部門例會管理方法研究

劉佳雯 張 聰 中國運載火箭技術研究院

一、例會的目的和類別

召開例會的主要目的是傳達要求、信息共享、資源統籌、溝通交流、協同合作、解決問題，推進和落實工作。根據工作需要，按照不同周期，部門例會分為周例會、月度例會、季度例會，季度例會與半年總結和年度總結結合召開。

二、職責分工和要求

綜合類會議由綜合管理辦公室負責組織策劃，準備會議材料，編制會議議程，通知協調參會領導；業務類會議由職能處負責組織策劃；單一項目類會議由項目辦結合部門會議情況負責組織策劃，因時間沖突，且需要部門領導參加的會議，由綜合管理辦公室負責統排。

會議承辦處室需做好會前策劃，嚴控參會范圍，嚴格履行請假制度，嚴肅會場紀律；主持人把控會議節奏和進度；組織做好會議記錄，明確待辦事項，承辦處室負責會議待辦事項的組織落實與督查督辦，做到閉環管理。

三、會議實施

(一)部門周例會

1.會議組織：每周召開，部長主持，綜合管理辦公室負責會議組織，原則上安排在周一上午，會議時長1.5小時。

2.參會范圍：部領導、各處室負責人。

3.會議目的：傳達上級要求，通報重點信息，統籌協調部內資源，協調有關問題，部領導點評、指導、布置工作。

4.會議內容：綜合管理辦公室負責通報部門周例會待辦事項完成情況，以及部門綜合工作整體情況，各處室負責人匯報目標性節點性進展以及提出工作難點和建議。

綜合管理辦公室負責記錄整理部長講話，以及會上待辦事項，形成部門周例會待辦事項匯總表。根據節點要求，對各項待辦工作進行督辦，各處室在每周四前統一將工作進展情況報綜合管理辦公室，綜合管理辦公室在每周五前梳理分析各項工作進展和完成情況。

5.會議紀律：因公因私無法參加周例會的領導或處室負責人，需本人向部長直接請假，原則上無特殊情況，要求相關領導準時參會，綜合管理辦公室將記錄每次會議出席、缺席和是否準時參會情況，并擇機通報。各處室要結合實際工作情況，認真、準時填報周例會待辦事項表，綜合管理辦公室將記錄每周各處室提交的及時性和準確性，擇機通報。

6.工作流程

項目 2017年2018年 同比增長2019年 同比增長門急診(萬人次) 11.6 14.9 28% 24.9 67% 出院人次(萬人次) 1938 2787 43% 3642 30% 床位使用率 93% 102% 9.6% 102% 0%年收入(千萬元) 1831.8 2267.4 23% 2305.8 1.7%患者滿意度(%) 85 90 5 95 5職工滿意度(%) 95 95 0 95 0上轉患者(人次) 0 147 108 接收轉診患者(人次) 0 43 60 遠程會診 0 3 17

(二)部門月度例會

1.會議組織：每月一次，部門領導主持，職能處或項目辦負責會議組織，與月末周例會結合，會議時長2小時。

2.參會范圍：部領導、相關處室或項目辦負責人。

3.會議目的：周例會待辦事項檢查，業務事項專題協調。

4.會議內容：綜合管理辦公室匯報待辦事項完成情況；職能處/項目辦匯報業務專題情況，協調有關事項。

綜合管理辦公室負責記錄整理部長講話，督辦待辦事項；相關處室(職能處/項目辦)組織落實專題工作要求。

5.會議紀律：因公因私無法參會的部門領導、處室責任人，需本人向部長直接請假；其他處室領導向處室負責人請假，原則上無特殊情況，要求相關領導準時參會。

6.工作流程：

序號 步驟名稱 工作說明 執行角色 工作輸入 工作出輸1 工作梳理 待辦完事成項情工況作梳進理展和會編議寫材人料工作情完況成匯報告報單一/多2 業務專題 結安合排工業作務實專際題和研需討要，專題人負責項合重目類點或專和綜題難專題告報點3 部領查導審業處務室分匯管報部材查領料導進對行各審材料人審查和專告題報和(后報審專版告查題)根據會議準備情況，4 主持準人批以主及持部人門同工意作召安開排本，次會議人主 持準備情況 會議排安會議工作進綜合管理辦公室匯報展和待辦事項完成情況；完成情5 會議召開職能處/項目辦匯報業匯報人 會議材料況，以務專題情況，研究討及會議論討論情況6 工作要求 部領提導出點工評作、要指求導、要求人提 出匯報內容 工作求要7 會議結束 根據要求關落工實作后續有相關人責 任會議紀要 工實作情落況

(三)部門季度例會

1.會議組織：每季度一次，部長主持，綜合管理辦公室負責會議組織，二、四季度例會與半年總結和年度總結結合召開(半年總結會全體員工參加)，其它季度與部門月度例會結合，會議時長3小時。

2.參會范圍：部門全體員工(半年和年度總結)；其它季度參會范圍同月度例會。

3.會議目的：部門季度考評，專題培訓。

4.會議內容：各處室匯報工作完成情況，匯報工作亮點和不足，按考核辦法進行考核打分；結合工作需要，進行專題培訓；結合工作實際和需要，安排臨時性議題或工作專題，半年總結和年度總結會，全員參加時無該議題。

