大數據背景下電子檔案管理創新途徑

木其日

摘要：大數據時代的到來使得我國人們的生產生活有了翻天覆地的變化，各行業有了新的發展方向。在社會發展過程中出現了大量數據，這些數據能夠顯示社會發展與經濟發展，合理應用各類數據，有利于帶動社會發展。因此，在當前社會發展過程中，應給予檔案管理工作充分重視，在實際工作中不斷創新，將各類數據整合到一起。在這一過程中可以借助大數據技術，做好數據信息篩選工作，在大數據技術幫助下將諸多數據整理為電子檔案，做好數據存儲工作實現檔案資源共享，充分發揮檔案作用，創新以往檔案管理方式，為社會發展、企業管理提供更有價值的數據信息。

關鍵詞：大數據背景;電子檔案;管理創新途徑

引言

高新技術的運用加速我國整體經濟建設的發展進程，為我國基礎建設的不斷完善貢獻力量。在大數據背景下，傳統紙質版檔案管理已經無法適應時代發展要求，全面做好檔案管理工作，必須著重加強檔案信息化建設，不斷提高電子檔案文件保存創新途徑。

1大數據時代電子檔案管理概述

大數據時代，信息資源的種類愈發多元，應當從廣義的角度對電子檔案進行界定，即電子檔案是一種可以在計算機、互聯網、物聯網等終端傳播的以電子介質方式存在的信息資源的集合體，其不僅包括電子文件，也包含圖像、聲音、影像等電子介質文件。對于企業單位而言，必須要將電子檔案管理作為一項重點工作，不斷適應新形勢下的電子檔案管理工作，創新管理模式和管理內容，提升工作效能。

2分析電子檔案管理工作存在的問題分析

1.管理人員水準不齊，大數據出現時間相對較晚，部分管理人員并未意識到大數據技術重要作用，亦難以將大數據技術與自身工作相結合。部分企業電子檔案管理人員，其電子檔案管理水準相對較低，很多企業內部電子檔案管理人員并不是專職崗位，多為其他崗位人員兼任。這些兼任的工作人員，有著各自工作，難以花費更多時間與精力去學習大數據技術，難以將大數據技術與電子檔案管理工作相融合。2.電子檔案管理設備落后，部分單位在檔案信息管理工作中，并未投入充足資金，致使大數據設備更新不及時。電子檔案管理設備落后，勢必會影響電子檔案管理工作開展。再加上，很多企業檔案管理方式相對傳統，多為人工管理模式，即便引入電子檔案管理設備與平臺，這些設備與平臺依舊形同虛設，難以發揮電子檔案管理設備與平臺應有作用，嚴重阻礙企業電子檔案管理工作開展，不利于實現電子檔案管理與創新。

3大數據背景下電子檔案管理創新途徑

3.1引入新型人才或開展專門培訓

檔案管理人員是影響檔案能否實現電子信息化管理的重要主體，其水平高低直接關系到人事檔案電子信息化管理的進程。第一，引入具備電子信息化管理意識和能力的新人才，逐步建立起具有較高的綜合素質、專業水平和業務能力的檔案管理團隊。第二，對已有的檔案管理工作人員進行專門培訓。在限于人力、物力等各種因素而無法引入新的人才時，可以選擇對原有的檔案管理人員進行培訓。在開展培訓工作時，要重點選取檔案電子信息化管理的專業知識進行講授，最大限度提升他們的專業能力，確保其滿足電子信息化管理的操作要求與實際需要。

3.2檔案信息資源的整合與共享

在大數據背景下，檔案數字化產生的信息不能只是錄入檔案目錄和掃描全文。在傳統檔案管理模式下，對檔案工作的要求是將“死”檔案變為“活”信息，在大數據時代，對檔案工作提出了更高的要求，那就是轉變思路，要從“數字化”向“數據化”轉變，通過OCR識別、檢索等多種方式結合技術手段，便于利用、便于檢索出合適的檔案信息，更為重要的是，數據化后的檔案信息，除了方便以外，信息將更為全面、層次更為清晰，在內容方面有了更大的拓展，更加社會化大眾化和多元化，從而不斷發揮通過整合后檔案數據對經濟社會發展的作用，最終滿足不同層次、不同方面利用者的利用需求。

