制藥行業(yè)存貨管理內(nèi)部控制研究
——以石家莊以嶺藥業(yè)為例

文/萬(wàn)宇星 李貝貝 劉秋篪（湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院）

一、以嶺藥業(yè)存貨管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

（一）以嶺藥業(yè)背景介紹

石家莊以嶺藥業(yè)股份有限公司是國(guó)家重點(diǎn)高新技術(shù)企業(yè)，由中國(guó)工程院吳以嶺院士創(chuàng)建，其始終堅(jiān)持以科技為先導(dǎo)，以市場(chǎng)為龍頭的科技創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，創(chuàng)立了“理論—臨床—科研—產(chǎn)業(yè)—教學(xué)”五位一體的獨(dú)特運(yùn)營(yíng)模式，建立了以中醫(yī)絡(luò)病理論創(chuàng)新為指導(dǎo)的新藥研發(fā)創(chuàng)新技術(shù)體系。以嶺藥業(yè)以絡(luò)病理論創(chuàng)新帶動(dòng)中醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)化，運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)研發(fā)中藥、西藥和生物藥，研發(fā)國(guó)家專利中藥10余個(gè)，臨床批件13個(gè)，臨床前20多個(gè)，院內(nèi)制劑上百個(gè)，覆蓋心腦血管疾病、感冒呼吸系統(tǒng)疾病、腫瘤、糖尿病等重大疾病領(lǐng)域。公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)是專利創(chuàng)新中藥的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售。在開展創(chuàng)新中藥研發(fā)的同時(shí)，公司積極布局化生藥和健康產(chǎn)業(yè)，構(gòu)建了專利中藥、化生藥、健康產(chǎn)業(yè)協(xié)同發(fā)展、相互促進(jìn)的醫(yī)藥健康產(chǎn)業(yè)格局。

（二）以嶺藥業(yè)治理狀況

公司嚴(yán)格按照《公司法》《公司章程》等法律法規(guī)和規(guī)章制度規(guī)范運(yùn)作，在業(yè)務(wù)、人員、資產(chǎn)、機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)等方面與控股股東完全分開，具有獨(dú)立完整的業(yè)務(wù)體系及自主經(jīng)營(yíng)能力；在業(yè)務(wù)方面，并擁有獨(dú)立的采購(gòu)、供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，公司自主獨(dú)立經(jīng)營(yíng)，業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)完整；人員方面，公司設(shè)立了獨(dú)立的人力資源管理部門，獨(dú)立于控股股東進(jìn)行勞動(dòng)、人事及工資管理；機(jī)構(gòu)方面，公司設(shè)立了健全的符合自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要的決策、組織及經(jīng)營(yíng)管理機(jī)構(gòu)，各機(jī)構(gòu)獨(dú)立運(yùn)作且運(yùn)行良好，各部門獨(dú)立履行其職能，公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層各司其職、各負(fù)其責(zé)；財(cái)務(wù)方面，公司擁有獨(dú)立的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門，配備了專職財(cái)務(wù)人員，建立有獨(dú)立的會(huì)計(jì)核算體系，制定了規(guī)范、獨(dú)立的財(cái)務(wù)管理制度。

（三）以嶺藥業(yè)存貨現(xiàn)狀描述

1.存貨占流動(dòng)資產(chǎn)比重

以嶺藥業(yè)存貨占流動(dòng)資產(chǎn)的比重相對(duì)醫(yī)藥行業(yè)來(lái)說(shuō)，一直處于較高的水平，2020年底為28.95%，由此分析，以嶺藥業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn)管理中的重要部分之一即為存貨管理。近三年存貨占比如表1所示。

2.各類存貨占比情況

以嶺藥業(yè)按照存貨流轉(zhuǎn)時(shí)所存在的產(chǎn)品狀態(tài)分類如下：原材料、在產(chǎn)品、庫(kù)存商品、消耗性生物資產(chǎn)、發(fā)出商品、包裝材料、低值易耗品。其具體構(gòu)成如表2所示。

