社保檔案管理信息化建設及實現路徑研究

劉建賓

摘要：社保檔案管理是民生保障事業的基石。我國法律規定企業必須為員工購買社保，我國是人口大國，我國參保社保的人越來越多，社保檔案過多過雜過繁，導致社保管理體系存在漏洞。目前社會發展提醒我們完善社保管理體系迫在眉睫。社保檔案管理應與時俱進，利用計算機大數據技術建設及實現信息化社保檔案管理。本文首先介紹了建設社保檔案管理信息化的研究背景，接著就其必要性和如何實現社保檔案管理中信息化進行闡述。

關鍵詞：社保;檔案管理;信息化

參保社保是民生發展的必然結果，因為這與居民養老、醫療息息相關。信息化檔案管理主要便于社保信息查找、存儲信息和社保數據整合，最大限度的管控社保體系。社保檔案信息化對促進社保體系的完善有重要意義，國家的發展離不開社保檔案信息化的建設。

一、研究背景

如今互聯網技術快速發展，信息化社會意味著各行各業的信息都逐漸數據化、信息化。計算機信息技術是檔案信息化建設的技術支撐和基礎，在國家社保體系和檔案管理體系中檔案信息化具有舉足輕重的地位，是時代發展的必然結果。社保檔案和民生保障息息相關，對社保工作開展有重大作用，是重要基石。目前社保檔案在管理方面還存在漏洞，傳統模式的檔案管理很大程度上限制社保檔案管理工作的進行，導致檔案管理工作低效失衡。因此，本文對建設并實現社保檔案管理信息化進行研究探討。

二、實現社保檔案管理信息化的必要性

（一）節約管控成本，提高管理效率

以往的檔案管理一般采用人力管控的方式進行參保人社保管理工作，這種管理方式導致需要在管控上花費大量人力物力才能達到實時管控的目的，這種模式的結果是過度浪費紙張，另一方面存儲檔案信息所使用的占地面積較大，檔案存儲經過長時間的洗禮會使紙張老化、磨損嚴重。如今使用信息化技術進行社保檔案管理的優勢是顯而易見的，它不僅有效節省了檔案紙張及原材料的使用，人工成本降低的同時，信息化社保檔案管理使參保人能夠隨時隨地搜尋跟蹤到自己的社保相關信息，還可以節省很多的檔案存儲空間。綜上而言，使用信息化的檔案管理模式大大降低人為操作帶來的損耗，減少社保人工管理成本，節約大量檔案存儲面積，實現檔案管理的管控成本的最小化。

（二）促進檔案管理人員信息素養提高

傳統的管理人員在社保檔案管理工作中只要求掌握檔案管理知識即可，如今信息化技術的應用使社保檔案管理范圍更廣，因此相應地也提高了對社保檔案管理人員的知識要求，他們還需學習掌握檔案管理相關的計算機技術和操作，所以進行相關的技術培訓十分必要。培訓內容主要包括技術操作、信息化技術故障的解決方式。這樣才能更好的順利開展信息化檔案管理工作。

三、如何實現社保檔案信息化

（一）重視管理人員的信息素養

1.開展信息技術培訓活動

人才方面的支撐必不可少，比如邀請行業人才進行講座，講述怎樣可以更好的使用信息化技術管理，還可以招聘一些高校信息化專業的優秀畢業生進入該崗位，在社保檔案信息化中采取更專業科學的信息化管理措施。為信息化檔案管理崗位培養信息化專業人才，提升該崗位的技術力量。因此加大力度對社保檔案管理人員進行相關技術和業務培訓是十分有必要的。

2.提升信息化管理意識

在傳統模式的社保檔案部門中，部分領導認為此崗位的工作只是一項具有文員性質的簡單工作。只是對檔案信息進行錄入、更新、檢查。所以對檔案管理工作不甚上心。但就實際情況而言，這項工作具有很強的社會性和民生性，倘若在業務上出現失誤和工作漏洞，后果是極其嚴重的，嚴重影響社會的和諧穩定。如果只是依靠傳統的人工方式管理，那么工作精準度和效率都很難提升。除了采取技術培訓方式外，社保檔案部門還可以通過組織信息化競賽，提升檔案管理人員的信息化工作意識和信息化服務能力。

（二）加強社保檔案信息化管理的基礎建設

人工與機器結合。使用數據信息化方式管理檔案是為了減少人工管理檔案導致的弊端，提高社保社保檔案業務管理成效，用機器掃描社保信息進行錄入數據幾乎不會出錯，此外人工與機器結合，人為審核錄入一些難以機器用錄入的碎片、模糊信息，確保社保數據具有高度真實性和有效性。同時對于社保管理相關要求要嚴格遵守，針對個人社保信息要更加重視。具體來說，可以從以下兩點進行相關基礎建設。

1.更新信息設備。傳統的社保檔案部門中，用到的只是一些簡單的信息設備和基礎的信息技術。很多設備都過于老化，嚴重影響檔案管理，甚至影響檔案信息的安全性，可能帶來信息丟失的風險。因此，投入相應的資金購入先進的信息化設備和確定專業人員定期維護巡查軟硬件十分必要，確保檔案管理工作的高效性和安全性。此外檔案管理人員可以充分利用網絡共享性高效及時更新社保信息。為了保障社保電子檔案的安全性，確保不會讓不法分子非法修改和獲取參保人信息有機可乘，可以建立健全數據網絡安全防護系統，加大對信息系統權限的管理，保護社保業務檔案的安全。

2.和參保人之間建立聯系機制。在每月規定日期向參保人發送社保業務變動信息、社保政策，便于參保人對自己的社保信息全面及時掌握，由參保人對社保工作進行監督。

（三）規范檔案信息化工作制度

從制度方面看，推動信息化檔案管理工作的開展，必須先整理該管理工作的整體邏輯，完成各項工作的整體統一部署。

1.規范社保檔案信息化的具體內容。制定統一的管理標準，使用信息化方式處理社保檔案的數據和信息。規范信息標準，比如對檔案管理中的業務、技術、社保檔案中所使用的標志進行統一標準的規范。確保各部門之間進行社保檔案信息交換時的通用性，且不會產生信息差。

2.健全社保電子檔案的使用制度，構建社保檔案防護系統。在系統信息模塊中對檔案信息的收集、整理、歸檔及更新工作進行處理。對檔案業務數據進行集中管理，通過檔案信息防護系統維護檔案信息安全。

結語：

總體而言，和其他管理工作相比，社保檔案工作體系組成復雜、內容結構豐富。如果僅僅憑借人工管理模式管理，不僅僅會很大程度上限制管理工作的有效推進，甚至會影響檔案信息的安全性。因此，建設信息化社保檔案管理時合理利用信息技術去完善檔案管理、規范檔案體系、提高管理效率，最大程度的確保社保檔案信息真實安全，為居民提供穩定的社會保障，促進國家和社會的穩定和諧。

參考文獻：

[1]馬永梅.解析社保檔案管理中信息化建設的有效途徑[J].魅力中國，2018（5）：34.

[2]郝雷雷.淺析社保檔案管理的信息化建設[J].魅力中國，2020（15）：369.

[3]李華麗.社保檔案管理中信息化建設的有效途徑[J].信息記錄材料，2019，20（6）：189-190.

[4]王大健.社保檔案管理中信息化建設分析[J].現代經濟信息，2019（1）：50-51.

[5]王亮.社保檔案管理中的信息化建設探析[J].數字化用戶，2019，25（3）：205.

[6]程超.社保檔案管理中信息化建設的有效途徑分析[J].神州，2020（25）：297.