文件歸檔與檔案歸檔辨析

劉瑤夢(mèng)奇

一、前言

機(jī)緣巧合，筆者最近有幸接觸到一些檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，收獲頗多。同時(shí)也發(fā)現(xiàn)一個(gè)有趣的現(xiàn)象，就是期刊文章中“檔案歸檔”和“文件歸檔”一樣，有很高的使用頻率，在國(guó)內(nèi)三大中文期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)中均能檢索到數(shù)以千計(jì)的使用“檔案歸檔”一詞或語(yǔ)義的文章。“檔案歸檔”出現(xiàn)頻率之高，大有與“文件歸檔”平分秋色之勢(shì)，一時(shí)難以分真假辨雄雌。進(jìn)一步研究分析，發(fā)現(xiàn)“文件歸檔”是真猴王，而“檔案歸檔”卻是假命題，是錯(cuò)誤使用，應(yīng)該摒棄，還檔案學(xué)術(shù)一片凈土。

二、文獻(xiàn)檢索概述

筆者近日分別以“文件歸檔”和“檔案歸檔”為檢索詞對(duì)國(guó)內(nèi)三大中文期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)《中國(guó)知網(wǎng)》《維普中文科技期刊數(shù)據(jù)庫(kù)》《萬(wàn)方數(shù)據(jù)庫(kù)資源系統(tǒng)數(shù)字化期刊》中的文章篇名進(jìn)行檢索，結(jié)果分別檢索出含“文件歸檔”用詞或語(yǔ)義的文章1127篇、2634篇、2956篇，含“檔案歸檔”用詞或語(yǔ)義的文章1751篇、1272篇、2341篇（表1）。

以《維普中文科技期刊數(shù)據(jù)庫(kù)》為例，對(duì)“檔案歸檔”檢索結(jié)果作進(jìn)一步篩選，剔除篇名中不含“檔案歸檔”一詞或語(yǔ)義的文章133篇，余下1139篇文章篇名中都使用了“檔案歸檔”一詞或語(yǔ)義，時(shí)間跨度為1980年-2020年，這些文章刊登在非檔案學(xué)期刊的居多，約占69.3%，約30.7%刊登在檔案學(xué)期刊，且檔案學(xué)期刊數(shù)多達(dá)30余種。可見“檔案歸檔”意識(shí)之強(qiáng)烈、使用之普遍（表2）。

三、“檔案歸檔”類型分析

梳理通過(guò)檢索“檔案歸檔”出來(lái)的1000余篇文章，發(fā)現(xiàn)“檔案歸檔”的類型比較多，大致可分為四種。一是替代歸檔式，即用“檔案”替代“文件”進(jìn)行歸檔，比如工程檔案歸檔、教學(xué)檔案歸檔、聲像檔案歸檔、設(shè)計(jì)檔案歸檔;二是雜糅歸檔式，即檔案與歸檔對(duì)象混合在一起來(lái)表述歸檔，比如文書檔案歸檔、底圖檔案歸檔、照片檔案歸檔、電子文件檔案歸檔、文書檔案電子文件歸檔、電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔、檔案電子文件歸檔、檔案歸檔文件范圍等等;三是“非法”歸檔式，即將不可能用來(lái)歸檔的事物或概念拿來(lái)歸檔，比如項(xiàng)目歸檔、重大活動(dòng)歸檔、標(biāo)本檔案特征歸檔等等;四是非歸即檔式，即檔案生來(lái)即為檔案，勿需歸檔環(huán)節(jié)，比如“歸檔前的檔案”等等。

四、文件、歸檔與檔案辨析

文件，是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。[1]這里的各種形式包括文本文件、圖像文件、聲像文件以及可執(zhí)行的其他類型文件。

歸檔，是指辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。[2]

檔案，是指社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。[3]

