高校電子會計文件在線歸檔初探

葉小泮

高校電子會計文件在線歸檔是指通過系統接口進行歸檔，電子會計文件及其元數據從會計軟件系統導出，按檔案管理要求進行鑒定、整理后存儲于檔案管理系統及檔案部門離線載體中。2015年末，財政部和國家檔案局聯合印發了新的《會計檔案管理辦法》，將電子會計檔案納入會計檔案管理范疇。與此同時，電子發票開始在全國范圍推廣應用，推動了會計檔案電子化的研究與實踐，一些大型企業相繼開展了會計檔案電子化管理試點工作。高校檔案部門應時代發展需要，加強了電子會計文件歸檔管理研究，我校也依托智慧校園建設工程，對電子會計文件在線歸檔進行了初步探索。

一、高校會計檔案工作現狀

高校會計檔案是高校發展過程中經濟業務與財務狀況的真實記錄，它數量大，利用率高，主要用于財務查詢和項目審計。近年來，高校財務審計數量和內容越來越多，以我校為例，一年科研經費達18億以上，絕大部分科研項目結題時需接受財務審計。大量師生到檔案館調閱、翻拍、復印紙質會計憑證，為財務審計提供依據，花費了大量人力、物力和時間成本，師生不堪重負。會計憑證電子化已成為高校現實工作的迫切要求。我校財務處對紙質會計憑證進行了掃描，并把掃描形成的電子會計憑證掛接在財務查詢系統，供師生下載打印。會計憑證電子化，連同會計軟件系統中已經電子化的會計賬簿、報表、工資冊等，一起實現了會計檔案全程電子化管理，為電子會計文件在線歸檔打下了基礎。

二、高校電子會計文件在線歸檔的意義

電子會計文件以結構化數據的形式存儲在會計軟件系統中，打開瀏覽電子會計文件離不開會計軟件這一讀取平臺，備份保存電子會計文件必須同時保存相同版本的會計軟件;同時會計軟件系統還無法保證全部歷史數據長期可用，這極大地影響了電子會計文件的有效利用。通過在線歸檔，電子會計文件從會計軟件系統中導出，以pdf格式附件形式遷移到檔案管理系統，實現了電子會計文件的固化和遷移，保障了電子會計檔案的長期可用性。遷移到檔案管理系統中的電子會計文件經過鑒定、分類、排序、編號、組卷后，成為系統、可用的電子檔案資源。師生可以不受時空限制遠程登錄檔案管理系統，檢索會計文件，打開瀏覽附件原文，下載打印原文，實現電子會計檔案信息的遠程利用和信息共享。與直接調閱、翻拍、復印紙質會計檔案相比，可以節省大量人力物力及時間成本，并提升會計檔案信息質量。

三、高校電子會計文件在線歸檔的措施

（一）建設數字檔案管理系統

電子會計文件在線歸檔，要建設一個具有全新功能的數字檔案管理系統，實現文件、檔案、信息、數據、知識的一體化管理。檔案系統在功能設計上應滿足以下新的需求：①系統具有開放式通用的數據歸檔接口，可以方便地與會計軟件系統等業務系統進行對接，實現電子文件在線歸檔。②可以對電子文件條目進行組卷，并歸入對應的檔案分類。③具備建立電子檔案元數據方案并管理元數據的功能。接收采集電子文件時能確保電子檔案原文與元數據，電子檔案各組件之間相互關聯，同時還能夠自動記錄接收采集業務行為元數據。④可以對單個或批量電子文件進行“四性”（準確性、完整性、可用性、安全性）檢測，并出具檢測報告。⑤可以實現不同格式電子文件批量轉換為pdf格式;各類音視頻格式電子文件批量轉換為flv格式;可以將元數據批量轉換為xml格式，系統自動記錄轉換過程痕跡信息。

