論事業單位檔案管理創新

李立

（濰坊市奎文區衛生綜合執法大隊，山東濰坊 261041）

0 引言

目前我國大部分事業單位采用的仍然是傳統的儲存模式，部分事業單位雖然采用了信息技術對于檔案信息進行管理，但是儲存平臺中還只是具備儲存和提取功能，已經不能滿足當前社會對于檔案信息管理的實際需要。因此，推進事業單位檔案管理工作的創新需要相關部門進一步開展創新改革。

1 事業單位檔案管理工作的現狀

1.1 事業單位相關部門缺乏創新意識

目前，我國事業單位檔案管理工作創新進程較為緩慢的根本原因是事業單位的管理人員對于檔案管理部門的重視程度不夠，導致各部門在與管理部門進行協調和工作時配合程度較低，檔案管理部門主要都是在配合其他部門進行工作。除此之外，檔案管理工作仍然沿襲傳統的管理方法，并沒有考慮到檔案管理工作的數據信息對于事業單位發展起到的重要意義，沒有真正地認清檔案管理工作在事業單位發展中所占據的重要地位。

隨著網絡技術的不斷發展，我國社會的主要管理形式已經以信息化為主，然而事業單位的檔案管理工作仍然沒有將與計算機運用在檔案管理工作中。導致很多管理設備較為落后，并且所使用的軟件平臺系統操作流程復雜，功能缺失，無法承載事業單位所管理的大量檔案信息，導致工作人員在查詢資料時較為混亂，不能對信息進行合理的梳理工作。不僅影響了檔案管理部門自身的工作效率，對于其他需要進行檔案協調的部門來說，也會產生一定的影響。由于檔案自身具有一定的時效性，然而我國事業單位在進行紙質檔案信息管理時，所采用的排序方式以及空間、時間都沒有進行合理的安排，也沒有對后續的維護工作投入相應的費用，導致傳統的檔案管理工作人員缺乏相關的工作技能，不能適應當前改革的需要。

1.2 檔案保管制度不夠完善

基于其他領域的檔案管理環境來說，事業單位所采用的傳統管理模式，利用紙質檔案進行信息管理的方式是較為陳舊的。雖然有很多事業單位都在檔案儲存的過程中做了大量的功課，并且尋找了一定的解決辦法，但是仍然會由于資金短缺和檔案儲存空間的過大等因素，導致當前的檔案管理模式并不能夠滿足事業單位檔案信息管理的需求。

隨著信息化進程的不斷發展，檔案管理工作逐步被相應管理人員所重視。但由于我國信息化技術整體起步較晚，事業單位在當前檔案管理工作時，對于信息化技術的應用還不是十分熟練，進行改革創新時并沒有設置出統一、規范的制度要求。由于原本的儲存環境較差，很多事業單位的檔案編碼混亂，甚至檔案室中還存儲了一些其他的信息和雜物，導致檔案管理工作的改革進程十分緩慢，基礎設施也存在著較大的漏洞，很難保證信息的完整性。

1.3 工作人員的專業技能水平較低

新時期的檔案管理工作離不開信息化技術的應用，為了使工作人員更好地適應檔案管理的改革方向，工作人員必須要具備良好的業務能力，才能夠真正的適應改革、推進改革。但是，根據事業單位目前的實際情況來看，很多事業單位的檔案管理人員都是從其他部門借調過來的，并沒有受過專業的訓練，甚至部分人員僅僅是兼職檔案管理工作。這就造成很多檔案管理人員在背負著自身工作量的同時還要進行額外的檔案管理工作，導致工作人員在工作的過程中，只是以完成任務為最終目標，并不會思考檔案管理工作對于各部門協調合作的重要意義。同時，借調的方式也導致了檔案管理部門的人員流動性較大，使檔案管理缺乏穩定性和長期性。整體來說，檔案管理人員的專業素質較低，對于檔案管理工作有十分不利的影響。由于檔案管理工作會與大量的數據信息打交道，檔案管理的水平與工作人員如何進行文檔歸類、如何分辨檔案的有效期限、如何將文件進行歸檔，都有著十分密切的聯系。檔案工作人員沒有經過相關的培訓，很難及時地將檔案文件交底和歸檔，同時工作人員自身對于這種行為也沒有足夠的重視，導致檔案管理工作的改革推進十分艱難。