從表1、表2數(shù)據(jù)可以看出，庫(kù)存商品所占比例最大，達(dá)到了36.42%，原材料為24.99%，在產(chǎn)品占18.36%。因此，庫(kù)存商品是以嶺藥業(yè)存貨管理的重點(diǎn)內(nèi)容。2019年，受到新冠疫情的沖擊，百姓對(duì)藥物的需求逐漸增多，市場(chǎng)需求擴(kuò)大，各大醫(yī)藥企業(yè)均實(shí)施加大藥劑生產(chǎn)，作為治療感冒呼吸系統(tǒng)方面的專家，以嶺藥業(yè)也是如此，因此庫(kù)存商品占比遠(yuǎn)高于其他項(xiàng)目。另外，由于原材料品類較多，采購(gòu)周期較長(zhǎng)，為了保障生產(chǎn)，可提升安全庫(kù)存，保障藥品的生產(chǎn)。

表1 以嶺藥業(yè)近三年存貨占流動(dòng)資產(chǎn)比重的情況

3.存貨周轉(zhuǎn)情況

由表1、表2數(shù)據(jù)分析，以嶺藥業(yè)三年以來(lái)存貨數(shù)量持續(xù)遞增，表3是以嶺藥業(yè)2018-2020年三年的存貨周轉(zhuǎn)率，周轉(zhuǎn)率表現(xiàn)為持續(xù)遞增，這一現(xiàn)象對(duì)比說(shuō)明存貨數(shù)量與周轉(zhuǎn)率成正比關(guān)系，前者數(shù)量增加導(dǎo)致后者周轉(zhuǎn)率也隨之增加，說(shuō)明以嶺藥業(yè)存貨管理在逐漸提升，但與同行業(yè)另外三家龍頭企業(yè)相比來(lái)說(shuō)，還是略有差距的。

表3 以嶺藥業(yè)近三年存貨周轉(zhuǎn)情況

二、以嶺藥業(yè)存貨管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀

以嶺藥業(yè)針對(duì)存貨管理制訂了存貨管理制度，就存貨的申領(lǐng)、審批、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用、發(fā)出、盤點(diǎn)、核算和保管、報(bào)廢等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行管控，并檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況；定期盤點(diǎn)以保證賬實(shí)相符。公司的存貨流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)主要有請(qǐng)購(gòu)采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、保管、發(fā)貨、處置和盤點(diǎn)，雖然各個(gè)環(huán)節(jié)都有不同的控制要求和程序，但是每個(gè)控制活動(dòng)的發(fā)生最終都會(huì)指向倉(cāng)庫(kù)，因此，以倉(cāng)庫(kù)為原點(diǎn)對(duì)存貨進(jìn)行管控。

（一）存貨入庫(kù)環(huán)節(jié)

存貨的入庫(kù)涉及原材料的采購(gòu)、原材料的入庫(kù)和次品廢品的退回等環(huán)節(jié)。原材料的采購(gòu)訂量與生產(chǎn)部相配合，公司生產(chǎn)部在年初做預(yù)算時(shí)，根據(jù)以前年度經(jīng)驗(yàn)、預(yù)估本季度生產(chǎn)計(jì)劃。驗(yàn)收合格的原材料進(jìn)行入庫(kù)程序之后，倉(cāng)庫(kù)的管理人員在驗(yàn)收清單上簽字，一式三份，一份自己保存，另外兩份交給生產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部。公司自身設(shè)置有原材料倉(cāng)庫(kù)、成品倉(cāng)庫(kù)以及廢品倉(cāng)庫(kù)，經(jīng)過(guò)生產(chǎn)線以后不合格的殘次品會(huì)有專門的工作人員將其儲(chǔ)存到廢品倉(cāng)庫(kù)。

（二）存貨倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)

存貨的倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)涉及存貨的日常管理和存貨的盤點(diǎn)。對(duì)于制藥企業(yè)來(lái)說(shuō)，存貨的日常管理尤為重要，對(duì)存貨進(jìn)行分區(qū)編碼，針對(duì)不同的存貨類型制定不同的管理方法，避免由于滯留倉(cāng)庫(kù)影響存貨質(zhì)量。倉(cāng)庫(kù)管理人員與財(cái)務(wù)人員及時(shí)反饋存貨情況。存貨每天的進(jìn)出要記錄，公司每過(guò)半年對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行清查，清查的對(duì)象包括倉(cāng)庫(kù)中的成品，半成品以及原材料等。相關(guān)部門人員進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)，確保存貨數(shù)量的準(zhǔn)確，若出現(xiàn)偏差追責(zé)。