根據(jù)有關(guān)文獻(xiàn)，歸檔文件或者說(shuō)文件轉(zhuǎn)化為檔案必須具備三個(gè)條件：一是文件必須處理完畢;二是文件對(duì)日后實(shí)際工作和科研具有一定的查考利用價(jià)值;三是文件必須按照一定原則和方法整理成具有有機(jī)聯(lián)系的組合體。[4]

從上述三個(gè)概念定義來(lái)看，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸屬，有保存價(jià)值的文件只有經(jīng)過(guò)歸檔程序才能轉(zhuǎn)化為檔案，這早已為我國(guó)檔案界所公認(rèn)。曾三同志曾特別強(qiáng)調(diào)：“文件材料要?dú)w檔，才叫檔案。”[5]可見，“檔案”與“文件”是兩個(gè)完全不同的概念。在“歸檔”之說(shuō)的指導(dǎo)下，我們把文件和檔案區(qū)別開來(lái)，文件不是檔案，檔案也不是文件，這是中國(guó)檔案學(xué)最基礎(chǔ)的理論。[6]檔案是文件歸檔的結(jié)果，具有保存價(jià)值的文件是歸檔的對(duì)象主體。此外，隨著檔案實(shí)踐與理論研究的深入，像公章、錦旗、獎(jiǎng)杯、標(biāo)牌、錢幣、牌匾、公務(wù)活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品、各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品或宣傳品等等帶有文字且具有保存價(jià)值和技術(shù)可保存性的實(shí)物也可進(jìn)行歸檔轉(zhuǎn)化為實(shí)物檔案，[7][8]這些實(shí)物是歸檔對(duì)象的有益補(bǔ)充，可以看作是廣義的歸檔文件。因此，文件歸檔才是真命題，檔案歸檔是假命題，犯了語(yǔ)義和邏輯錯(cuò)誤。若硬要說(shuō)“檔案歸檔”，那就不僅是重復(fù)歸檔，將檔案變成了檔案的平方，而且犯了主謂搭配不當(dāng)和語(yǔ)義重復(fù)啰嗦的語(yǔ)病。

五、“檔案歸檔”心理分析

概念認(rèn)識(shí)的模糊和對(duì)歸檔對(duì)象的糾結(jié)是“檔案歸檔”產(chǎn)生的心理原因。

（一）概念認(rèn)識(shí)模糊

對(duì)“歸檔”這一概念的定義理解不透徹，對(duì)歸檔對(duì)象把握不準(zhǔn)，對(duì)文件與檔案的轉(zhuǎn)承關(guān)系認(rèn)識(shí)模糊，是“檔案歸檔”產(chǎn)生的根本原因。只有準(zhǔn)確把握了文件、檔案與歸檔三個(gè)概念的含義及其相互之間的關(guān)系，才會(huì)避免“檔案歸檔”的出現(xiàn)。

（二）歸檔保全心理

由于概念認(rèn)識(shí)上模糊，導(dǎo)致產(chǎn)生對(duì)歸檔對(duì)象的糾結(jié)，究竟是文件歸檔還是檔案歸檔，一時(shí)莫衷一是，為了保險(xiǎn)起見，干脆文件、檔案一起上，于是出現(xiàn)了類似“文書檔案歸檔”“電子文件檔案歸檔”“電子檔案文件歸檔”“照片檔案歸檔”“底圖檔案歸檔”“工程資料檔案歸檔”的表述。其實(shí)使用“文書（文件）歸檔”“電子文件歸檔”“照片歸檔”“底圖歸檔”“工程資料歸檔”即相應(yīng)地產(chǎn)生文書檔案、電子檔案、照片檔案、底圖檔案、工程檔案。這樣表述既簡(jiǎn)明又規(guī)范，還避免了語(yǔ)義和邏輯錯(cuò)誤。

