解析企業(yè)檔案信息化建設(shè)

夏鵬虹

摘要：隨著信息技術(shù)迅速的發(fā)展，可以在企業(yè)檔案管理中有效的運用現(xiàn)代信息技術(shù)，從而提高企業(yè)檔案管理的實效性，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營提供重要依托。本文對企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題進行了分析，并提出了相關(guān)優(yōu)化策略，以供于參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化建設(shè);解析

強化企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠推動企業(yè)檔案工作更加高效的展開，能夠讓企業(yè)檔案管理更加規(guī)范和有效。為促進企業(yè)更好的發(fā)展，就需要對企業(yè)的檔案信息化建設(shè)加以足夠重視，從而推動企業(yè)檔案工作更加健康的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）缺乏清晰認識

因為企業(yè)缺乏對檔案信息化建設(shè)清晰的認識，對檔案信息化的重要性不能夠明確，因此很難受到企業(yè)的足夠重視。比如很多企業(yè)管理者都認為企業(yè)檔案信息化管理不會對經(jīng)濟收益造成影響，其是無關(guān)緊要的工作。部分企業(yè)檔案人員在電腦中錄入檔案信息，就認為已經(jīng)完成檔案信息化管理工作。還有的企業(yè)缺乏足夠認識，無法接受新技術(shù)，并將其進行推廣以及利用。所以，對于開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)，很難得到順利的開展[1]。

（二）相較于企業(yè)信息化建設(shè)，檔案信息化建設(shè)相對滯后

相較于企業(yè)信息化管理，企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢，其原因為企業(yè)只注重生產(chǎn)，卻不重視檔案管理，造成企業(yè)在發(fā)展的過程中，將大量的資源都傾向于企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營。讓企業(yè)檔案信息化管理和整體信息化建設(shè)無法實現(xiàn)統(tǒng)一，導致企業(yè)檔案管理信息無法實現(xiàn)共享。這讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)受到嚴重影響，從而很難讓檔案管理信息化發(fā)揮其價值。

（三）企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展無法實現(xiàn)平衡

因為不同的影響因素，很多中小企業(yè)的檔案信息化建設(shè)都十分缺乏，還有部分企業(yè)將檔案管理部門當作裁員的主要對象，從而很難實現(xiàn)檔案的有效管理，更無法促進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（四）信息化建設(shè)標準和規(guī)范

當前，在企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展的過程中，雖然制定了相關(guān)制度和規(guī)范，可是很難達到信息化建設(shè)的要求。面對信息化建設(shè)不完善以及缺乏操作性，讓企業(yè)檔案信息化管理很難實現(xiàn)有效的開展。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

（一）制定合理的企業(yè)檔案信息化管理業(yè)務標準

企業(yè)主管機構(gòu)須加強與檔案行政管理部門的合作，并對企業(yè)檔案信息化建設(shè)給予有效的指導，并制定出統(tǒng)一的檔案信息化管理規(guī)范，從而讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)標準化以及合理化。制定統(tǒng)一規(guī)范，讓檔案信息化管理實現(xiàn)共享檔案信息資源，從而提升其實效性[2]。

（二）在企業(yè)檔案信息化管理中加強頂層設(shè)計

在企業(yè)管理中，應把企業(yè)檔案信息化管理列入其中，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)進行有效的規(guī)劃，并設(shè)計方案和實施，讓企業(yè)檔案信息化管理與企業(yè)信息化管理相融合，從而促進企業(yè)更加健康的發(fā)展。

（三）轉(zhuǎn)變思想，促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展

企業(yè)領(lǐng)導需轉(zhuǎn)變思想，為促進企業(yè)更加穩(wěn)步的發(fā)展，積極的利用有效的手段，提供條件，在企業(yè)信息化管理建設(shè)中充分的體現(xiàn)檔案管理建設(shè)，在人才、設(shè)備等給予有力支持，從而促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)更加有效的進行。

