大型國有企業檔案信息資源整合研究

王馥瑤

摘要：檔案資料主要來自于企業的經營管理、技術研發、項目建設等多方面的業務項目，其不僅是企業生產發展過程的直接體現，同時也是對企業核心知識資源和文化信息的總結。尤其對于大型國有企業，規模業務大、涉及范圍廣，在此過程中更會產生大量檔案信息資料，通過對檔案信息資源的整合分析，能夠充分挖掘檔案信息資源中的有效信息，為企業經營決策的制定提供準確可靠的信息資料參考。但是在現階段國有企業檔案信息資源中存在關聯性缺乏、技術要素不成熟等問題，嚴重影響了檔案信息資源整合工作的開展，因此在現階段需要從硬件建設、強化信息安全保障、合理應用整合方法、統一整合標準等方面入手，加強大型國有企業檔案信息資源的整合，不斷提高檔案信息資源利用率。

關鍵詞：開發與管理;必要性;整合;問題及原因;途徑

1大型國有企業檔案信息資源整合的必要性

檔案信息資源整合能夠從以下兩方面為大型國有企業的經營發展提供幫助。第一，服務企業管理。檔案信息來自于企業各個經營生產環節，與企業內部各個部門都直接相關，通過檔案信息資源整合能夠將企業各環節、各部門所產生的信息進行整合共享，從而為企業的一體化管理奠定良好基礎，提高企業內部信息管理的規范性和時效性，更好地服務于國有企業經營發展[1]。第二，為企業經營決策提供指導。檔案信息資源整合是時代發展的必然趨勢，依托于互聯網絡和計算機技術，不僅能夠全方位多渠道的進行信息檔案資源的采集、整理和分析，還能夠結合國有企業經營發展需求和現階段的市場形勢深入挖掘檔案資料內部所蘊含的信息，為企業決策制定和戰略部署提供有效信息。

2大型國有企業檔案信息資源整合存在的問題

在當下大型國企檔案信息資源整合中主要存在下述問題：（1）缺乏關聯性。

大型國有企業組織規模非常大，企業內部存在多個不同部門，在以往檔案管理中，基本上都是按照規定要求進行檔案資料信息的登記記錄，并沒有將檔案管理與企業經營生產相結合，缺乏對檔案信息資源整合方面的開發和研究。同時各相關部門間也相對獨立，并且部分檔案信息機密性較強，檔案信息共享難度較大，這都會阻礙檔案信息資源整合工作的開展。（2）整合與保密、利益間的矛盾。檔案信息整合需要建立在信息公開共享的基礎之上，然而大型國有企業由于其性質決定其必須加強信息安全防護和保密，內部網絡和互聯網都會利用物理隔離來實現對各種信息資料的保護保密，而在檔案信息整合中就需要拓寬外部網絡，這就會增加內部網絡系統的安全風險，易發生信息泄露，威脅國家和企業的利益。與此同時，大型國有企業下屬存在多個不同子公司，不同子公司間的技術資料和經營指標都存在一定的保密性，一旦技術資料和經營指標被公開，這就會影響相關子公司的利益，阻礙了檔案信息資源整合工作的開展[2]。（3）檔案信息整合技術要素不成熟。國有企業檔案信息資料不僅種類多，而且數量大，要想實現對其的全面整合分析，就必須建立在先進管理和傳輸技術的基礎之上。現階段所用的信息化管理系統和軟件中有部分系統軟件過于落后，在安全傳輸、兼容性、穩定性、分析處理能力方面都存在較大問題。隨著檔案信息整合工作難度和復雜性的提升，極易會因技術問題而發生信息丟失、錯亂。

3大型國有企業檔案信息資源整合的措施

3.1加強硬件、軟件建設

檔案信息資源整合工作量大，復雜性強，對于檔案信息管理設備設施的要求相對較高，因此在現階段必須加強在硬件和軟件方面的建設，為檔案信息資源整合工作的開展奠定良好基礎。首先，結合國企發展情況配置相應性能的計算機設備設施，并盡可能設置專用服務器，統一做好對國企檔案信息的管理維護，提高檔案信息資源整合效率，降低檔案信息管理風險;其次，積極引進先進的檔案管理系統和程序，并定期進行軟件程序的升級完善，不斷提升檔案信息資源整合的自動化和智能化程度。