1.4 檔案管理數字化水平較低

檔案管理工作的信息化改革并不是簡單的利用數字平臺對檔案信息行儲存，要將數據進行合理的分類和分析。在工作人員進行查找時，可以按照一定的方式快速查找出自己所需要的資料。在錄入的過程中，也要盡可能采用自動化的錄入形式，自動的對于文檔進行分類。

當前，我國事業單位的檔案管理模式即便運用了計算機技術，整體來說也是較為落后的，并沒有將新鮮的技術手段應用到檔案管理中。自動化平臺的建立，需要事業單位投入一定的資金，建立起符合本單位情況的管理平臺。很多事業單位并沒有對檔案管理工作起到足夠的重視，對于信息化平臺的建立并不積極。導致檔案管理部門缺乏投入資金，始終不能應用最新的平臺系統。除此之外，現階段，大部分事業單位都沒有建立完整的檔案資源共享平臺，各級事業單位的檔案管理系統之間存在明顯的信息孤島問題，需要調取相關檔案資料時總是要經歷一系列的繁瑣過程，這不但會給檔案管理服務能力的強化造成不利影響，也會降低事業單位體系整體工作運行效率，從而阻礙事業單位順利實現檔案管理創新改革目標。

1.5 缺乏有效的檔案管理測評機制

事業單位檔案管理創新是一項長期性的改革任務，各單位想要實現理想的檔案管理創新成果，有效的檔案管理測評機制是不可或缺的。但是就事業單位檔案管理創新的實際情況來看，大多數單位都忽略了建立測評機制的重要性和必要性，致使檔案管理創新的有效性難以充分彰顯出來，阻礙著事業單位檔案管理體系的進一步完善和發展。首先，部分事業單位并沒有針對檔案管理工作制定相對應的管理方案測評制度，管理方案從編制到實行都未經過科學的評估和檢測，在這種條件下，檔案管理方案的合理性和有效性是難以得到保障的，相關人員也無法及時發現檔案管理創新過程中存在的疏漏和弊端，從而降低事業單位檔案管理創新發展質量。其次，部分事業單位雖然初步建立檔案管理測評機制，但是測評指標較為單一，無法全面考量檔案管理方案的實施效果，這樣一方面會削弱相關人員對檔案管理創新決策的執行力度，另一方面也可能導致檔案管理測評工作流于形式，從而阻礙事業單位檔案管理創新工作的常態化開展。

2 創新事業單位檔案管理工作的具體措施

2.1 加強工作人員的重視程度

事業單位中任何一個工作部門都需要與檔案管理部門進行工作上的協調和配合，因此檔案管理工作的創新改革不僅僅是檔案管理部門一個部門的事情。事業單位的管理人員要加強對檔案管理工作創新的意識，從自身出發，積極的推動其他部門與檔案管理部門的協調與配合，支持檔案管理部門的創新改革工作。除此之外，事業單位的管理人員還要定期地尋找專業人士對于本單位的工作人員進行檔案信息管理技術的普及，讓員工了解檔案信息管理對于本單位和其他部門發展的重要性，只有這樣才能夠真正地加強員工對于檔案管理的重視程度。為了檔案管理可以更加精確，各部門之間要制定相應的管理權限。部分管理部門可以調取更多的檔案信息資料，而其他部門只能夠對較為初級的資料進行查閱。這樣可以進一步加強檔案管理的分類和安全性，方便明確各部門的責任制度。在出現問題時，可以快速地尋找到相關部門和相關的工作人員，盡快制定解決方案，對工作內容進行改善。

2.2 建立數字化的檔案管理制度

根據我國事業單位檔案管理工作實際情況的分析，可以發現我國事業單位檔案管理工作急需進行創新改革。數字化的檔案管理模式與我國當前事業單位檔案管理工作的需求相符合，可以提高檔案管理工作的質量和效率。因此，推進檔案管理數字化是開展我國事業單位檔案管理工作改革和創新的重要環節。建立數字化的檔案管理模式，主要是指通過硬件和軟件設備的更新將掃描技術、平臺認證技術、信息管理系統及其計算機網絡技術等多種信息技術結合到一起，將傳統的紙質檔案轉化為新型的電子檔案。這樣的方式不僅能夠提高檔案管理工作的提取效率，同時還可以更好的對檔案進行儲存和備份，不需要占用過大的空間，減少了工作人員整理檔案信息的難度，提高了工作人員的工作效率，減輕了工作負擔。

