高校檔案館網(wǎng)站信息化服務方式拓展分析

周繼明

武漢城市職業(yè)學院

2014年教育部就高校檔案管理下達了指導文件，要求學生超越萬人且建校50年、集中保管檔案及資料超三萬卷以上的高校需要建設檔案館。彼時高校檔案館建設開始興起，之后隨著互聯(lián)網(wǎng)技術不斷成熟，高校檔案館也在紛紛向信息化管理轉(zhuǎn)變，其中網(wǎng)站信息化服務方式成為各大院校爭相研究的對象。但時至今日，各大院校檔案館網(wǎng)站信息化服務方式具有雷同性，創(chuàng)新性不足，這對高校檔案館的發(fā)展形成了制約。

一、高校檔案館網(wǎng)站信息化服務方式拓展必要性

1.通過多元化信息化服務來對接不同主體，提供豐富的服務內(nèi)容。

例如讓學生可以獲得以往畢業(yè)生畢業(yè)論文內(nèi)容，促進學生信息素養(yǎng)提升；留存高校建設檔案，對未來高校軟硬環(huán)境建設提供參考；收集高校教學檔案，為高校教學研討提供支持；有效提高學生檔案管理，保證畢業(yè)生檔案順利交接；結(jié)合學生留學、考研等需求，提供國家有關政策以及學習資料等；向國家教育機關提供高校檔案，利于教育部門出臺政策；收集本地科教、文化等資料，為本地科學、文化、教育的發(fā)展做出貢獻。

2.提高高校檔案館服務效率。

通過網(wǎng)站具有的各類板塊來分流業(yè)務，讓檔案館具有的服務、咨詢、收藏、管理等業(yè)務能夠齊頭并進，推進高校檔案館管理上的組織設計上的變革，實現(xiàn)了業(yè)務精細化管理，避免了傳統(tǒng)高校檔案館管理工作中的重點不突出、內(nèi)容不明確的弊端。

3.改變了高校檔案館服務領域，促使其融入社會體系之內(nèi)，發(fā)揮出一定的社會功能。

社會功能使高校檔案館自然功能獲得改善。換而言之，通過高校檔案館社會功能實現(xiàn)，使其成為了高校和社會對接的一個窗口，可以避免高校教育封閉性，實現(xiàn)教育和社會經(jīng)濟、社會文化、社會政治的對接。

二、高校檔案館網(wǎng)站信息化服務方式拓展存在的問題

1.高校網(wǎng)站功能尚不全面。

大部分網(wǎng)站都是關于高校檔案館基本介紹：檔案館介紹、新聞動態(tài)、服務指南、歸檔流程、校史展示、學術在線、下載導航等。這些板塊基本上能確保檔案館自然功能、社會功能的發(fā)揮，不過仍然不夠細化。會導致用戶（學生、教師、社會公眾）的一部分需求無法滿足。例如關于風俗、民俗方面的板塊不足，該專業(yè)學生不能在此獲得充裕的資料；高校發(fā)展軌跡缺乏更為詳盡的視頻資料，當高校對外宣傳時缺乏相應的素材。

2.網(wǎng)站信息單一。

作為社會檔案系統(tǒng)的有機組成，高校檔案館網(wǎng)站當中缺乏對教育界、經(jīng)濟界、政治界、軍事領域的信息收集。大部分內(nèi)容都是圍繞本校而產(chǎn)生的，導致新聞內(nèi)容單一，繼而影響到了網(wǎng)站的關注度，對高校品牌知名度建設形成阻礙。

3.缺乏互動，使用體驗不佳。

主要是后臺留言沒有專人回應，影響了網(wǎng)站咨詢服務功能的發(fā)揮。其和檔案館的服務觀念沒有轉(zhuǎn)換有關，服務人員缺乏主動服務意識。另外高校檔案館并非真正的檔案館，其功能等介于檔案館、檔案室之間，整個系統(tǒng)處在封閉、半封閉狀態(tài)，致使除了部分學生、教師登錄之外，少有社會群眾登陸。

4.智能端網(wǎng)頁建設滯后。

目前根據(jù)全國網(wǎng)民數(shù)據(jù)顯示，手機網(wǎng)民的總數(shù)明顯高于傳統(tǒng)網(wǎng)民數(shù)量，這證明大部分人都習慣從手機端瀏覽信息。然而大部分高校檔案館網(wǎng)站都屬于PC版，少有高校迎合現(xiàn)代人信息采集習慣開辟出智能端網(wǎng)頁。另外，微信平臺微網(wǎng)站等也相對滯后，這些都在一定程度影響了用戶使用體驗。

