高校資料室檔案管理信息化建設探析

張建軍

摘要：高校檔案信息化建設主要是指通過以互聯網媒介，讓紙質等實物檔案數字化，從而達到簡化查檔流程，節約查檔時間，提高檔案資源的利用以及價值的目的。在當前各地推進信息化建設的環境影響下，高校的檔案管理模式也必須跟緊時代的腳步，全面提高信息化建設的水平。這不僅決定著高校檔案管理工作是否能夠實現持續發展，對整個高校的日常工作也有著重大的作用和影響。因此，作為一名合格的高校檔案管理人員，應當積極推進檔案的信息化建設，不斷拓展檔案處的服務功能，以便更好的滿足廣大師生以及高校發展的迫切需求。

關鍵詞：高校;檔案;管理;信息化

1 高校資料室檔案信息化建設的必然性

1.1 滿足了社會發展的需求

隨著時代的進步與發展，以往的人工檢索，現場查檔、借檔等檔案工作方式已經逐漸顯示缺陷，不能更好的為廣大師生服務。在這種情況下，以信息技術為核心的現代化管理模式逐漸走入人們的視野，并快速滲透到學校管理的各個方面，包括教學管理信息化、人事管理信息化以及科研管理信息化等等。，這些管理信息化，極大的滿足了廣大師生的實際需求。由此可見，檔案信息化建設是高校現代化發展的必然趨勢，是提高高校綜合實力和競爭力的重要指標之一。

1.2 提高了高校日常檔案管理的工作效率

與傳統的人工檢索和現場查檔等工作模式相比，檔案信息化不僅極大地減輕了檔案管理工作人員的工作負擔，縮短了查檔、借檔的流程，提高了檔案管理者的工作效率。

1.3 拓寬了檔案工作的服務范圍

檔案信息化的最大優勢在于，人們可以比較快速、便捷地獲取更多的原始信息，這對社會公共信息的開發及利用具有積極的促進作用。同時，在儲存各種信息的過程中，運用現代化管理手段會更加方便，并且可以更高效地開發與利用這些檔案信息資源，發揮其最大值。

2高校資料室檔案信息管理的問題所在

2.1 檔案信息化管理制度有待提升

眾所周知，數字信息化早已深入到校園的各個角落，地方性高校檔案信息化管理理應與數字信息化高度融合。然而，部分地方性高校檔案在數字信息化建設上相對滯后，尚未跟上時代的步伐，一度難以適應新時期檔案工作的需要。地方性高校檔案的相關的管理制度缺乏“校本性”。按常理來講，不同地方性高校所面對的實際問題也必然有所差異，如資料的收集、鑒別、整理、歸檔、利用與轉遞等環節都或多或少會涉及到其自身院校的實際情況，在檔案信息化管理的過程中都應該有其自身的特點，然而，當下照搬照抄同類地方性高校檔信息化案管理制度的現象時有發生。

2.2 檔案信息化管理人員職業素養有待提高

對全國百所地方性高校檔案工作人員的調查發現，檔案專業人才僅占總數的18%，計算機相關的專業人才占總數的15%，有43%的檔案管理人員不是專業檔案管理人才，他們對計算機相關知識掌握也相對較少。從目前調研的數據結果不難看出，當下地方性高校檔案部門專業人才是相對不足的，并且，呈現出人員結構不合理、信息素養普遍相對不高的態勢。顯見，在“館際合作，信息共享”成為常態化的當下，檔案管理員的素養則已成為制約地方性高校檔案管理的一個重要因素。

2.3檔案信息服務內容有待完善

由于目前大部分檔案管理人員均是在傳統檔案處理體系下成長起來的，在數字信息化日益增加的當下，大多數從業人員雖然對檔案信息化有一定的認識，但在主觀上還是過于依賴傳統檔案管理模式，對信息化處理手段的應用仍是相對較低的，其服務方式相對滯后。換言之，當下部分地方性高校檔案信息仍是以人工筆錄、歸類及統計為主的處理模式，信息化檔案尚難以形成體系，這也嚴重地影響了檔案信息化功能的發揮，使得檔案的信息化內容發揮也受到了嚴重的影響。

3高校資料室檔案管理信息化建設途徑

3.1強化檔案學科意識，突出學科建設需求

在某種程度上來講，在學科檔案方面，地方性高校檔案信息資源更加具有優勢。隨著數字信息化技術的不斷發展，學科檔案資源的信息化比例日益提高，信息化信息資源也日益豐富，影像資料、電子出版物、系統化數據，均不斷成為學科檔案的重要來源，也成為反哺學科教學的重要支持。地方性高校檔案部門要深入把握本校學科建設的目標、具體內容以及地方性高校學科建設的未來走向，強化學科建設相關的檔案的內容建設與分類，使其更為便捷地為教學與科研所用。簡言之，地方性高校檔案與社會檔案相比，除了要有檔案意識外，更重要的是要有學科化建設意識，要突出其特色與優勢。

3.2加強人才培養，建設專業化檔案服務團隊

具體而言，檔案數字信息化人才不外乎培養檔案管理、系統維護、數據庫建設等等方面的各類人才，將這些人引進到體系中來，需要這些人來擬定數字檔案管理規劃，結合單位實際制定各類標準，積極策劃與組織各類培訓等等，這一點在人才引進與使用中要明晰。其次，要建立健全種類檔案類兼職隊伍。由于地方性高校檔案的各類數據分散地來源于各個院系、各個部門，要想有效地管理檔案，保持數據一致性和有效性，建立健全兼職檔案人員配備，則是極為關鍵的。最后，在檔案人才的建設中，也要注意到除了專、兼職人才引進外，也要注意吸引跨專業復合型人才的吸引，才可以為提升檔案工作質量提供一份活力。

3.3加強基礎性工程建設，突出網絡服務體驗

從目前建設情況來看，一大部分地方性高校的基礎建設是具備的，但存在著開放程度較低、檢索功能障礙、互動體驗差等問題，因此，需要在大力夯實基礎建設的同時，思考開放權限、檢索與體驗等問題。首先，可以在校園搭建完整檔案系統，建立VPN或者在校外建立相應的查詢端口，以供本校人員、師生以及社會人員查詢。其次，可以提升更為智能化的檢索功能，提供符合個體習慣的檢索功能，并提供地理信息相關內容，以供使用者可以更加直觀地進行檔案查詢。第三，增加檔案查詢的互動體驗，設計一些互動化的窗口，實現人機互動、人人互動，在線求助等功能，提高個體查詢的體驗感與獲得感。

4結束語

綜上所述，高校檔案信息化建設的工作除了可以進一步優化和改進檔案資源服務的品質，也關系著高校的現代化建設與發展。為此，高校必須做好充分的工作，并根據現實需求，采取行之有效的措施推進檔案的信息化建設與發展，從而使檔案信息資源可以得到有效的利用。

參考文獻：

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