（三）存貨出庫(kù)環(huán)節(jié)

存貨的出庫(kù)涉及領(lǐng)用原材料、銷售產(chǎn)品和存貨報(bào)廢的處理辦法。領(lǐng)用材料要根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和目標(biāo)來(lái)領(lǐng)取，主管部門對(duì)每次領(lǐng)用的數(shù)量和規(guī)則進(jìn)行簽字，派專門的人員帶上單據(jù)去領(lǐng)取。銷售必然涉及出庫(kù)，對(duì)于銷售的確認(rèn)，必須有財(cái)務(wù)部門的簽字同意，財(cái)務(wù)部門需要收到客戶的款項(xiàng)才能打印出銀行的執(zhí)行回單，進(jìn)而負(fù)責(zé)人員在單據(jù)上簽字，這樣倉(cāng)庫(kù)管理部門才能夠發(fā)貨。然后公司的物流部門攜帶銷售單據(jù)去倉(cāng)庫(kù)提貨，倉(cāng)庫(kù)管理人員要嚴(yán)格把關(guān)，確認(rèn)取貨單據(jù)上有銷售部門的簽字審批后才可以允許商品出庫(kù)，并且時(shí)刻督促取貨人員及時(shí)取貨。存貨是否為廢品的認(rèn)定程序，公司從發(fā)現(xiàn)商品破損到變質(zhì)認(rèn)定，最終到廢品處理的過(guò)程，都應(yīng)該有具體負(fù)責(zé)人員，注重廢品的賬務(wù)設(shè)置，對(duì)于那些報(bào)廢的存貨要進(jìn)行入賬處理，廢品的賬本應(yīng)該交給專門人員管理。

三、以嶺藥業(yè)存貨管理內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）存貨內(nèi)部控制意識(shí)薄弱

醫(yī)藥企業(yè)的存貨有相對(duì)的特殊性，在公司進(jìn)行半年一次的資產(chǎn)清查之時(shí)，清查小組發(fā)現(xiàn)公司存在單據(jù)和實(shí)際情況不符的現(xiàn)狀，賬面上的數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際倉(cāng)庫(kù)中存儲(chǔ)的數(shù)量，入庫(kù)單據(jù)也不夠完整，甚至單據(jù)缺失的情況。每個(gè)季度的盤點(diǎn)工作都有著不同程度的藥品毀損現(xiàn)象，甚至是丟失和變質(zhì)。公司雖然有存貨管理辦法，但是并沒(méi)有真正落實(shí)。

（二）采購(gòu)、入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)流程不健全

存貨的采購(gòu)、入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)都需要各個(gè)部門聯(lián)動(dòng)，各環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，但執(zhí)行過(guò)程中公司的高層領(lǐng)導(dǎo)最注重的是公司的業(yè)績(jī)和銷量，努力確保不缺貨，滿足客戶的需求，這就會(huì)在一定程度上導(dǎo)致內(nèi)控制度的執(zhí)行不力。倉(cāng)庫(kù)管理自身也存在問(wèn)題，每日的盤點(diǎn)記錄不能只流于形式。應(yīng)該構(gòu)建完整的存貨采購(gòu)、入庫(kù)和倉(cāng)儲(chǔ)的管理流程。

四、以嶺藥業(yè)存貨管理內(nèi)部控制的改進(jìn)建議

（一）優(yōu)化存貨管理內(nèi)部控制流程

1.存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制

采購(gòu)工作要嚴(yán)格根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃或是客戶訂單進(jìn)行。首先，倉(cāng)庫(kù)人員清點(diǎn)存貨，在采購(gòu)單上列出需要采購(gòu)的物資后傳遞給采購(gòu)部門。其次，采購(gòu)部門合理選擇供應(yīng)商后接受審核，審核部門需要判斷采購(gòu)人員是否存在徇私舞弊的行為，若不存在，主管人員即可簽字審批通過(guò)，采購(gòu)部門進(jìn)行相應(yīng)的采購(gòu)工作。采購(gòu)工作中要保證存貨的質(zhì)量，盡量降低采購(gòu)成本。同時(shí)采購(gòu)全程要和公司進(jìn)行信息交流，以確保存貨的時(shí)效性。