（四）提升企業(yè)檔案信息化管理水平

在企業(yè)檔案信息化管理中，都需要軟件和硬件技術(shù)作為支撐，不然，就很難真正的實現(xiàn)檔案信息化管理。針對于此，其一，強化硬件建設(shè)，配備計算機、網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備等等，對辦公環(huán)境進行優(yōu)化。另外，加強軟件的建設(shè)，比如，與軟件開發(fā)機構(gòu)進行合作，開發(fā)出與企業(yè)檔案管理相符合的軟件，對企業(yè)的辦公軟件和檔案信息化管理軟件進行整合。另外，要對檔案信息化做好安全防護，并對檔案信息數(shù)據(jù)進行備份，并對軟件系統(tǒng)進行及時更新，做好計算機殺毒工作，從而讓企業(yè)檔案信息受到全方位的保護。

（五）強化企業(yè)檔案信息化安全保障體系建設(shè)

當前，在信息時代的背景下，檔案信息受到了廣泛的應用，其安全問題也不斷的呈現(xiàn)。所以，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，就需要加大力度對企業(yè)檔案信息化安全保障體系的構(gòu)建。對各種檔案信息安全的影響因素進行深入的研究，并提出全面的安全措施，將安全預防做到位，讓安全問題得到更大程度的降低。與此同時，還必須對人員進行保密教育，讓檔案信息化管理體系更加完善，并提升技術(shù)水平，從而促進企業(yè)檔案管理得到更好的發(fā)展[3]。

（六）提高企業(yè)檔案信息化管理隊伍素質(zhì)水平

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要不斷的進行完善，檔案管理隊伍素質(zhì)水平的高低在其中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。其一，企業(yè)管理者要對檔案管理人員進行合理的配備，結(jié)合企業(yè)檔案工作充分的吸納優(yōu)秀的檔案管理人才。另外，還必須提升檔案管理人員的專業(yè)能力，可以通過專家授課的辦法，對管理人員進行培訓，特別是提升其計算機以及電子文件業(yè)務水平，從而讓檔案管理隊伍的整體素質(zhì)水平得到更大程度的提升，從而促進檔案管理工作更加高效的開展。

（七）對企業(yè)檔案信息化管理的規(guī)劃進行明確

檔案信息化管理十分復雜， 因此，就必須對其進行合理的規(guī)劃，并提出充分的實施細則。由檔案工作人員負責，還需與信息技術(shù)部門進行有效的協(xié)作。在檔案信息化管理工作中，包括網(wǎng)間合作、協(xié)作開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等，必須作出合理的規(guī)劃。根據(jù)企業(yè)的信息化目標，對檔案信息化管理的措施以及要求進行確認，并能夠制定長遠的發(fā)展計劃，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而促進企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化，還需要把檔案信息化管理的列入企業(yè)的所有的工作中，讓檔案信息管理在企業(yè)的發(fā)展中貢獻價值[4]。

結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案信息化作為企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的有力手段，其能夠促進企業(yè)信息資源的有效整合，讓企業(yè)檔案信息獲得更加有效的利用，從而為企業(yè)的生產(chǎn)提供重要憑證。企業(yè)檔案信息化建設(shè)屬于一項重大的工程，不但需要給予資金支持，還需要引進信息技術(shù)。對企業(yè)信息化管理系統(tǒng)進行充分的優(yōu)化，并建立一支強有力的管理隊伍，通過更加全面的措施促進企業(yè)檔案信息化管理獲得更好的建設(shè)，從而使其在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮出更大的利用價值。

參考文獻：

[1]顧運.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].商訊，2020，No.198（8）：106+108.

[2]姚才蘋.企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策分析[J].卷宗，2019，（27）：101-101.

[3]王敏.移動互聯(lián)網(wǎng)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)新思路分析[J].明日，2019（25）：8-8.

[4]姜啟洋.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019，No.261（24）：42-43.