淺談試驗類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制

金炎

根據國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》和《國家檔案局關于貫徹實施<企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定>的通知》的要求，中國船舶集團公司印發了一系列文件，要求各成員單位根據自身業務特點，編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

昆明船舶設備試驗研究中心作為一個綜合性試驗場，在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時，除了管理類、科研類、產品類、會計類、設備儀器類、基本建設類等文件材料外，還有一類特殊文件材料，即試驗類文件材料。以下就試驗類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作開展過程及相關體會進行詳細闡述。

一、組織準備

編制試驗類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表是一項系統性復雜性工作，且在第10號令附表中沒有內容可供參考，只能從零摸索。整個過程除了關聯本單位多個部門以外，更是涉及諸多外來參試單位，因此良好的對內和對外溝通協調必不可少。為順利推進該項工作，成立了編制工作領導小組和編制工作組，明確組織分工及職責，爭取各級領導重視，確保各類資源保障，為有序開展工作鋪平道路。

在組織機構職責分工中，應避免進入檔案部門大包大攬的誤區。檔案部門不產生試驗類等業務類文件材料，不掌握文件材料產生情況，因此不具備獨立編制的能力。檔案部門應是抓總組織者，負責培訓、召集、協調、監督、修改、匯總等工作，各業務部門才是具體編制者。

正式開始編制前，檔案部門應組織對相關法律法規、國家和集團標準等資料的學習培訓，還可組織參觀調研活動，對部分參試單位進行考察學習，與其相關業務部門進行研討交流，并主動邀請上級主管部門領導或專家進行業務指導。

二、編制過程

（一）試驗類文件材料分類

由于參試產品型號眾多，試驗類型繁雜，規模大小不一，每次試驗所產生的文件資料不盡相同，按每個試驗項目逐一編制難以實現。為了盡可能簡化試驗類型并有利于文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制，經過與試驗管理機關、實施部門和參試單位多次研討，最終將試驗類文件材料主要分為三類，一是由參試單位提供的參試產品文件材料，二是試驗中試驗場方產生的參試產品文件材料，三是試驗場方產品試驗文件材料。

（二）文件起草

1.參試單位提供的文件材料

每一個航次的試驗，需經過試驗策劃、裝調檢測、試驗實施、試后處理、數據分析等環節。每一個環節的工作開展都需要對應的文件材料進行支撐，參試單位應向試驗場方提供產品試驗所必需的各類技術文件資料，根據試驗性質及復雜程度包括但不限于技術規格書、技術條件、試驗大綱、使用規程、說明書、設計圖紙等。其中各類試驗大綱、試驗方案、質量和可靠性報告、試驗相關會議紀要、產品使用說明書、產品維護說明書、產品維修規程等總體性和綜合性文件材料一般定為永久。保障設備使用說明書、保障設備維護說明書、保障設備維修規程、校準規程、檢修要求、復驗技術要求、接口協議、總技術條件及總圖、各系統技術條件及圖紙等維修保障和設計圖紙定為定期30年。

2.試驗場方產生的參試產品文件材料

試驗實施過程中，針對每一個工作環節，試驗場方都會產生新的不同的文件材料。例如策劃階段會產生試驗策劃報告、實施方案、試驗質量保證大綱、試驗前準備狀態檢查報告、試驗任務書等;產品裝調檢測、試驗實施和試后處理階段會產生各類操作檢查表、檢測記錄表、質量檢驗記錄表、調試故障處理表、試驗故障處理表、質量信息單等;數據分析階段會產生軌跡圖、數據處理報告、試驗結果報告、試驗總結報告等，該階段為試驗最終結論性文件均定為永久，其余階段為過程性文件一般定為定期30年。

3.試驗場方產品試驗文件材料

除了外來參試產品各類試驗外，試驗場自研產品試驗也會產生大量文件材料。由于是本單位產品，所以文件材料更多更全，分類也更細。每型產品一般分為科研試驗、定型試驗和生產驗收試驗等，每種試驗可參照外來參試產品，按試驗實施階段制定相應的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。除此以外，還有試驗相關特殊載體資料，如聲像資料、電子文件資料等，一般定為永久。

（三）修改審核

編制工作組對各業務部門提交的材料進行匯總，以第10號令附表為基礎架構并結合本單位實際情況對其進行整理，形成初稿。將初稿下發各部門廣泛征集意見，對與自身相關的內容進行修改、補充、說明、確認，并反饋問題意見至編制工作組。工作組對問題逐條梳理，形成有效處理意見。出現爭議時，由編制工作領導小組牽頭組織相關方開會協商，面對面現場討論解決。一般需經過數輪反復征集修改，雖耗時較長，但初稿卻在過程中不斷充實、完善，更加合理，更具備可操作性，從而形成定稿。正式版以文件形式上報上級機關審查，獲批后下發各部門，并組織宣貫學習，確保文件順利執行。表1為試驗類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表部分節選內容。

三、編制應注意的問題

（一）根據實際情況對編制進行補充

試驗類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表是屬于單位職責中有，但第10號令附表中缺少的內容，這種情況下要根據實際情況進行補充編制。此時檔案部門要積極牽頭組織協調有關部門單位，對相關職責中的工作流程進行細化，分析工作流程中的各個環節，先搭起文件主框架。再梳理每個工作環節中產生的文件材料，篩選后擬定保管期限，不斷往主框架中填充內容，經過反復討論修改完善，形成完整的文件。

（二）編制過程中使用準確表達

試驗專業性較強，涉及專業詞匯較多，編制過程中需特別注意用語要規范、準確，避免歧義。對于專業性工作的表述一定要力求規范，專業術語要使用全稱或規范化簡稱，內容盡量具體化，不要使用一些籠統性詞語，以保證文件可操作性，避免在執行中出現誤解或障礙。

（三）保管期限的劃定盡量就高不就低

對于第10號令中明確的內容，要嚴格依據文件規定執行。部分沒有的內容要參考文件中類似材料或根據本單位實際情況劃定，原則是盡量高劃。特別是一些電子文件，由于電子文件存儲密度高容易存儲，所以保管期限在參照同類型紙質文件的基礎上可以適當延長，比如試驗中產生的錄像、照片、試驗數據等電子文件均劃定為永久。

（四）根據文件實施和單位業務發展情況及時修訂

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表不是一旦制定就固定不變的。編制工作組在編制時只能盡量考慮全面，但實際情況復雜多變，文件執行過程中總會遇到一些之前未考慮到的問題。另外，單位業務不斷拓展，特別是近年參試產品和試驗類型不斷增加，一些新的產品或試驗可能會產生新的文件材料，這也要求文件材料歸檔范圍也要相應變化。因此，編制工作組應注重收集文件執行中出現的問題，并關注單位新業務發展情況，到一定的程度時，啟動修訂程序，進行適應性修訂，以不斷適應單位發展狀況，滿足文件材料歸檔的要求。

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作者單位：昆明船舶設備試驗研究中心