做好不動產檔案查詢利用提升服務社會的效能

牛圣云

（菏澤市不動產登記交易中心，山東菏澤 274000）

0 引言

不動產檔案的查詢和利用主要是服務于社會，如果查詢利用工作質量不高，那么其服務效能就會降低，影響不動產檔案在社會工作和發展進步中的作用。從現階段不動產檔案信息查詢與利用情況來看，需要結合社會的發展進步，制定完善且科學的管理措施，優化檔案信息的查詢與利用，提升不動產檔案資料的應用價值，提升其社會服務效能。

1 不動產檔案查詢利用特點

不動產檔案主要是指海域、房屋、土地、林地、建筑物等其他固定在地面上的物體的管理工作涉及需要存儲的檔案性資料。不動產的主要特點有不可移動性、個別性（即異質性，包括權利差異、利用程度差異以及位置差異）、耐久性（不受使用或者放置時間的限制而出現損失或者毀滅，并且可增值）、數量有限、保值增值等。不動產檔案的查詢和利用以不動產的特點為依據，以為社會服務為核心，制定科學且全面的措施，完善相關工作。從現階段的不動產檔案的查詢以及利用情況來看，其特點主要表現為動態性、法律性、真實性以及專業性，由國家的專業部門進行管理，必須是真實可靠的證件或者證明性材料，并且具有法律效力，同時會隨著買賣、繼承以及交換等行為而發生動態性變化。

2 不動產檔案查詢利用現狀

不動產檔案查詢利用工作隨著社會的發展進步而變化，但是由于人們對檔案管理工作的認識不足，導致檔案查詢和利用工作比較滯后，沒有發揮出應有的作用。不動產檔案查詢利用現狀可以從以下幾個方面展開分析：

首先，信息資源比較混亂，對檔案的查詢和利用產生影響。隨著不動產行業的快速發展，相關的檔案數據資源越來越多，已經呈現出混亂的情況。目前這種混亂表現在產權人的身份信息混亂，登記之后身份證號碼的變更，個人信息調整之后的變更，出現信息與不動產檔案信息登記部門信息不一致的情況，甚至有的出現身份信息丟失的情況。同時，存在著使用代號登記姓名中生僻字的現象，導致用戶信息難以查到，并且容易出現不動產落實信息失真，加上大量的工作利用掃描完成，容易出現識別錯誤等，導致檔案中可查詢的有效信息不足，從而影響不動產檔案的查詢與利用效率。其次，管理系統比較落后，信息化水平不足。現在雖然計算機技術和網絡技術比較發達，不動產檔案的查詢和利用在一定程度上已經實現信息化，但是由于沒有展開全面的信息化建設，也就沒有形成相對統一的管理系統，不動產檔案的查詢和利用也就受到影響，導致整體的信息化水平和檔案管理水平比較落后。部分檔案管理設備也需要隨著信息技術的更新和設備的使用情況及時更新，但實際上設備存在更新不及時的情況，導致系統的維護難度加大，也就無法為相關人員提供可靠的不動產檔案信息。多種因素的共同作用導致其查詢和利用受到影響，為社會提供服務的效能無法發揮。最后，不動產檔案管理人員的專業能力和綜合素質偏低，對檔案的查詢和利用效率產生阻礙。管理人員的專業能力和素質會對檔案的管理質量產生影響，進而影響檔案的查詢和利用，而管理人員的不足主要表現為缺少工作的積極性，責任心不足以及專業知識不扎實等。

3 做好不動產檔案查詢利用 提升服務社會的效能

3.1 優化不動產檔案信息資源

針對目前不動產檔案信息比較混亂的狀態，相關部門的以及工作人員需要對檔案信息資源進行清理，剔除沒用的信息，對不動產檔案信息資源進行優化。主要針對已經變更、修改過的信息及時進行相對應的變動、補充或者剔除，保證信息資源的可靠性與有效性。在優化信息資源的過程中，需要對著錄實施規范化處理，不動產檔案信息的形式進行統一管理，如產權人的姓名、戶口、身份證號碼等相關內容。同時，還需要根據產權人以及相關部門提供的信息及時將其補充到不動產檔案中，完善不動產檔案信息，保證管理部門內部掌握的信息資源與實際信息資源具有一直性。不動產檔案信息資源涉及的內容較多，且由于不動產檔案本身具有動態性的特點，信息隨時可能更新，其原本的信息就成為無用的信息，可以及時將其剔除。對此，不動產檔案信息資源優化工作中，可以定期對信息資源進行整理，保證及時更新信息的同時，定期對無用的信息進行清理，提高其查詢和利用效率，提升服務社會的效能。