（二）升級會計軟件系統

實現電子會計文件在線歸檔，必須升級、完善會計軟件系統，加裝電子文件管理及歸檔模塊，確保會計軟件系統和數字檔案系統在線對接。會計軟件系統中的電子文件在辦結后應支持封裝成歸檔信息包用于向檔案系統推送，具體功能要求如下：①可以將整理好的擬歸檔電子文件及其元數據封裝成歸檔信息包。②支持按照一定的條件對擬封裝的電子文件進行篩選，只封裝符合條件的數據。③可以設置歸檔信息包的存儲位置，支持采用公開壓縮算法將歸檔信息包制作成zip包。④支持歸檔信息包的導出功能，并可以按照一定的篩選條件選擇性導出。⑤支持封裝完成之后自動對封裝包添加數字摘要。

（三）制定接口技術方案

1.接口采用中間庫方式。會計軟件系統把擬歸檔電子文件及其元數據封裝成歸檔信息包，推送到由檔案管理系統建的中間庫， 檔案管理系統按照規定的時間自動到中間庫取數據，把數據遷移到檔案庫里。

2.會計軟件系統將已經辦結的電子文件信息及原文打包為歸檔信息包，同時生成一個批次的歸檔信息包信息。歸檔信息包推送至中間ftp服務器，歸檔信息包信息推送到中間數據庫的歸檔信息表。中間庫根據歸檔信息表及歸檔信息包進行歸檔電子文件的四性檢測，并對通過四性檢測的歸檔批次，進行歸檔文件信息及原文的解析，然后推送至檔案管理系統。對于四性檢測不通過的歸檔批次，中間數據庫的歸檔信息表中的四性檢測值置換為“不通過”，會計軟件系統獲取該值后，重新將該批次電子文件信息及原文打包為歸檔信息包進行推送。

（1）中間庫歸檔信息表結構。歸檔信息表指用戶一個歸檔的信息， 一個歸檔可以是一個原文或多個原文的歸檔。

（2）歸檔信息包結構及說明

①歸檔信息包為zip壓縮包，結構如下：

②說明文件.xml格式

<？xml version="1.0" encoding="GBK"？>

t_100

CK2017012201

CK201701

2018-05-10

財務處

2017

3

CK

③歸檔文件元數據.xml格式

根據中華人民共和國檔案行業標準DA/T 48-2009《基于XML的電子文件封裝規范》，歸檔文件元數據.xml格式如下：

<版本 name="M203">2009

<內容描述 name="M21">

<全宗號 name="M22">HN

<實體分類號 name="M23">CK14

<題名 name="M24">園藝學院曲姍姍報版面費

<憑證號 name="M25">Z05155

<責任者 name="M26">周婷婷

<文件日期 name="M27">20180122

<頁數 name="M28">3

<頁號 name="M29">1-3

<密級 name="M30">內部

<存址 name="M31">財務處

<保管期限 name="M32">30年

<編制單位 name="M33">會計核算科

<備注 name="M34">轉入校發工資卡

<歸檔日期 name="M35">20190122

<年度 name="M36">2018

<歸檔份數 name="M37">1

<紙質份數 name="M38">1

（四）電子會計檔案整理方法

從接口導入的數據統一保存在數字檔案管理系統的文件中心的數據審核模塊，檔案員對導入的數據進行來源跟蹤、條目查看、審核、接受、拒絕等操作。電子會計文件原文以pdf格式附件形式掛接在條目上，檔案員對條目進行分類、排序、編號、組卷，并把它導入財會檔案庫，使之成為系統的、可用的電子檔案資源。目前，來自高校外部的發票、單據以紙質票據為主，電子票據還不占主導位置。電子會計文件歸檔管理方式，主要以導入版式電子文件為主，如pdf格式工資冊、賬簿、記賬憑證、原始憑證等。會計檔案管理還需實行電子檔案與紙質檔案雙套制。整理電子會計檔案必須保證電子檔案和紙質檔案相互匹配，并建立兩者檢索關系。先裝訂整理紙質會計檔案，編上檔號，之后再整理電子會計檔案，使電子會計檔案的分類、排序、編號、組卷與紙質會計檔案保持一致。數字檔案系統具備自動組卷功能，可以按檔號，或件號，或文件日期等條件組卷。如果按檔號組卷，就給待整理的電子文件條目編上檔號，其檔號要與對應的紙質檔案的檔號一致。也可按件號或文件日期組卷，只要能與紙質案卷匹配就行。

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作者單位：北京市城市建設檔案館