綜合管理辦公室負責記錄整理部領導講話，以及會上待辦事項，編寫會議紀要。

5.會議紀律：因公因私無法參加周例會的領導和員工，其中領導需由本人向部長直接請假，員工需由本人向各處室負責人直接請假，原則上無特殊情況，要求參會人員準時參會，綜合管理辦公室將記錄每次會議出席、缺席和是否準時參會情況，并擇機通報。

6.工作流程：

序號 步驟名稱 工作說明 執行角色 工作輸入 工作輸出1 下發會議通知編制并下發通知，明確會議時間和地點、參會人員范圍，以及會議議題等內容會議組織人 工作要求 會議策劃2 工作梳理 各處室工作進展和完成情況梳理組織編寫人 完成情況 匯報報告3 培訓專題 每季度安排一次培訓，促進學習交流材料編寫人 交流專題 培訓材料

4 或工作專題非全員參加時，結合工作實際和需要，安排臨時性議題，或是工作專題，視情研討或通報議題/專題負責人議題/專題工作報告5 部領導審查業務分管部領導對各處室匯報材料進行審查材料審查人 匯報報告匯報報告和工作報告(審查后版)6 主持人批準根據會議準備情況，以及部門工作安排，主持人同意召開本次會議會議主持人 準備情況 會議安排7 會議召開各處室分別匯報工作完成情況，以及工作亮點和不足。綜合管理辦公室，組織考核打分。進行專題培訓。臨時性議題或工作專題匯報培訓人 會議材料工作進展和完成情況，以及會議討論情況8 工作要求 部領導點評、指導、提出工作要求要求提出人 匯報內容 工作要求9 會議結束 根據要求落實后續有關工作相關責任人 會議紀要 工作落實情況

四、思考與建議

(一)高效組織，聚焦工作重點和難點

例會組織需高效，避免形式化，規模大，時間長。要聚焦工作重點和難點，在匯報中提出問題的關鍵點，提出相應的工作建議及解決方案，避免只提問題。涉及資源沖突和影響多項目計劃的問題，不能只考慮某一個項目的完成情況，要有全局意識，同樣，某一項目遇到問題，其他項目能給予支持的，要全方位積極協同。例會管理在堅持“務求實效、簡短高效”原則的基礎上，加強問題導向，統籌協調。

(二)對標問題，明確工作計劃與實施策略

周例會上，針對工作內容、工作信息、有針對性的工作節點，以及提出的問題，明確解決思路和策略，職能處/項目辦按此開展專題策劃，根據計劃安排與實施策略，全面推進各項工作。通過月度例會(如遇上緊急情況，可以調整例會召開時間，或是召開專題會議)，專題研究某一項目或綜合計劃等情況，充分研究協調有關事宜。針對季度例會，特別是半年和年總結會全，涉及全體人員參加，要充分準備，明確會議安排。就考核打分，要組織有序，一是通過前期考核辦法的全面宣貫，使全員熟知考核細則和流程，二是會前充分匯報考核情況，三是會上組織簡短高效，避免會場上出現“開小會”的情況。就專題培訓，可安排提問和發言等互動環節，確保培訓有效。

(三)強化執行能力，落實工作要求

通過例會通報待辦事項完成情況、督辦待辦事項、專題研究工作事宜，最終目的都是為了能夠按照節點完成工作，落實要求。其中，通報待辦事項完成情況，可促進工作項目的合理分解，實現對標對表檢查；督辦待辦事項，可在過程中掌握工作執行情況，避免偏離要求；專題研究工作事宜，可群策群力，有針對性地快速突破難點。為此，強化執行能力尤為重要，根據會上匯報情況，將“想執行”和“會執行”較直觀的呈現，可有效避免反復匯報形式上的進展，無實質性的工作，造成工作拖拉，或是無法按時完成。

(四)精細化管理，嚴肅紀律，嚴格標準

一是會務方面，要準備充分，明確會議時間、地點，檢查確認會議材料，提前調試好會議系統，全體人員參加的會議需做好預通知等，避免由于會務原因影響會議正常召開。二是確定會議議題，確保議題相關人員按時參會，避免由于時間沖突主要相關人員無法按時參加、或是無法參會，造成的會議效果不佳，影響會議效率。三是嚴肅會議紀律，嚴格請假管理，針對無故遲到、未到的情況，要及時通報，針對多次遲到和請假人員，按照考核規定予以扣分。四是嚴控會議時間，匯報內容需簡明扼要，突出重點，按照會議規定的時間完成報告。五是整理會議記錄、紀要、決議等結論性文件，會議材料分發存檔，便于工作檢查落實。

五、結語

例會管理要遵循相應的制度和流程，在此基礎上通過高效組織，可以協調推進和解決很多問題，會議的效率高低直接影響部門的高效管理，甚至影響企業的整體效益。會議策劃、會議目標、會前準備、總結督辦，每一項都要嚴格管理、嚴格標準，有效提升會議效率，促進溝通交流，加強協同合作，提高工作效率，實現預期目標，達到會議效果。