3.2做好對邏輯整合和物理整合的融合，提高信息資源整合效率

物理整合和邏輯整合是常用的檔案資料整合方法，物理整合指的是將相關檔案資料統一儲存在某一庫房內，而邏輯整合指的是在不改變存放位置的同時，只進行目標檔案電子信息的整合。在國有企業經營發展中，應該在條件允許的前提下，將各不同部門的檔案資料進行匯總，由總檔案管理部門統一管理。同時對于下屬子公司的紙質檔案，由于整合難度相對較大，并且利用較為頻繁，所以可以通過邏輯整合出相應的電子目錄，然后再對其中的重點、常用實物檔案資料進行物理整合。電子檔案管理中的重點在于數據庫的互聯互通和共享融合[3]。在大型國有企業中可以將總部檔案管理系統，與人事、財務、OA等各相關系統相連接，實時進行各相關信息資源的采集整合和分析。同時，子公司和總公司間的檔案業務系統也會存在一定差異，此時就需要構建標準統一的數據庫，通過企業藍網和統一接口實現對各子公司數據庫的有效連接和統一管理，以便使用者能夠隨時檢索所需的檔案信息。

3.3統一檔案信息整合標準

檔案資源整合主要針對信息數據的整合，只有科學合理地進行整合，才能夠實現對檔案信息的共享利用，這必須建立在統一規范的標準體系之上。首先，必須結合檔案信息整理工作特點和內容統一基礎標準，比如名詞術語標準、著錄標準、原數據處理標準等等;其次，統一技術軟件標準，各子公司和部門盡可能采用相同的整合技術和軟件，以便于實現不同部門和公司間信息系統軟件的融合統一，同時為了進一步規范信息數據傳輸，還需要對數據接口標準進行統一要求;最后，明確數據整合流程，為信息資源整合業務工作的開展，提供明確規范的指導和參考。

3.4加強信息安全防護

信息安全防護是信息資源整合中的重中之重，與國有企業和國家的利益和安全直接相關。第一，提升檔案管理部門和管理人員的信息安全意識，共建安全可靠的信息安全網絡和防護系統，盡可能避免檔案信息的泄露丟失。第二，結合檔案管理工作要求以及相關檔案保密法律法規，制定全面科學的檔案信息安全管理制度，明確管理部門以及各個崗位工作人員的工作責任，并加強安全技術培訓和安全教育，提升檔案管理人員的技術水平和安全意識[4]。第三，做好對網絡安全防御技術的應用，及時升級和優化防火墻和殺毒軟件，確保防火墻和殺毒軟件的先進性，并不定期對檔案信息系統進行殺毒清理，及時排查檔案信息中的木馬和病毒。第四，落實備份機制。所有檔案信息數據不僅需要按照要求做好脫機備份、異地備份等備份操作，同時還需要利用光盤、移動硬盤等進行備份，有效應對各種檔案信息丟失、損壞風險。

結束語

隨著全面深化改革工作的不斷深入，為大型國有企業的經營發展營造了良好條件，但是市場競爭的加劇和時代、市場趨勢的變化，對大型國有企業也提出了更高的標準和要求，只有做好對檔案信息資源的整合，全面整合分析國有企業在經營發展中的各種信息資料，深入挖掘與企業經營發展相關的信息數據，才能夠為大型國有企業經營決策的制定和技術產品的創新提供信息資料支撐，確保國有企業經營決策的前瞻性、正確性和科學性，實現大型國有企業的可持續發展。

參考文獻

[1]張瑞梅，李艷.科技檔案利用模式的變化及檔案室的應對之策[J].陜西檔案，2016，28（02）：54-55.

[2]杜娜偉.館藏檔案信息資源整合研究[D].黑龍江大學：黑龍江大學，2018.

[3]孔祥寧.淺議企業檔案信息資源整合[J].蘭臺世界，2018（S1）：151-152.

[4]邵素云.檔案資源整合前景展望[J].四川檔案，2011（3）：44-45.

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