高校團(tuán)檔案管理信息化芻議

于翠媛

摘要：高校團(tuán)檔案在高校的人才培養(yǎng)和科學(xué)研究等領(lǐng)域發(fā)揮著基礎(chǔ)性的重要作用，是高校建設(shè)工作的重要組成部分。當(dāng)代社會(huì)進(jìn)入了信息化時(shí)代，高校團(tuán)檔案管理也由于計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速普及應(yīng)用發(fā)生了深刻的變化，由過去傳統(tǒng)的手工管理階段逐步向檔案信息化管理邁進(jìn)。本文主要介紹信息技術(shù)下高校團(tuán)檔案管理工作的意義、存在的問題及應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案信息化;團(tuán)檔案管理;高校

一、檔案信息化的概念

傳統(tǒng)檔案管理側(cè)重點(diǎn)在于保管檔案實(shí)體，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，這種模式無法滿足社會(huì)去求，取而代之的是面向檔案實(shí)體的信息化為重點(diǎn)的管理模式。這種轉(zhuǎn)變即檔案信息化。實(shí)質(zhì)就是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為依托，以信息技術(shù)的普及運(yùn)用為主導(dǎo)，在檔案信息標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則、政策的強(qiáng)有力保障下，致力于建設(shè)檔案信息資源的綜合體系。這種模式極大地方便檔案管理的各項(xiàng)工作，為檔案管理最終實(shí)現(xiàn)資源共享提供了可能的機(jī)會(huì)。

二、高校團(tuán)檔案管理信息化的意義

高校團(tuán)檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，從檔案的管理人員、使用人員及面向的職能部門，效率都能明顯提高。

首先，對(duì)高校團(tuán)檔案利用方式的意義。傳統(tǒng)檔案管理模式下，使用者要檢索、傳播檔案很難實(shí)現(xiàn)，而運(yùn)用數(shù)字化、信息化之后，使用者可不受限制地隨時(shí)隨地按照自己的需求利用檔案。檔案職能部門的工作重點(diǎn)也由保管、利用轉(zhuǎn)向信息收集、處理以及服務(wù)。科學(xué)配置及優(yōu)化管理檔案信息資源，學(xué)校和社會(huì)都得到了便捷服務(wù)。

其次，對(duì)高校團(tuán)檔案業(yè)務(wù)工作的意義。傳統(tǒng)方式下管理檔案，無論收集、整理還是存儲(chǔ)、檢索，都需要管理人員手工操作，浪費(fèi)人力物力，而且效率低下、工作繁重。信息化技術(shù)運(yùn)用之后，檔案管理的自動(dòng)性、實(shí)時(shí)性、高效性不斷提高。具體表現(xiàn)為：

再次，對(duì)高校團(tuán)檔案管理職能部門的意義。檔案管理運(yùn)用信息化手段后，檔案管理工作人員從目錄的打字員和檔案的保管員的繁重工作中解放出來，可以將更多精力投身于檔案的收集和編研工作之中，使得檔案工作上升一個(gè)高度。同時(shí)，高校所有的團(tuán)檔案信息，如果學(xué)校或社會(huì)需要時(shí)，可以在相關(guān)權(quán)限范圍內(nèi)在網(wǎng)上輕松查詢，此時(shí)，檔案管理的工作職能不僅局限為查找信息的咨詢員、檔案信息的保管員，而成為檔案信息服務(wù)的導(dǎo)航員，幫助讀者完成查詢、檢索、信息加工，實(shí)現(xiàn)信息全過程服務(wù)、管理。

三、高校團(tuán)檔案管理信息化存在的問題

在檔案管理具體實(shí)施過程中，新型的信息化檔案管理模式仍然具有很多局限性。

（一）缺少完成的管理機(jī)制

目前針對(duì)高校團(tuán)檔案管理工作方面，出臺(tái)的法律法規(guī)很少，管理上缺少制度依據(jù)。大大限制了團(tuán)檔案管理水平，特別是信息化管理水平的發(fā)展和提升。教育部及高校針對(duì)高校團(tuán)檔案均沒有出臺(tái)操控性強(qiáng)、切實(shí)可行的制度標(biāo)準(zhǔn)。造成高校學(xué)生檔案管理人員的工作無據(jù)可依、職責(zé)不清，更談不上運(yùn)用信息化手段實(shí)施操作。

（二）現(xiàn)代的高校團(tuán)檔案管理具有較強(qiáng)的依賴性

網(wǎng)絡(luò)檔案和電子檔案等新型的檔案形式，隨之計(jì)算機(jī)信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展而涌現(xiàn)出來。然而這種檔案類型和檔案管理對(duì)技術(shù)的依賴性較強(qiáng)，不具有直接閱讀的特點(diǎn)，信息識(shí)別必須借助于先進(jìn)的辦公設(shè)備以及現(xiàn)代化技術(shù)。除此以外，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和信息化水平也提出了更高的要求。

（三）現(xiàn)代的高校團(tuán)檔案管理所要求的載體壽命短并且不穩(wěn)定

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)外界環(huán)境的要求高，因而信息載體比較脆弱，而且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種負(fù)面效應(yīng)使得載體不太穩(wěn)定，因而給管理帶來了很多負(fù)面影響，從而也就產(chǎn)生了不利于管理的一面。

四、加強(qiáng)高校團(tuán)檔案管理信息化的幾點(diǎn)對(duì)策

我國高校團(tuán)檔案管理工作的宗旨是服務(wù)于學(xué)校的精神文明建設(shè)和改革、發(fā)展。要真正實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，具體實(shí)施中可參照以下原則：

（一）高校信息化建設(shè)團(tuán)檔案的基礎(chǔ)

高校信息化建設(shè)團(tuán)檔案的基礎(chǔ)是文檔一體化。這需要將信息化團(tuán)檔案信息與辦公自動(dòng)化工作結(jié)合在一起，融入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中同步開展工作。另外，檔案各級(jí)管理人員應(yīng)該積極參與文檔一體化檔案信息化建設(shè)工作，結(jié)合實(shí)際工作在文檔歸檔及檔案管理中提出問題，不斷完善。

（二）紙質(zhì)文檔過渡到電子文檔的過程

將紙質(zhì)文檔過渡到電子文檔的過程中，應(yīng)該遵循歸檔雙軌制的原則。紙質(zhì)文檔雖然逐漸被取代，但其法律效用相比較電子文檔來說，要有明顯的地位和優(yōu)勢(shì)。加之紙質(zhì)檔案所具有的信息和載體難以分離，難以弄虛作假;紙質(zhì)檔案難以復(fù)制、刪除和修改，原貌不易遭受破壞，真實(shí)性程度能得到保障等優(yōu)勢(shì)。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在紙質(zhì)文檔到電子文檔過渡的過程中，將會(huì)有很長一段時(shí)間，兩者將會(huì)并存。

（三）高校團(tuán)檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)

在高校團(tuán)檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)過程中，網(wǎng)絡(luò)安全是保障前提。具體體現(xiàn)在：

首先面對(duì)機(jī)密檔案信息時(shí)，要實(shí)施身份驗(yàn)證、訪問權(quán)限等措施;其次應(yīng)采取多種手段保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全運(yùn)行;再者，還應(yīng)采取措施確保公共設(shè)施的安全管理。

五、結(jié)語

高校團(tuán)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，管理工作既復(fù)雜又繁重，不可能一步到位，要求在工作中應(yīng)力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。只有這樣才能保障高校團(tuán)檔案工作順利有效的開展，才能為高校的發(fā)展做好后勤保障。

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