智慧物業管理系統設計方案研究

◇四川職業技術學院 周 蓉 何泓位

本文通過分析目前物業管理行業的總體特點和需求，結合當前信息化時代發展，分析智慧物業管理系統的主要功能，從智慧物業管理系統整體架構設計、各個模塊功能設計、主要界面設計等幾方面，具體地闡述了智慧物業管理系統的設計與實現。通過實踐測試，智慧物業管理系統能夠滿足小區物業管理工作的需要，實現物業管理流程自動化，提高小區物業管理的工作效率，同時為進一步優化系統設計奠定了基礎。

1 物業管理系統分析

目前，物業管理已成為與社會經濟協調發展、與廣大人民生活和工作息息相關的新興行業。物業管理可以充分發揮物業的最大使用功能，為物業所有人和使用人提供整潔、文明、安全、舒適的生活環境，實現社會、經濟、環境效益的同步增長。

1.1 現代物業管理系統特點

隨著現代房地產業的發展，物業管理已進入社會化、專業化、企業化的發展時代，在當前信息化技術的推動下，物業管理更加趨向規范化、流程化和智能化。

1.2 物業管理系統的基本任務

物業管理系統主要是圍繞小區物業小區的各項事務、各部門的工作，使小區的物業管理工作系統化、流程化、規范化，管理更加方便、快捷，從而提高工作效率。物業管理系統能夠支持各種物業形態的日常管理，以業主管理、客戶服務、收費管理、設備設施管理為核心，有效處理業主與物業管理人員之間的關系，提高物業管理服務水平。

2 智慧物業管理系統設計分析

智慧物業管理是基于互聯網+的新一代物業管理系統，能實現物業管理服務與互聯網和移動互聯網的無縫對接，并能借助互聯網和云計算平臺的優勢，為物業管理企業提供信息化解決方案與平臺，其功能覆蓋物業管理的財務管理、客戶服務、工程管理、安全管理、環境管理、行政人事管理等幾大領域，推動物業管理行業由傳統行業向現代化服務業轉型和提升。

2.1 智慧物業管理系統的設計要滿足企業各職能部門的工作需求

根據物業管理企業行業特點和服務內容，主要通過以下幾個部門進行管理工作：①服部：負責收費管理、裝修管理、服務派工和車位租賃。②財務部：負責財務監管、統計報表、支出管理等。③行政部：負責行政管理、人事管理及協同辦公。④工程部：負責物料管理、設備管理。⑤環境部：負責綠化管理、保潔管理。⑥安保部：負責安全保衛、消防管理、巡更管理。⑦招商部：負責資產經營、合同管理、潛在客戶管理。⑧IT信息部：負責信息系統管理與維護。

2.2 智慧物業管理系統要按照物業管理工作流程進行設計

通過對物業管理企業調查研究分析，物業管理典型工作流程如圖1所示。

圖1 物業管理典型工作流程

3 智慧物業管理系統設計

3.1 智慧物業管理系統整體架構設計

智慧物業管理系統整體架構圖。通過對物業管理企業各部門職能和工作流程分析，實現智慧物業管理系統設計分十個主要管理功能模塊，如圖2所示。

圖2 智慧物業管理系統整體架構圖

3.2 智慧物業管理系統各功能模塊功能設計

（1）資源管理模塊的設計。主要實現房產資源、車位資源、客戶資源和特殊資源的管理，具體內容如下。①房產資源管理：實現管理各種用途的房產資源，建立各類房產資源的檔案信息，提供狀態管理、變更管理、快速查詢、關聯搜索等功能，方便查找和管理房產資料信息。②車位資源管理：實現管理各類車位資源，建立車庫車位相關信息，進行租售控制、狀態統計、用于已售、出租、待售、待租等各類車位的管理。③客戶管理：建立客戶檔案、管理各類客戶，包括住戶、家庭成員、租戶、外來客戶、合作單位、承包商、供應商等的檔案信息以及新盤的交房、接房、入住流程和管理。④特殊資源管理：主要管理各種用途的特殊資源，包括廣告位、庫房、擺展區、水泵等，可以構建虛擬房間，用于特殊資源的租賃、水電費計費收費等管理。

（2）收支管理模塊的設計。主要實現收費管理、收支管理、三表管理和財務監督的管理，內容如下。①收費管理：實現常規收費、預收款、經營收費、欠費催繳、補打票據、收費日報統計、收費設計查詢、應收臺賬管理、欠費管理、退款管理等。②收支管理：實現收支項目、出入賬目管理以及生成統計報表。③三表管理：實現設置水電氣等各類儀表的基本參數、計費方式；錄入抄表數據，自動計算用量并計費，支持一戶多表、階梯計費等。④財務監督：實現管理各小區的收費員的票據領用和使用情況；審核收費數據；各種匯總及明細報表的分析。

（3）客戶服務模塊的設計。主要實現裝修管理、報事報修、車位租賃和投訴建議管理，具體如下：①裝修管理：實現裝修流程管理，辦理裝修申請，收裝修費、打印裝修證和裝修完成驗收的管理。②報事報修：實現報修及服務的流程化管理，包括報修申請、派工管理、完工確認、滿意度回訪、服務費及材料費的結算、報表統計。③車位租賃：實現車位租賃辦卡流程管理，包括可租車位查詢、車位狀態管理，辦理車庫車位、地面車位、干道臨停車位的長期短期出租手續，車位租賃到期提醒、續租、租期變更、可租車位查詢。④投訴建議：實現管理投訴建議，幫助改進管理工作，提升滿意度，可記錄客戶投訴內容，對投訴進行處理，并記錄處理結果、客戶滿意度的反饋信息等。

（4）其它各子模塊的功能。根據招商租賃、辦公管理、工程管理、安全管理、環境管理的要求分別完成各模塊功能設計。系統管理完成系統初始化、歷史數據導入、打印模板設置、數據備份以及賬號及權限管理。

4 智慧管理物業系統實踐測試分析

通過實踐測試，智慧物業管理系統實現的數據資源共享、移動辦公方便快捷、管理高效率和特點，利用智慧物業管理系統能夠滿足小區物業管理工作的需要，實現物業管理流程自動化，降低了物業管理工作的成本，提高小區物業管理的工作效率。同時，在進行系統設計時要考慮企業多層級組織架構管理，為企業提供組織架構、崗位、職員資料等的管理，支持總公司、分公司、管理區、部門等多層級管理和綜合智慧管理物業系統，從而使系統更智能化，系統化。