數(shù)字轉(zhuǎn)型期檔案信息化內(nèi)涵與發(fā)展趨勢(shì)

李玲

一、檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化管理顧名思義，就是將數(shù)字化融入進(jìn)檔案管理的方方面面。從檔案管理的工具發(fā)展來(lái)看，有過最原始的手抄記錄，再到圖片錄入以及結(jié)合電子信息技術(shù)的數(shù)字錄入。其中，數(shù)字化是指利用電子信息技術(shù)將電、光、聲通過信息編碼轉(zhuǎn)化成數(shù)字的形式存儲(chǔ)，將圖片、文字、視頻、錄音轉(zhuǎn)成數(shù)字編碼的形式存儲(chǔ)在電腦硬盤中。利用數(shù)字化管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)距離共享，也能提高檔案信息存儲(chǔ)的有效性。融入進(jìn)數(shù)字化程序開發(fā)出的數(shù)字化應(yīng)用還能將檔案存儲(chǔ)的更加清晰、簡(jiǎn)便，隨時(shí)都能進(jìn)行檔案的資源調(diào)取。極大的簡(jiǎn)化了原始檔案存儲(chǔ)的繁雜性。尤其是如今各行各業(yè)都離不開數(shù)字信息化，進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理也是迎合當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。綜合來(lái)看，檔案數(shù)字化就是指檔案信息儲(chǔ)存方式的改變，這不僅給檔案存儲(chǔ)帶來(lái)了便利，也為今后的檔案管理起到了很好的輔助作用。

二、數(shù)字轉(zhuǎn)型檔案信息化內(nèi)容

（一）檔案信息資源及基礎(chǔ)設(shè)施的硬件建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型檔案信息化，最關(guān)鍵的一項(xiàng)內(nèi)容是做好檔案信息資源以及基礎(chǔ)設(shè)施的硬件建設(shè)，比如高效查詢、數(shù)字化信息存儲(chǔ)等數(shù)字化設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)。要想確保數(shù)字化管理的質(zhì)量和效果，要做好數(shù)字化存儲(chǔ)軟件的升級(jí)系統(tǒng)。同時(shí)加強(qiáng)軟件的技術(shù)質(zhì)量，提高軟件的防損率，優(yōu)化軟件更新，增強(qiáng)軟件的綜合性能。具體表現(xiàn)為智慧檔案館管理空間內(nèi)具有特定形態(tài)和功能的實(shí)物及其組合，包括傳統(tǒng)檔案管理使用的各類架柜裝具，檔案技術(shù)業(yè)務(wù)使用的各類工具，以及大量的構(gòu)成數(shù)字環(huán)境的電子設(shè)備等。像是條形碼、二維碼、全息碼、RFID等標(biāo)識(shí)手段能夠?qū)Ω黝惸M和數(shù)字載體對(duì)象進(jìn)行感知識(shí)別，為查找、定位、空間管理等提供最基礎(chǔ)的感知數(shù)據(jù)，通過對(duì)它們的識(shí)別與分析，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案館物理空間內(nèi)不同類型、不同形制、不同材質(zhì)的對(duì)象的全面感知管理。

（二）檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型檔案信息化除了打好硬件基礎(chǔ)，還需擴(kuò)大互聯(lián)網(wǎng)信息建設(shè)，提供局域網(wǎng)或地方區(qū)域網(wǎng)進(jìn)行數(shù)字化信息傳輸?shù)钠脚_(tái)。例如利用互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)的地方公用網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)上增設(shè)檔案信息的管理和編輯，確保檔案信息能夠在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共享、存儲(chǔ)，為了增強(qiáng)檔案的管理效果還可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上做延伸設(shè)置，開展信息共享與檔案的遠(yuǎn)程編輯。

（三）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

為貫徹落實(shí)國(guó)家對(duì)檔案信息化的管理與存儲(chǔ)規(guī)定，在數(shù)字化檔案管理中，要加強(qiáng)電子文件歸檔的格式、數(shù)量、存儲(chǔ)形式等多方面內(nèi)容，制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并提供指導(dǎo)實(shí)施的過程。保證電子檔案在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息管理中的高效性、可使用性，以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性、規(guī)范性。同樣，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)對(duì)提升電子信息網(wǎng)絡(luò)的綜合體驗(yàn)也有一定幫助。

（四）安全保障體系建設(shè)

數(shù)字轉(zhuǎn)型的檔案信息在網(wǎng)絡(luò)安全方面一樣不可小覷，對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密信息、專利技術(shù)或商業(yè)機(jī)密、地方建設(shè)等不公開資料要采用法治管理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字的技術(shù)防控，建立檔案的安全保障體系。安全保障體系中最大作用是阻攔外界對(duì)檔案信息的竊取，保護(hù)檔案信息的機(jī)密內(nèi)容。另外，檔案作為信息集中較廣，資源傳播較密集的地方，基礎(chǔ)保障體系需完全具備，能夠有效保護(hù)檔案內(nèi)容不受干擾，給用戶隱私保障。

（五）人才培養(yǎng)