3.2 加強不動產檔案管理人員培訓

不動產檔案管理人員的專業能力與綜合素質直接影響信息資源的查詢和利用效率。因此，在做好不動產檔案查詢利用工作，提高其服務社會效能的相關工作中，需要加強對管理人員的培養。首先，從檔案管理的專業角度對工作人員進行專業知識的培訓，包括理論知識和實踐。不動產檔案管理人員普遍有一定的實踐經驗，但是受到社會背景和教育背景等因素的影響，管理人員運用所掌握的理論知識進行工作時存在一定不足，這就需要管理人員隨著時代的發展進步堅持學習，掌握先進的管理理念，并將其運用在不動產檔案的查詢與利用中。同時，隨著不動產檔案查詢和利用的信息化發展，管理人員需要掌握信息技術知識，以便滿足基本的信息查詢和利用需求，強化信息資源查詢利用效率。其次，對管理人員進行綜合素養的培養。除專業知識外，管理人員還需要有較強的責任心和職業道德，在努力做好本職工作的基礎上，不受外界利益誘惑，保護信息安全，避免不動產檔案信息資源泄露。加強不動產檔案管理人員培訓，是做好查詢利用工作的基礎，有利于實現其服務社會的效能。

3.3 重視不動產檔案管理信息化建設

在信息技術快速發展的社會背景下，各個行業都積極利用信息技術優化工作方法和流程，尤其是管理工作積極進行信息化建設。因此，不動產檔案查詢和利用工作中，要重視管理工作的信息化建設，以此強化查詢和利用效率。信息化的不動產檔案查詢和利用系統需要配合強大的檢索功能，提高信息查詢與利用的效率；同時，不動產檔案管理系統的信息化建設，可以為查詢與利用工作的落實提供有力的支撐，使用戶可以通過平臺自主查詢和利用信息資源，提高不動產檔案的服務屬性，為社會提供高質量的服務，發揮出不動產檔案查詢與利用的服務效能。此外，在信息化建設過程中，還需要增加資金投入。無論是軟件亦或是硬件的更新、維護都需要大量的資金，而由于不動產檔案信息資源查詢與利用的服務屬性，其建設需要國家投入資金，保證不動產檔案查詢與利用符合人們對相關信息的使用需求。因此，各地政府部門需要結合不動產檔案管理信息化建設需要投入資金，如果當地的資金不滿足建設需求，可以上級申請，由上級部門根據實際情況在資金方面給予一定支持，以便保證信息化系統的建設質量。

3.4 創新不動產檔案查詢利用制度

基于不動產檔案性質的特殊性，其查詢利用制度需要從法律角度加以明確規定，除利害關系人、產權人、公、檢、法等人員和組織可以在出示相關證件的前提下進行查詢利用，其他任何個人或者單位不得隨意查詢和利用。不動產檔案信息的查詢利用個人和單位都需要嚴格履行保密義務，在沒有經過產權人同意的基礎上不得泄露相關資料；不動產檔案信息的登記、共享單位以及信息的查詢利用單位的相關工作人員需要做好保密工作，只有在正常辦理相關業務時可以查詢和利用信息資源，其他情況下不得隨意調取，不能查詢利用與本職工作無關的信息。同時，對于違法國家法律法規泄露不動產檔案信息的情況，要依法進行嚴肅處理，降低信息安全事件的發生率，減少對產權人等相關人員的利益損害。

4 結語

總之，不動產檔案是民生檔案，由國家部門進行管理，受到國家的重視。為了滿足群眾對不動產檔案服務的需求，需要強化不動產檔案查詢和利用質量，提高其服務社會效能，在社會的發展進步、和諧穩定方面發揮積極價值。從當前的不動產檔案查詢和利用角度進行分析，雖然實際工作中存在不足，但是可以通過優化不動產檔案資源、加強工作人員的培訓、重視信息化建設以及創新其查詢和利用制度等措施，做好不動產檔案查詢利用工作，提升服務社會的效能。