大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的策略

許曉文

（菏澤市傳染病醫(yī)院，山東菏澤 274000）

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨不僅僅讓人們的生活模式發(fā)生了改變，也轉(zhuǎn)變了人們的工作方式，尤其是醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)，正在促使醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域迎來(lái)信息管理的重大變革。在醫(yī)院管理體系中人事檔案管理是非常重要的環(huán)節(jié)，其管理水平對(duì)于醫(yī)院長(zhǎng)期的發(fā)展有著非常重大的影響，可以說(shuō)完善和優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的有力保障。但是在實(shí)際的人事檔案管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員的管理觀念與方法落后等原因，管理工作并沒(méi)有跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，缺乏足夠的信息技術(shù)支撐，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作無(wú)法滿(mǎn)足創(chuàng)新發(fā)展要求，因此，醫(yī)院需要融入新興元素，優(yōu)化管理模式。

1 大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重要意義

1.1 促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化進(jìn)程

隨著醫(yī)院新增大量工作人員，醫(yī)院面臨的信息處理壓力也與日俱增，而傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代需求，因此，醫(yī)院需要融入新的技術(shù)手段來(lái)對(duì)傳統(tǒng)的模式進(jìn)行升級(jí)，從而滿(mǎn)足目前的檔案管理需要。大數(shù)據(jù)是在云計(jì)算與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展之下產(chǎn)生的，不僅能夠快速處理龐大的信息數(shù)據(jù)，還能夠通過(guò)診療網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)患者就診信息的快速分析，給醫(yī)院日常工作帶來(lái)了極大便利，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用水平很大程度上代表了信息化水平，因而在醫(yī)院人事檔案管理中融入大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理向著信息化發(fā)展。

1.2 新時(shí)期人事檔案管理需要大數(shù)據(jù)支撐

隨著科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，信息的處理和運(yùn)用效率得到了極大的提高，社會(huì)在發(fā)展的過(guò)程中高效利用信息資源實(shí)現(xiàn)開(kāi)放共享和信息有效整合是當(dāng)前的主旋律。醫(yī)院人事檔案管理的部門(mén)作為信息處理的主要組成部門(mén)，根本職能就是提供人事檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事信息資源價(jià)值，而在當(dāng)下想要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理職能，建立方便高效的人事檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建開(kāi)放、合作、協(xié)同、互動(dòng)的檔案管理體系，有效提高人事檔案信息的利用效率，離不開(kāi)大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐。

1.3 大數(shù)據(jù)可有效挖掘醫(yī)院人事檔案資源

醫(yī)院擁有的人事檔案信息資源非常豐富，在這個(gè)數(shù)據(jù)為王的時(shí)代，這些資源無(wú)疑是巨大的財(cái)富，應(yīng)該得到深入的挖掘和利用。所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層和主管人事檔案部門(mén)的人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，充分對(duì)現(xiàn)有的人事檔案信息資源進(jìn)行利用，挖掘數(shù)據(jù)后深藏的價(jià)值，從而使人事檔案管理工作得到升華。而人事檔案管理部門(mén)如果想要完成這一轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的深入挖掘和利用，就需要利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)。醫(yī)院在對(duì)人事檔案信息進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)及管理的過(guò)程中，應(yīng)該先通過(guò)預(yù)處理挖掘出有效數(shù)據(jù)，然后結(jié)合相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析模型和分析算法平臺(tái)，分析出當(dāng)前信息中蘊(yùn)藏的潛在規(guī)律等，也就是基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建出新型知識(shí)服務(wù)引擎，從而充分利用人事檔案信息資源。

2 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案信息化程度低

目前，醫(yī)院的人事檔案管理模式存在發(fā)展滯后的問(wèn)題，運(yùn)用的管理方法主要以紙質(zhì)形式為主，在進(jìn)行檔案信息歸檔和管理時(shí)主要采用手工勞動(dòng)，這種方法存在很多弊端，比如工作效率低、管理周期長(zhǎng)、保密性差，存在人事檔案材料丟失的問(wèn)題等，并且在對(duì)信息進(jìn)行處理時(shí)較為繁瑣。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院部分人事檔案管理雖然已經(jīng)采用了電子化管理，但是受限于軟件條件的局限，電子信息技術(shù)的作用依然沒(méi)有得到充分的發(fā)揮。雖然電子化辦公已經(jīng)走進(jìn)醫(yī)院的人事檔案管理工作中，但是信息化水平不高，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理模式并沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)為載體到信息化為載體的轉(zhuǎn)變，所以導(dǎo)致現(xiàn)階段人事檔案管理過(guò)程中問(wèn)題較突出。

2.2 人事檔案管理工作負(fù)荷大

醫(yī)院人事檔案管理工作主要的任務(wù)是保存單位的人力資源檔案，日常記錄、收集、整理、鑒定、儲(chǔ)存相關(guān)的人才檔案信息，錄入保存職工工作期間獎(jiǎng)懲、晉升、工資報(bào)表等材料，另外還有相關(guān)的人才管理活動(dòng)文件資料等。隨著醫(yī)院的大規(guī)模發(fā)展，人才規(guī)模的不斷擴(kuò)大，相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)量也會(huì)不斷增加，讓人事檔案管理工作的壓力與日俱增，面對(duì)大幅度提高的數(shù)據(jù)量，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式根本無(wú)法滿(mǎn)足工作需求，工作人員面臨的任務(wù)壓力和工作負(fù)荷巨大。

