中職學校檔案管理信息化及科學化建設探討

梅娟

摘要：當前，在我國中職學校當中，檔案管理也是極其重要的。檔案是學校開展各項科研工作的重要材料，其也是學校進行評估所產生必備的材料，于是保護好檔案對于學校管理有著重要作用。但在一些中職學校中，檔案管理的信息化和科學化相對較差，使得中職學校檔案管理的情況比較復雜，所以提高中職學校的信息化技術水平成為學校教育的新任務。文章通過對中職學校檔案管理的信息化和科學化建設進行相關探索及研究，詳細了解中職學校檔案信息化建設的現狀，并對此提出具體的解決對策，以此使中職學校檔案管理的工作效率不斷提升，從而促進我國中職學校教育的進步和發展。

關鍵詞：中職學校;檔案管理;信息化;科學化;具體對策

中圖分類號：A ?文獻標識碼：A ?文章編號：（2021）-38-357

中職學校檔案管理有學生檔案、教師檔案和教學檔案等，這些檔案由于其信息量較大，且情況相對復雜，所以學校做好檔案管理是十分重要的。現如今，檔案管理信息化是指通過原來的紙質材料或實物材料將檔案歸類整理，但這需要不改變本案的內容信息，然后使檔案的內容及其形式變成信息化數據，從而使檔案管理查找更加方便。同時，中職學校檔案管理信息化和科學化，可以讓我國職業教育得以快速發展，并由此提升學校的工作效率和質量。同時，隨著互聯網的發展和普及，由于其具有較好的信息傳遞功能，而且能儲存更多的信息，所以中職學校要想做好檔案管理工作，應充分借助互聯網等信息技術，以此讓中職學校檔案管理的信息化和科學化得到建設。

一、中職學校檔案管理信息化和科學化建設的現狀

（一）檔案管理信息化和科學化的程度有限

由于檔案信息化和科學化建設需要相關工作部門及人員對一些基礎數據進行處理，所以在將檔案進行收集和整理時，所要時間較長，且相關環節較多，導致檔案管理信息化和科學化建設受到了沉重的勞動所制約及影響，從而使中職學校的檔案管理工作難以正常開展。并且中職學校的檔案很多都是紙質或者是實物，部分學校于是在檔案管理當中配備相關設備，以此進行輔助性管理，從而使其基本管理工作變得相對輕松一些，進而讓中職學校檔案管理的信息化和科學化程度不斷提高。

同時，檔案管理的專業技術人才相對較少，且很多人的計算機能力較差，致使部分中職學校檔案管理系統使用的都是單機版，這種計算機在信息出現時也不能聯網，甚至不能將資源進行共享，從而使檔案管理的信息化和科學化建設沒有符合中職學校的要求。除此之外，很多中職學校的管理者在檔案管理思想上存在一定的偏差，致使部分人認為檔案管理信息化和科學化工作存在的必要性較小，使得相關部門指出要看其它學校的實踐情況，以此作出相應的決策。

（二）中職學校檔案管理信息化和科學化建設缺乏相應的標準

因為檔案管理的信息化和科學化建設涉及方面較多，所以檔案管理是一項專業和科學的系統，需要學校將物化的檔案進行信息化和科學化的改變。但是部分中職學校在檔案管理信息化和科學化時，一些管理者經常以自己的喜好開展相關工作，使得其標準不能統一，從而使學校檔案管理的形式各不相同，以此讓中職學校檔案管理的信息化和科學化管理水平建設面臨著諸多困難。由此可知，在中職學校檔案管理的過程中，其信息化和科學化教師仍處于剛開始的階段，造成其問題也不斷產生，所以如何解決該問題一直困擾著中職學校。

（三）中職學校對檔案管理的信息化和科學化建設不夠重視

由于我國的檔案管理機制還不是十分健全，所以很多中職學校的檔案管理建設存在著問題，其具體表現在檔案管理的長效機制未曾有效建立，而且中職學校的管理制度也存在著不足之處。隨著我國對檔案管理工作的高度重視，中職學校也都相繼進行檔案管理的信息化和科學化建設，但目前很多學校的檔案管理依舊局限于學生的學籍檔案和資助檔案等方面，且管理分散，一些學校的檔案交由學校很多部門進行管理，致使檔案沒有及時得到分類和歸檔，還使得學校檔案管理的責任落實不清，從而讓檔案意外丟失情況頻頻發生。

然后是中職學校的硬件設施較差，不能滿足檔案管理工作的需要，而這主要是由于部分中職學校對檔案管理信息化和科學化建設不夠重視，還有就是一些學校沒有相應的檔案管理室，或者是檔案管理室缺乏管理，使得其設施設備等，以及其環境都十分糟糕及惡劣。

二、中職學校檔案管理信息化和科學化建設的具體對策

（一）規范檔案的科學化信息管理

規范的科學化的檔案信息管理制度是進行檔案有效準確管理的前提，所以中等職業學校需要制定一套標準的統一的管理制度。檔案包含有職工較多的信息，而且其中的內容也有很多，所以為了能夠快速的檢索職工檔案信息，需要建立標準化的管理目錄。學校也應該制定規范的檔案信息化管理辦法，保證檔案的科學管理。同時，依據學校的實際情況，建立自己內部管理系統，確保職工信息和檔案的安全，在管理的各種問題上做出規定辦法，需要嚴格實行電子檔案管理、查閱、歸檔入籍制度。

（二） 加強團隊建設

中高職院校的師資力量較為薄弱，很多教師和管理人員的學歷較低，所以導致他們在現代化信息技術的掌握和管理上有困難。但是現代社會，尤其是信息的更新千變萬化，技術的更新換代很快，這就對中職院校的職工信息管理團隊提出了更高的要求。學校應該建立一支專門化的由很強技術的信息管理團隊，無論是職工信息檔案的建立還是學校信息化發展，都將發揮重大的作用。同時鼓勵和加強團隊人員的學習意識和創新意識，提高信息管理軟實力。

三、結語

綜上所述，中職院校檔案管理信息化和科學化建設的過程中，應充分借助互聯網技術，并引入先進的電子設施設備，然后做好電子檔案收集整理工作，從而使中職學校實現可持續發展。同時，由于中職院校檔案管理的現狀不容樂觀，所以學校應及時發現問題，并找到具體有效的解決對策，以此讓檔案管理工作實現信息化和科學化，最終使檔案管理工作有效服務于學校的發展和改革。

參考文獻

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