（三）無(wú)意識(shí)表述行為

同樣由于概念認(rèn)識(shí)上的模糊，導(dǎo)致出現(xiàn)一些無(wú)意識(shí)的不正確表述行為。比如上述提到的“非法”歸檔式中的“項(xiàng)目歸檔”“重大活動(dòng)歸檔”“標(biāo)本檔案特征歸檔”和非歸即檔式中“歸檔前的檔案”等等。把“項(xiàng)目”“重大活動(dòng)”“標(biāo)本檔案特征”作為歸檔對(duì)象，一是不符合歸檔邏輯，二是這些對(duì)象不具有“技術(shù)上的可保存性”[9]，是無(wú)法實(shí)現(xiàn)歸檔操作的。“歸檔前的檔案”否認(rèn)了對(duì)文件歸檔的必要性或是認(rèn)為需要對(duì)“檔案”進(jìn)行二次歸檔，都是犯了概念認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤和表述邏輯錯(cuò)誤，歸檔前只能是文件而不是檔案。

六、結(jié)論

（一）如何對(duì)待“文件歸檔”和“檔案歸檔”

“文件歸檔”與“檔案歸檔”雖只是一詞之差，卻有著天壤之別，前者是規(guī)范的檔案工作用語(yǔ)，得到學(xué)界和業(yè)界廣泛認(rèn)可，盡可大膽使用;后者卻是一個(gè)不規(guī)范的表述或不正確的習(xí)慣性用語(yǔ)，泛濫使用將會(huì)影響檔案工作實(shí)踐和理論的正常發(fā)展，所以必須摒棄。

（二）如何規(guī)避“檔案歸檔”類似問(wèn)題

在專業(yè)論文寫作和發(fā)表中，很有必要杜絕類似“檔案歸檔”的不正確表述，這對(duì)凈化學(xué)術(shù)空氣、提升理論水平和業(yè)務(wù)能力都大有裨益。

首先，業(yè)界尤其是基層檔案工作人員檔案理論水平有待進(jìn)一步提高。基層檔案工作人員由于兼職多、任務(wù)重，理論學(xué)習(xí)時(shí)間不足或是學(xué)習(xí)主動(dòng)性不夠，往往導(dǎo)致理論水平欠缺，進(jìn)而影響實(shí)際業(yè)務(wù)水平。一方面，作為基層檔案人員，應(yīng)積極主動(dòng)利用國(guó)家檔案局和人力資源社會(huì)保障部印發(fā)的《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》（檔發(fā)〔2018〕19號(hào)）所創(chuàng)造的職業(yè)充電機(jī)會(huì)，爭(zhēng)取各種學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，多途徑多形式加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)提升。另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為基層專兼職人員提供盡可能多的繼續(xù)教育機(jī)會(huì)，持續(xù)打造一支理論和業(yè)務(wù)雙高職業(yè)隊(duì)伍。

其次，期刊編輯人員是專業(yè)論文質(zhì)量的審核者和把關(guān)者，應(yīng)充分發(fā)揮自己的理論水平和專業(yè)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)作者論文的修改指導(dǎo)，把好論文質(zhì)量關(guān)，共同推動(dòng)檔案學(xué)理論和檔案工作實(shí)踐的良性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] [2]國(guó)家檔案局. DA/T 1—2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)[S]. 2000.

[3] 馮惠玲. 檔案學(xué)概論[M]. 張輯哲.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2009：6-6.

[4] 王健. 文書學(xué)[M]. 北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2011：311-313.

[5] 曾三.關(guān)于檔案室工作的幾個(gè)問(wèn)題[J].檔案工作，1961（6）：3-5.

[6] 王恩漢.“歸檔”一個(gè)中國(guó)特色的檔案學(xué)術(shù)語(yǔ)[J].中國(guó)檔案，2000（2）：38-39.

[7] 馮惠玲. 檔案學(xué)概論[M]. 張輯哲.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2009：14-14.

[8] 翁梅.淺談實(shí)物檔案的歸檔和管理[J].浙江檔案，2008（10）：50-50.

[9] 馮惠玲. 檔案學(xué)概論[M]. 張輯哲.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2009：14-14.

作者單位：成都信息工程大學(xué)軟件工程學(xué)院