3.3打造電子檔案安全網絡，實現電子檔案安全管理

為了更好地保障電子檔案準確性、原始性和真實性，單位要打造電子檔案安全網絡。一是要嚴格防范網絡風險，關注網絡安全問題。例如，嚴格落實“三網隔離”的基本要求，嚴格管控外網、內網與局域網的環境，有效防范網絡終端的各種非法程序、非法病毒。二是要充分借助云加密、數字簽名、區塊鏈、數字加密、云備份等技術對檔案管理系統或者檔案資源進行數字加密，提升安全保密層級。同時，要做好檔案資源備份，優化數據遷移、數據轉化工作，實現事后防控。

3.4構建云計算數據平臺

從服務層次來看，云計算數據平臺主要分為三層：第一層，基礎設施服務層;第二層;平臺服務層;第三層，軟件服務層。這三層服務互相作用方能實現各層次資源優化配置，促進數據共享，實現信息互動，促進平臺數據管理工作高效運轉。首先，運用云計算技術做好電子檔案文件保存工作，需要改善計算機軟硬件設備，優化軟硬件分支系統兼容性，創新檔案數據信息采集技術方法和處理技術方法，針對不同結構類型的云數據設置兼容性處理平臺，由各分支系統在同一時間內容提供適宜的分析處理方法與技術，例如在平臺中設置云數據分析技術與分支處理技術，當分析技術識別出檔案數據結構類型后，由分支處理技術對數據進行迅速處理。與此同時，應全面完善數據挖掘技術和云計算數據中心能量管理平臺結構，迅速做好數據提煉工作與清洗工作，及時提取有價值的數據信息，促進云計算數據中心能量管理平臺的高效運轉。其次，應促進人工智能技術和云計算數據中心能量管理平臺的有機融合。從發展視角來看，基于人工智能技術支持的云計算數據中心能量管理將日趨智能化、數據化與信息化，平臺存儲容量會進一步擴大，這樣能夠做好大量電子檔案信息保存工作，使電子檔案保存技術得到全面性優化。據調查了解，IP網絡存儲器是云計算數據中心能量管理平臺存儲系統的核心設備，該設備存儲了所有云數據，包括結構化數據、非結構化數據與半結構化數據，不同數據結構對存儲空間的要求以及產生的影響也不盡相同。

3.5增強電子檔案管理設備與人力投入

在大數據時代背景中，要想創新以往檔案管理方式，并提升檔案管理質量，在實際工作中，必須要增強電子檔案管理工作所需設備，增加設備投入，首先，應做好設備選擇工作，在設備選擇工作中以計算機設備為主，選擇具有存儲功能的計算機，在設備選擇工作完成后，應結合電子檔案管理工作要求，引入電子檔案管理系統，并將電子檔案管理系統安裝至計算機設備中，為后續電子檔案檢索、分析等各項工作開展提供可靠平臺。與此同時，在電子檔案系統選擇前，需要結合企業內部電子檔案管理工作實際要求，選擇適合的檔案系統。要想完成此項工作，需要不斷強化人員管理，引入更多專業能力強的檔案管理工作者，充分發揮電子檔案作用，提升檔案信息應用價值。最后，在傳統檔案創新工作中，需要引入復合型人才，并在大數據背景下，創新以往檔案管理工作模式，不斷優化傳統檔案管理方式，以創新為基礎，做好電子檔案管理工作，最大限度提升電子檔案管理工作效率。

結語

在大數據時代背景下，以往企業檔案管理工作弊端逐漸凸顯，為解決這一問題，創新以往檔案管理形式，拓展檔案管理路徑。

參考文獻

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