2.3 人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平有待提高

要想更好地將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理工作，專(zhuān)業(yè)化的人才必不可少，同以往的紙質(zhì)管理的狀況相比，智能化、信息化檔案管理模式的工作難度更大，需要具備的技術(shù)水平更高，因此想要推廣信息化人事檔案管理，就必須要擁有具備良好素質(zhì)能力的專(zhuān)業(yè)人才。現(xiàn)如今，少數(shù)管理人員在思想觀念上依然沒(méi)有引起重視，對(duì)于信息化技術(shù)和知識(shí)缺乏學(xué)習(xí)，在現(xiàn)代化管理能力上存在嚴(yán)重不足，這將對(duì)檔案管理工作效率和質(zhì)量產(chǎn)生非常不利的影響。

3 大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理策略

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加強(qiáng)數(shù)據(jù)運(yùn)用

大數(shù)據(jù)正在走進(jìn)各行各業(yè)，在此大背景下，醫(yī)院人事檔案管理想要成功轉(zhuǎn)型，就必須要在思想觀念上對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)有充分的認(rèn)識(shí)，并加強(qiáng)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該重視創(chuàng)新觀念，積極學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的大數(shù)據(jù)管理經(jīng)驗(yàn)，在思想上提高認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)本單位人事檔案管理工作者加強(qiáng)大數(shù)據(jù)學(xué)習(xí)和運(yùn)用，促進(jìn)人事檔案管理工作不斷創(chuàng)新發(fā)展。其次，人事檔案管理工作者在思想上應(yīng)該積極主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，充分利用大數(shù)據(jù)開(kāi)展人事檔案信息的全面管理工作并進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的深入挖掘，為醫(yī)院優(yōu)化人力資源打下基礎(chǔ)。最后，醫(yī)院應(yīng)該營(yíng)造出全員參與的良好氛圍，提高工作人員的意識(shí)，構(gòu)建完善的制度，落實(shí)責(zé)任，從而推動(dòng)大數(shù)據(jù)資源的深度開(kāi)發(fā)。

3.2 強(qiáng)化考核培訓(xùn)，提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員在檔案資源開(kāi)發(fā)的過(guò)程中扮演著非常重要的角色，其自身的專(zhuān)業(yè)能力和水平會(huì)對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)工作產(chǎn)生直接影響。所以，醫(yī)院首先應(yīng)該建立高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，要求團(tuán)隊(duì)成員掌握檔案管理信息化技術(shù)，利用完善的培訓(xùn)機(jī)制，不斷的提高工作人員的檔案信息管理水平，結(jié)合大數(shù)據(jù)平臺(tái)培養(yǎng)管理人員的理論知識(shí)和實(shí)操能力，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高學(xué)習(xí)主動(dòng)性，避免因操作失誤影響數(shù)據(jù)質(zhì)量。其次，還應(yīng)建立完善的人員考核制度，讓考核結(jié)果和績(jī)效掛鉤，通過(guò)獎(jiǎng)懲手段將管理工作的責(zé)任落實(shí)下去，從而提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)。在招聘人事檔案管理人才的過(guò)程中，應(yīng)該著重考察人員的綜合能力，招聘具備復(fù)合化信息處理能力的人才，從而滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理的人才需求。

3.3 控制管理風(fēng)險(xiǎn)，確保人事檔案安全

在醫(yī)院人事檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案信息安全是當(dāng)前尤為關(guān)注的問(wèn)題，為了加強(qiáng)人事檔案信息利用，確保人事檔案信息安全性，首先，醫(yī)院需要建立強(qiáng)大的硬件環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)防范體系，保障信息系統(tǒng)安全、通訊設(shè)備安全等，確保設(shè)備正常安全地運(yùn)行。其次，充分利用防火墻，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)信息流進(jìn)行必要的控制，并對(duì)入侵情況進(jìn)行及時(shí)監(jiān)測(cè)，及時(shí)分析不同的入侵信號(hào)，根據(jù)入侵檢測(cè)結(jié)果及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救，確保信息系統(tǒng)安全運(yùn)用。最后，控制系統(tǒng)運(yùn)行安全，通過(guò)病毒掃描及其漏洞修復(fù)等措施，加強(qiáng)系統(tǒng)的防護(hù)，以控制檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，保障人事檔案安全。

3.4 加強(qiáng)數(shù)據(jù)挖掘，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)院工作人員在職期間的相關(guān)信息需要納入數(shù)據(jù)平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行全過(guò)程管理，因此人事檔案信息需要及時(shí)錄入檔案并更新。除了人事信息記錄存檔，還可以利用數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)挖掘，產(chǎn)生可參考的詳細(xì)的信息數(shù)據(jù)，如人事調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)情況、獎(jiǎng)懲情況、年度考核、考勤、教育及工作經(jīng)歷、職稱(chēng)、薪級(jí)等，在數(shù)據(jù)平臺(tái)中形成動(dòng)態(tài)的人事信息報(bào)告，能夠直觀地看出醫(yī)院人力資源狀況，通過(guò)深入挖掘并利用人事檔案信息數(shù)據(jù)，能夠促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

人事檔案是影響員工晉升、聘任及薪酬等的重要資料，在大數(shù)據(jù)迅速發(fā)展的今天，醫(yī)院人事檔案管理工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)極為必要，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用可以使人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量提升，推動(dòng)人事檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。但當(dāng)下在其運(yùn)用的過(guò)程中，存在著較多問(wèn)題，如何充分利用大數(shù)據(jù)做好人事檔案管理工作已是醫(yī)院亟需解決的問(wèn)題，基于此，醫(yī)院應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)檔案管理觀念，充分利用大數(shù)據(jù)，全面提升人事檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，并注重信息數(shù)據(jù)安全，控制好信息管理風(fēng)險(xiǎn)等，只有這樣，醫(yī)院人事檔案管理才能更加安全和高效，建立科學(xué)、安全、規(guī)范的人事檔案管理體系指日可待。