聘用制下高校人事檔案管理的問題與對策探討

宋方圓

（三門峽職業技術學院，河南三門峽 472000）

0 引言

聘用制就是事業單位利用簽訂聘用合同的形式與職工建立基本的人事關系，需要受聘人通過競爭獲得擬任的工作崗位和職務。隨著社會經濟的迅速發展，市場在資源配置中逐漸起著決定性作用，通過市場調節能夠促進資源合理配置。然而市場在經濟發展中本身就存在著缺陷，比如，周期性的出現經濟危機狀況，導致各項資源流動性速度加快，對此，擇優而處成為高校教師干部的新常態。為了解決這一問題，在高校人事檔案管理中實施聘用制成為各大高校改革發展的必然趨勢，但是由于高校人事檔案管理缺乏創新意識，在實施聘用制時缺少一定的經驗，在人事檔案管理中也遇到一些問題。因此，本文就這些問題進行全面分析，積極尋找合適的管理對策。

1 聘用制下高校人事檔案管理中存在的問題

隨著社會現代化的發展，我國計劃經濟體制下創建的人事檔案管理制度越來越無法順應時代的發展需求，存在著一系列擅自建檔、擅自棄檔、擅自扣檔以及擅自造檔等不良現象，導致本該反應個人經歷以及表現情況的歷史記錄越來越缺乏真實感，人事檔案在社會經濟發展中缺乏一定的可信度，具體表現在以下幾個方面。

1.1 缺乏人事檔案保管意識

人事檔案作為記錄個人成長經歷、學歷、個人德才表現等關鍵信息，是個人在事業單位中晉升、評級等制度的重要依據。人事檔案管理在實施聘用制中，事業單位與當事人之間往往會存在“聘用期間當事人就是該單位的正式員工，聘用期失效就走人”的不良現象，加快事業單位人員流動的問題，也忽略了人事檔案管理的重要性。由于人員流動快，人事檔案變更頻率也逐漸加快，常常會出現檔案丟失、長期存檔的問題，而導致這種現狀出現的根本原因還是因為人事檔案管理人員和當事人缺乏一定的人事檔案保管意識。因為人事檔案管理工作存在人員流動頻發的問題，一定程度上增加了人事檔案管理工作的復雜性和重復性，導致管理人員長期處于枯燥乏味的工作狀態，降低了工作積極性，在工作中不能感受到樂趣，在人事檔案管理中缺乏責任心，甚至會出現消極心理，在檔案保管中容易存在因為粗心造成的錯誤、檔案損壞和丟失等現象。

1.2 降低了人事檔案管理質量

影響人事檔案管理質量的因素較多，比如人事檔案內容不真實。人事檔案對員工在事業單位中所得的個人利益具有直接影響，部分員工為了得到更好的福利待遇，會出現在填寫檔案資料時造假、偽造等情況，導致人事檔案資料內容不真實、虛假的現象出現，對事業單位在評先、評優過程中帶來困難。其次，人事檔案內容遺失。由于在聘用制下，員工在事業單位中的流動時間、單位以及區域都會發生變化，而在不同的崗位中對當事人的個人檔案記錄需求不同，導致人事檔案內容也會有所區別，而當事人人事檔案內容不能及時更新和變動，就會存在內容陳舊、不能突出當事人的發展近況，在人才招聘中降低自己的競爭優勢。最后，缺乏一定的檔案管理制度范本意識。為了更規范化的實施干部檔案管理工作，提高檔案建設質量，更好的對檔案進行保管和利用，國家相關部門制定了《干部檔案整理工作細則》，其中明確指出，在整理人事檔案資料中須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，以達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。而部分檔案管理人員在實際工作中缺乏范本意識，沒有嚴格按照規定進行管理，造成人事檔案管理質量差的問題。

1.3 人事檔案管理中檔案重建、棄檔現象頻發

高校人事檔案管理實施聘用制制度時，為了吸引更多專業人才，在招聘中為當事人進行檔案重建，幫助他們在跨單位后還能保持有的工作崗位以及福利待遇，并且在計算工齡中還是在原有的基礎上繼續進行記錄，這樣就會容易出現偽造、虛假情況出現。同時，在市場決定資源配置情況的影響下，高校在人才招聘中更重視當事人的專業能力和水平，對高校人事檔案管理工作帶來困難。部分被招聘者為了方便流動自由，直接用簽訂勞動合同的方式與高校建立勞動關系，在人事檔案管理中增加棄檔現象的問題。