現階段事業單位檔案管理系統中缺乏完善的檔案資源共享平臺，引發各級事業單位檔案信息調取麻煩、流通困難等問題，這些問題如果得不到妥善的解決，不但會影響事業單位數字化檔案管理制度的建設和完善，而且對事業單位體系整體的改革發展步伐也會被拖慢。基于此，在新時期的檔案管理工作中，各級事業單位應樹立明確的檔案資源共享導向，在建立數字化檔案管理制度時重點搭建資源共享平臺，一方面可以改善各級事業單位檔案管理系統的相互封閉局面，使檔案資料的提取和流通更加高速便捷，另一方面也能顯著促進檔案管理數字化發展，從而達成理想的檔案管理創新改革目標。首先，各級事業單位在建立數字化檔案管理制度過程中，應該增加與檔案資源共享管理的相關內容，這樣不但可以進一步優化檔案管理數字化制度，也能為檔案資源共享平臺的順利運行創造有利的先決條件。其次，事業單位還應該增加檔案管理資源共享平臺建設的資金投入，保障硬件設施和軟件技術的先進性和成熟度，這樣不僅可以完善檔案管理數字化以及資源共享平臺建設的物質條件，也能延長檔案管理數字化系統的使用周期，從而使事業單位檔案管理創新著眼于中長期發展，實現預期的管理改革成果。除此之外，利用信息化管理技術還可以有效地對檔案信息進行數據分析，為事業單位的決策提出合理的建議，進一步為事業單位的未來發展做出保障。

2.3 加強管理系統的安全保護

數字化檔案管理模式對于檔案管理工作的具體內容和方式都產生了較大的改變，能夠實際的提高檔案管理工作的質量，減輕檔案管理工作人員的負擔，實現了檔案管理的自動化，對于檔案管理形式進行了創新。但是，對于我國事業單位的實際情況來說，制度不合理和檔案管理部門的規劃不夠全面很容易導致檔案管理工作產生人力資源配置不合理的情況，在進行數字化過程中導致檔案管理工作人員會更加依賴檔里自動化的操作模式，選擇采用系統的自動存取方式開展工作，這對于檔案管理工作的安全性能有極高的要求。

事業單位不同于其他的企業單位，所儲存的檔案內容也不僅僅是員工的個人信息，還包括事業單位的歷史發展進程。因此，事業單位檔案管理工作的保密工作是十分重要的。在進行檔案管理時，事業單位要根據國家相應法律法規對檔案的儲存地點進行慎重的選擇，門窗進行相應的加密處理，防止偷盜的情況產生。對于可以進出檔案室的工作人員也要進行嚴格管理。同時，在所采用的信息平臺上也要設置相應的權限，對于電子檔案信息進行加密處理，這種形式可以有效地提高我國事業單位檔案管理工作的保密程度。

2.4 提高檔案管理人員的專業素質

信息化改革的推進離不開相應的專業人員，只有真正熟悉了信息化管理方式，才能夠有效地將數據信息的利用價值擴展到最大化。這要求事業單位對于工作人員要進行相關的培訓，加大投資力度，保證在職的檔案管理人員具備相應的管理水平，可以熟練的應用管理系統。除此之外，在進行人才選拔時事業單位也要更加具有針對性，選擇檔案管理專業的人才并且根據實際的工作情況為工作人員安排合適的崗位，優化檔案管理工作的人員配置，培養出更加專業的人才，為事業單位的檔案管理工作做出有效的貢獻。

2.5 建立科學有效的檔案管理測評機制

測評是事業單位檔案管理創新的重要環節，測評機制的有效性不僅關乎檔案管理工作效率，也直接決定著事業單位檔案管理創新最終的實踐質量。鑒于當前事業單位缺乏有效檔案管理測評機制的問題，各單位應該著手建立科學、完善的檔案管理測評機制，一方面可以把握檔案管理創新改革工作的關鍵點，另一方面也能切實增強相關人員對檔案管理創新決策的執行效力，從而推動事業單位檔案管理體系的長足穩健發展。首先，事業單位應該針對檔案管理方案制定相匹配的測評制度，細化分解檔案管理方案從編制、實行到評價的各個環節，幫助人員了解測評的目的、作用以及掌握正確的測評方法，將有效測評貫穿檔案管理工作全過程，從而確保事業單位檔案管理方案的創新性和實效性。其次，事業單位還應該擴展檔案管理方案測評指標，除了方案本身，檔案管理人員和使用者也要納入測評指標體系，這樣不但可以全面考量檔案管理方案的實踐價值，也能使事業單位檔案管理創新工作效率產生突破性提高。