三、高校檔案館網(wǎng)站信息化服務方式有效拓展的策略

1.豐富高校檔案館網(wǎng)站信息服務方式。

首先，在保持目前服務內(nèi)容之外，盡可能采集當?shù)亍⑷珖酥劣谑澜绶秶鷥?nèi)的重要經(jīng)濟、文化、政治、科技等領域信息，并將信息歸類立檔，用以滿足學生、教師、社會群眾的工作學習所需。其次，對高校各方面比較珍貴的影像、圖片、文字資料予以歸類、歸檔，要盡可能豐富本校各類素材，包括高校建設過程里的施工圖紙、電氣工程圖紙等，方便高校制作宣傳材料，以及高校建設部門隨時利用。再次，能夠延長學生檔案管理內(nèi)容，可以和各地人才市場、人事部門建立緊密對接，對歷屆畢業(yè)生的畢業(yè)走向有充分掌握能力，并且可以總結(jié)畢業(yè)生信息為高校教學改革提供參考。然后，能夠積極地對接各地人才市場、人事局等，能夠發(fā)揮市場調(diào)研作用，探測社會人才需求趨勢，為高校專業(yè)設計教學創(chuàng)新提供參考。

2.豐富網(wǎng)站內(nèi)容，優(yōu)化網(wǎng)頁設計。

首先，如前文所述增加經(jīng)濟、政治、軍事、科技等內(nèi)容，因為內(nèi)容增多，二級頁面等變得更加復雜，會讓網(wǎng)站的運行速度有所減慢，故此需要對網(wǎng)頁進行優(yōu)化，能夠縮短網(wǎng)頁跳轉(zhuǎn)緩沖時間，提升用戶體驗。其次，于網(wǎng)站中按照日常服務、特殊服務等分別建立不同的交互軟件，例如日常服務可以設計在線咨詢的QQ，對于特殊服務可以設立智能回答程序這樣瀏覽者只要找到自己關注的問題點開之后便有對應的答案。再次，在網(wǎng)站上提供各類證明的辦理流程指導，以及接受一些可以在線辦理的業(yè)務例如出國留學證明的開具。

3.改變網(wǎng)站工作人員服務觀念，提升服務質(zhì)量。

高校需要針對性培養(yǎng)一批在線咨詢工作服務人員，并通過持續(xù)培訓提升他們的服務意識，改變過去散慢的工作方式，能夠?qū)τ脩粼诰€提問做出積極應答。為了切實落實服務第一這一理念，需要檔案館對在線服務人員形成績效考核，將考核成績和薪資、獎金等掛鉤，通過這樣的方式提升他們服務積極性和培訓積極性。

4.及時建設智能端網(wǎng)站。

高校檔案館要積極地面對用戶采集信息，分析構建智能端網(wǎng)站的可行性，若是條件允許需要積極地聯(lián)合第三方機構來設計網(wǎng)站，以迎合用戶瀏覽習慣，提升網(wǎng)站的關注度和利用率。一般此類網(wǎng)站都具有導航的簡潔性、后臺服務的迅捷性，很受用戶的歡迎。

5.發(fā)揮創(chuàng)業(yè)培訓、畢業(yè)就業(yè)教育功能。

如今幾乎所有高校都在積極地開展創(chuàng)業(yè)培訓、就業(yè)培訓，但是大部分都是照本宣科，內(nèi)容不夠生動。若是在檔案館網(wǎng)站中專門開通“雙創(chuàng)”培訓，提供就業(yè)指導，并可以利用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)和歷屆畢業(yè)生互動，便可以讓教育活動變得更加靈活。同時因為這一版塊的開辟，也必然增加本校學生的登陸頻率，有效提升高校檔案館百度排名，對于高校知名度培養(yǎng)也有很好的促進作用。

四、總結(jié)

高校檔案館網(wǎng)站信息化服務方式拓展需要對接實際情況來采取可持續(xù)發(fā)展的方式來不斷豐富，這樣能夠避免一些超前功能閑置，避免沒必要的人力財力浪費。需要積極地完善自然功能，并豐富其社會功能，力求高校檔案館工作打破服務于本校的限制，能夠和社會互動，提升其信息收集功能，為當?shù)匚幕⒔?jīng)濟、科技等發(fā)展做出應有的貢獻。