2 聘用制下高校人事檔案管理對策

2.1 加強高校人事檔案管理工作科學化建設

首先，促進高校人事檔案信息化管理。隨著信息技術的迅猛發展，在人事檔案管理中網絡技術的運用，對提高人事檔案管理工作質量和效率具有積極作用。高校人事檔案管理工作中也要利用先進的信息技術，建立人事檔案信息系統，尤其是在聘用制下，為了體現出不同學校的辦學特點以及差異性，達到學校的實際需求，人事檔案信息系統要根據實際需求進行創新發展，更能提高人事檔案管理在高校中的使用效率。同時，高校在人事檔案信息化管理中要增強檔案儲存管理條件，以保證高校人事檔案資料的完整性。由于傳統的紙質檔案資料容易出現損壞、遺失的情況，為了更好的進行檔案保管，我們可以利用網絡設備，實現人事檔案資料電子版，提高檔案儲存質量。

其次，建立高校人事檔案信息數據庫。高校在建立人事檔案信息數據庫中可以將個人的學歷、個人經歷以及業績成果等資料進行數字化整理，利用信息技術提高人事檔案資料的安全性和保密性，從根本上上解決檔案資料偽造、虛假的問題。

最后，建立健全高校人事檔案管理制度。隨著目前我國人事檔案管理數字化、信息化以及科學化建設的深入發展，高校人事檔案管理工作也要利用現代較完善的大數據、云計算等技術進行管理，不斷學習和借鑒其他事業單位中優秀的人事檔案管理經驗，根據高校實際發展需求，明確自己人事檔案管理工作目標和任務，制定科學合理的人事檔案管理制度，在管理工作中做到有法可依、有法必依、違法必嚴，并制定相應的獎懲制度，激發員工的工作積極性，養成正確的工作作風。

2.2 建立公益型區域性高校人事檔案管理中心

在以往的人事檔案管理中，高校人事檔案管理職能所屬于國家政府相關的機構中，在建檔中需要收取適當的費用，導致人事檔案管理中會出現人才棄檔的問題。對此，高校應該積極建立公益型區域性的人事檔案管理中心，人才在聘用制下建立人事檔案中的費用全部由國家公共財政進行支付，使得人才和事業單位雙方均可受益。另外，高校人事檔案管理在日常工作中的職能主要是保管好人事檔案資料內容完整以及安全保密，根據事業單位的實際需求進行資料整理、統計、分析以及歸檔，為他們提供準確信息。因此，高校要利用公益型區域性的人事檔案管理中心，提高檔案管理機構的獨立性，為事業單位以及個人提供無償的管理服務，以增強高校人事檔案管理工作的社會公信力。

2.3 提高高校人事檔案管理的開放性

隨著社會經濟和信息技術的快速發展，政府部門逐漸從全能型政府轉換為公共服務型政府的角色中，政府部門管理工作也逐漸公開、透明，人民能夠在網絡中搜索政府部門頒發的相關文件。因此，高校人事檔案管理在聘用制的影響下，要突破以往神秘性和封閉性的狀態，將人事檔案資料中不含有個人隱私的部分進行全面公開，提高高校人事檔案管理的開放性，滿足人才招聘的新要求。與此同時，也要加強人事檔案信息安全管理，防止重要信息出現泄密的風險。因此，我們要加強人才隊伍建設，定期為高校檔案管理人員進行教育培訓工作，提高管理人員的專業素養和職業素養，并對他們進行業績考核，對考核結果進行科學合理的評價，提高管理人員工作積極性，滿足人事檔案管理專業化、規范化發展的要求。

綜上所述，高校人事檔案管理工作的改革創新是教育事業創新發展的必然要求，為了解決人事檔案管理中存在的問題，正確實施聘用制能夠改變以往落后的人事檔案管理模式，推動高校人事檔案管理模式的創新發展，提高管理人員的綜合素質，推動高校人事檔案管理信息化和規范化，提高檔案管理質量。