由于目前檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)型還未普及，還有很多地方的數(shù)字技術(shù)都比較落后，因此，加強(qiáng)各個(gè)地區(qū)的人才培養(yǎng)，提高人才的信息技術(shù)實(shí)力對(duì)檔案信息的構(gòu)建和數(shù)字轉(zhuǎn)型有十分重要的意義。在人才培養(yǎng)中，要突出地方檔案管理對(duì)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用和使用。要能夠熟知數(shù)字化理念，熟練數(shù)字化檔案管理操作技巧，能夠熟練運(yùn)用數(shù)字化檔案管理軟件工具。同時(shí)，除了基礎(chǔ)的知識(shí)普及，對(duì)檔案數(shù)字化的提升和水平增強(qiáng)還可以組建人才團(tuán)隊(duì)進(jìn)行專項(xiàng)研究，以此來(lái)推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的檔案水平。

三、數(shù)字轉(zhuǎn)型期檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)

（一）引進(jìn)云計(jì)算，優(yōu)化檔案信息網(wǎng)絡(luò)

檔案數(shù)字化的基本內(nèi)容之一就是實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)的云計(jì)算，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)行信息的互聯(lián)網(wǎng)共享，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案信息使用率。云計(jì)算是由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而來(lái)，相比以往的傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更具高端性，所含的計(jì)算機(jī)算法也會(huì)更多。在云計(jì)算中所有的計(jì)算方法都能運(yùn)用不同的計(jì)算模式，多樣計(jì)算模式也能允許去搜索眾多數(shù)據(jù)庫(kù)，整理出更多精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)內(nèi)容。提高檔案的服務(wù)性能，一般能夠?qū)崿F(xiàn)云計(jì)算的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)可以跨越地理限制，用戶只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)，連接互聯(lián)網(wǎng)，登陸檔案信息管理中心，就能在其中搜尋相關(guān)的檔案內(nèi)容。同樣，數(shù)據(jù)的安全性在云計(jì)算中也有一定保障，云計(jì)算自帶數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)加密功能，能夠提供給用戶更好的使用體驗(yàn)。

（二）建立數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案高效快捷服務(wù)

檔案數(shù)字化是檔案行業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，建立檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的最大要素便是建立數(shù)字檔案館。在檔案館中可以通過整理錄制以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，改變?cè)械募堎|(zhì)保存方式。與之前的紙質(zhì)檔案管理相比，數(shù)字檔案館的檔案管理要有更多優(yōu)勢(shì)。一是能夠?yàn)闄n案資料提供電子文獻(xiàn)和相關(guān)信息;二是對(duì)檔案存儲(chǔ)空間的擴(kuò)容，提高檔案的信息容量;三是增強(qiáng)檔案的服務(wù)功能，增強(qiáng)檔案查詢效率。同樣，數(shù)字檔案也能便于今后檔案的統(tǒng)一整理，對(duì)檔案的完整性和實(shí)用性有一定幫助。

（三）結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)，建立互動(dòng)式檔案館

當(dāng)今各行各業(yè)的數(shù)字信息化都比較普遍，物聯(lián)網(wǎng)也廣泛應(yīng)用進(jìn)了各個(gè)領(lǐng)域中，檔案管理的智能化也是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，建立互動(dòng)式的檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)多位用戶的共同編輯，利用人工智能讓檔案管理可以自動(dòng)交流。比如用戶需要查詢什么樣的檔案信息，輸入關(guān)鍵詞，或下達(dá)關(guān)鍵命令，就能完成檔案館的自動(dòng)轉(zhuǎn)化，讓檔案管理更加便捷。同時(shí)，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案使用能夠切合各個(gè)行業(yè)的具體情況以及信息內(nèi)容做到時(shí)效性與真實(shí)性。給檔案管理帶來(lái)更多便捷，在某一個(gè)方面也是開啟檔案館的新體驗(yàn)，增強(qiáng)互動(dòng)，提高用戶感受，讓物聯(lián)網(wǎng)下的檔案館更有朝氣，也更切合新時(shí)代各個(gè)行業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

（四）建立檔案社會(huì)服務(wù)中心

為了建立檔案管理的中心服務(wù)點(diǎn)，讓檔案管理的作用最大化，建立檔案社會(huì)服務(wù)中心，讓檔案為社會(huì)提供服務(wù)成為可能。比如社保檔案信息，以及高校內(nèi)部人員的個(gè)人學(xué)籍信息等。以檔案社會(huì)中心為基準(zhǔn)，向群眾四周逐漸蔓延開來(lái)，進(jìn)而提高檔案使用的惠利空間，讓更多人都能體會(huì)到檔案的使用便捷，也讓檔案信息走入人群，發(fā)揮真實(shí)價(jià)值。使檔案管理更好地服務(wù)社會(huì)、服務(wù)受眾。實(shí)現(xiàn)在智能的（下轉(zhuǎn)37頁(yè)）（上接31頁(yè)）基礎(chǔ)上綜合人、資源、技術(shù)、場(chǎng)景等要素，為檔案機(jī)構(gòu)提供具有決策價(jià)值的信息和知識(shí)的服務(wù)。

總的來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型未來(lái)會(huì)更加貼合我們的日常生活，給生活帶來(lái)更多便捷，提高檔案的數(shù)字化，是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，給社會(huì)帶來(lái)檔案數(shù)據(jù)資源的有效途徑。