清單，逐卷逐件檢查，首先是看掛沒掛，然后是掛了的能不能打開，打開以后再檢查PDF圖像合成正確不正確，并抽樣檢查打印效果。

9.紙質檔案數字化各環節的安全管理

必須加強紙質檔案數字化各環節的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。一是確保紙質檔案不受破壞，輕拿輕放。二是確保紙質檔案實體不要丟失，檔案領取、收回需要詳細的交接清單，檔案館分管老師和數字化加工公司執行經理共同清點無誤后雙方簽字方可進行交接出庫、入庫。三是確保數字化后的成果不外泄，與數字化加工公司簽訂保密協議，明確要求數字化工作人員不得攜帶U盤、移動硬盤等設備進入辦公場所。四是確保檔案數據傳輸過程中的安全。由于計算機病毒的存在，在數據傳輸過程中，容易被計算機病毒所感染，加上惡意攻擊等行為，需要對應水平的技術保障體系，并做好檔案數據的備份工作。

三、對我校紙質檔案數字化工作的幾點思考

我校紙質檔案數字化工作還處于探索論證的初級階段，為了有效確保檔案數字化建設取得快速發展，必須認識到目前數字化建設過程中存在的問題，積極改善當前所面臨的一系列問題，通過加強對數字化建設的重視程度，提高檔案管理工作人員專業技能素養以及不斷完善檔案管理制度，確保相關信息安全等措施來促進學校數字化建設的快速發展。

1.提高認識，更新觀念，高度重視紙質檔案數字化工作。我們要加強《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的學習和宣傳力度，增強全體教職工的檔案意識，提高學校領導對檔案工作和紙質檔案數字化工作重要性的認識，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展，將檔案數字化納入學校信息化發展規劃，實現檔案管理系統與辦公自動化系統、教務系統、科研系統等的對接，做好校內各部門（單位）在辦公自動化過程中形成的電子文件的歸檔與管理工作，提升檔案工作服務學校和社會的能力。

2.提升檔案管理安全意識。很多人對檔案安全工作的認識還只停留在紙質檔案等載體的安全保密上，對網絡化中的檔案信息的安全、保密問題認識不足，以為信息沒丟就是做好信息的安全保密工作了。我們要加強檔案管理安全宣傳，了解、認識檔案檔案管理安全的重要性，在日常工作中主動采取并落實相應的安全措施，預防安全問題的發生。建立并嚴格執行安全責任制度，減少人為因素導致的檔案安全隱患，采用加密、防火墻、入侵檢測以及數字簽名等安全保障技術，提升電子檔案安全性。

3.積極引進和培養檔案數字化人才。檔案數字化是一種新的檔案管理模式，其安全管理與傳統模式有很大區別，對檔案數字化管理人員的素質提出了更高的要求，既要懂得檔案管理工作規范，又要熟悉計算機、檔案管理軟件、圖像處理等現代技術。

4.加強檔案數字化軟硬件設施建設?！肮び破涫?，必先利其器。”軟硬件設施建設是做好檔案數字化工作的基礎和前提，我們要加大基礎設施投入，不斷改進和完善與檔案數字化建設相匹配的檔案基礎設施建設，配備性能良好的計算機、掃描儀、打印機、照相機、翻錄設備，擁有足夠存儲空間的服務器，建立專門的數據庫，升級檔案管理軟件，保證檔案數字化建設的順利進行。

參考文獻：

[1]王良成，馬淑桂，郝晨輝 ，程春雨，杜琳琳，蔡 偉，宋 涌，王大眾，田 軍，曹 燕，李華峰.國家檔案局檔案科學技術研究所;國家檔案局信息管理中心;國家檔案局技術部. DA/T 31-2017紙質檔案數字化規范

[2]孟凡華 于佩蘭.豐寧滿族自治縣檔案局.檔案館（室）數字化建設存在的問題及對策.辦公室業務[J]，2016

[3]彭薈吉.海南大學.高校檔案數字化建設的常見問題及解決對策.信息化建設[J]城建檔案，2020

（作者單位：南京工程學院檔案館）