2.存貨入庫(kù)環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制

公司要嚴(yán)格規(guī)范貨物入庫(kù)程序，加強(qiáng)對(duì)貨物的管理程度。當(dāng)新購(gòu)入的貨物進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員要對(duì)貨物的數(shù)量和批號(hào)進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)完成后由質(zhì)檢人員進(jìn)行質(zhì)量檢查，若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題要及時(shí)和供應(yīng)商取得聯(lián)系，商議賠償事宜。若物資質(zhì)檢達(dá)標(biāo)即可辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)庫(kù)人員將貨物信息錄入系統(tǒng)，存根暫時(shí)放在倉(cāng)管員手中，到月末轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)人員保存檔案。

3.存貨領(lǐng)用、發(fā)出環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制

存貨的領(lǐng)用和發(fā)出環(huán)節(jié)要進(jìn)行層層審批。生產(chǎn)車間要根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃填寫領(lǐng)用原材料的單據(jù)，經(jīng)主管部門審批后領(lǐng)用貨物，領(lǐng)用時(shí)發(fā)料人和取料人都需要在領(lǐng)用單上簽字。隨后交由倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行審批，審批完成后由領(lǐng)料人保管領(lǐng)料單，貨物轉(zhuǎn)移至生產(chǎn)部門。若當(dāng)天存在未用完的原材料，需要回收倉(cāng)庫(kù)，由倉(cāng)管人員開出退料單。商品生產(chǎn)完成后，由銷售部門負(fù)責(zé)制定商品發(fā)貨單，發(fā)貨單必須要載明顧客的名稱和單價(jià)等，通知單據(jù)也必須得到銷售主管人員的授權(quán)。在得到授權(quán)的通知單后倉(cāng)儲(chǔ)部門才能進(jìn)行發(fā)貨處理。

（二）加強(qiáng)存貨管理內(nèi)部信息交流

制藥企業(yè)一方面應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全方面的管控，降低風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，另一方面應(yīng)搭建一個(gè)公司信息共享平臺(tái)，將存貨的業(yè)務(wù)流程信息迅速傳遞至各個(gè)部門，實(shí)現(xiàn)信息互通。制藥企業(yè)因其特殊性，國(guó)家采取全部環(huán)節(jié)監(jiān)控追蹤，以確保藥品安全。而倉(cāng)儲(chǔ)部門存貨進(jìn)出頻繁，出入庫(kù)采取人工操作登記，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)報(bào)告不及時(shí)或盤點(diǎn)出錯(cuò)的問(wèn)題，公司可以利用先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)存貨進(jìn)行全方位的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，及時(shí)反映存貨信息，加快存貨流通的速度。

（三）完善存貨內(nèi)部控制監(jiān)督管理機(jī)制

公司完善存貨內(nèi)部控制監(jiān)督管理機(jī)制，一方面可以建立存貨管理內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)制度，該制度需要結(jié)合以嶺藥業(yè)自身的具體特點(diǎn)來(lái)設(shè)立，并且還要確保方案的全面性和有效性，合理地實(shí)施于存貨從采購(gòu)至銷售的各個(gè)環(huán)節(jié)。另一方面，企業(yè)可以制定詳細(xì)的績(jī)效考核體系和激勵(lì)機(jī)制。在績(jī)效考核體系中將存貨有關(guān)部門內(nèi)部控制的真實(shí)情況納入公司考核標(biāo)準(zhǔn)，并且建立合理的考核指標(biāo)，對(duì)公司存貨的內(nèi)控情況作出評(píng)價(jià)。與此同時(shí)，可以設(shè)立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)考核達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的部門采取一些績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)，促進(jìn)存貨內(nèi)部控制的健康良性發(fā)展。