互聯(lián)網(wǎng)的辦公室文書檔案管理分析

張俊三

摘要：在事業(yè)單位發(fā)展進程中加強辦公室文書檔案管理是非常重要的，不僅有助于提高內(nèi)部管理的效果，還有助于明確事業(yè)單位今后的發(fā)展方向，辦公室文書檔案管理包含的范圍是非常寬泛的，例如不僅包含了事業(yè)單位發(fā)展的基本信息，涵蓋各項的工作資料，有助于提高事業(yè)單位當前的運行效果，因此在實際工作中需要根據(jù)時代發(fā)展方向優(yōu)化事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的模式，在互聯(lián)網(wǎng)背景下提高辦公室文書檔案管理的效果，突出先進性的特征，提高事業(yè)單位當前的管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公室文書檔案管理;互聯(lián)網(wǎng)

事業(yè)單位通過辦公室文書檔案資料可以查閱有關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的各種信息資源，有重要的現(xiàn)實意義，但是在當前事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作中，由于包含的內(nèi)容具有復雜性的特征，所以在管理時難免會存在諸多的失誤，影響辦公室文書檔案管理工作效率的提高，因此在實際工作中需要加強對事業(yè)單位辦公室文書檔案管理創(chuàng)新的力度，加強信息化的建設，保證辦公室文書檔案管理工作能夠更加高效率的完成，使事業(yè)單位能夠朝著良性的方向而不斷的進步。

一、以往事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作中暴露出來的問題

（一）信息不夠全面和可靠

從我國當前事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作的情況來看，還存在著不夠全面和可靠的問題。從全面性的角度來看，事業(yè)單位辦公室文書檔案搜集的信息要涵蓋與事業(yè)單位發(fā)展所需要的一切信息，但是由于在信息全面性方面存在一定的不足，導致辦公室文書檔案收集效果無法得到全面的提高，使辦公室文書檔案管理人員無法滿足實際的工作要求。大多數(shù)的事業(yè)單位辦公室文書檔案管理往往停留于一個非常落后的階段，無法采取更加新型的措施來提高辦公室文書檔案的收集效果，導致辦公室文書檔案很難做到全面[1]。另外相關(guān)事業(yè)單位也并沒有根據(jù)時代發(fā)展方向升級相對應的辦公室文書檔案管理系統(tǒng)，一些事業(yè)單位認為辦公室文書檔案管理工作只是進行信息的收集以及統(tǒng)計，在事業(yè)單位中的優(yōu)勢并不是那么的突出，所以也不會投入更多資金來優(yōu)化辦公室文書檔案管理的基礎設施，這也是辦公室文書檔案管理不夠可靠的重要原因。如果在辦公室文書檔案信息搜集方面存在一定偏差的話，那么負面影響是非常突出，影響了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）信息化程度不夠

從整體上看事業(yè)單位的辦公室文書檔案管理屬于復雜性的工作內(nèi)容，僅僅憑借人力是很難做好辦公室文書檔案管理工作的，需要根據(jù)時代發(fā)展的方向融入信息化的建設模式，從而提高辦公室文書檔案管理的效果。但是從我國當前事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作來看，仍然采取的是紙筆的方式來完成事業(yè)辦公室文書檔案的記錄，這種方式是非常落后的，例如一些紙質(zhì)辦公室文書檔案很容易出現(xiàn)受潮和損傷的情況，不利于長時間的保管，在紙質(zhì)辦公室文書檔案搜查時也會消耗大量的時間，造成不必要的麻煩。在紙質(zhì)辦公室文書檔案管理時，相關(guān)事業(yè)單位需要聘請更多人員來負責辦公室文書檔案的管理，很容易會出現(xiàn)人力資源的浪費。在這一期間需要加強對信息化建設的重視程度，加強資金和設備投入力度，從而有效地應對在以往事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作中的問題。但是相關(guān)事業(yè)單位并用加強對信息化建設的重視程度，導致一些信息在搜集方面存在諸多的不足，影響事業(yè)單位辦公室文書檔案管理效果的提高。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下，辦公室文書檔案管理的策略

（一）保證辦公室文書檔案規(guī)范完整

在信息化時代下一些辦公室文書檔案的信息來源非常的復雜，同時也包含著一些不完整的信息，這對于辦公室文書檔案管理來說產(chǎn)生了一定的影響，因此在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下要加強信息化的建設，保證辦公室文書檔案是規(guī)范和完整的，從而使得辦公室文書檔案管理效率和水平能夠得到全面的提高[2]。在實際工作中要嚴格的執(zhí)行檔案相關(guān)法律法規(guī)來構(gòu)建科學的規(guī)章體系，確保辦公室文書檔案能夠及時的歸檔，使得辦公室文書檔案管理能夠具備規(guī)范性的特征。

與此同時還要根據(jù)事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的方法來制定清晰的責任機制，逐漸的形成辦公室文書檔案管理工作的網(wǎng)絡，使得不同部門能夠明確責任工作職責，更加有條理的完成辦公室文書檔案的收集及整理，在部門內(nèi)部要建立完善的信息交流機制，迎合“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下辦公室文書檔案管理的要求以及標準，這樣一來可以使不同的管理人員明確自身的工作重點。利用信息化的技術(shù)完成辦公室文書檔案的檢索及查詢，同時還可以配合這些制度和措施，以此來完成重要辦公室文書檔案信息資料的搜集，這樣一來可以保證最終辦公室文書檔案利用能夠具備規(guī)范性的特征。相關(guān)部門要根據(jù)信息化建設的特點，隨時召開一些組織會議，認真的探討在當前辦公室文書檔案管理工作中的一些問題以及改進的措施，使得辦公室文書檔案管理逐漸朝著新的方向而不斷的發(fā)展。

（二）實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，要加強對辦公室文書檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的研發(fā)工作，通過內(nèi)外部的結(jié)合完善辦公室文書檔案信息資源的共享能力，以此來提高辦公室文書檔案信息資源的編排力度。在實施工作中需要先進行辦公室文書檔案資源的基本劃分，有針對性地進行跨部門和跨種類信息的多方位匯總，并且還要時相關(guān)崗位員明確自身工作職責，逐漸的提高辦公室文書檔案信息的編排能力[3]。在實際工作中要加強辦公室文書檔案數(shù)據(jù)庫的建設，做好數(shù)字化資源的開發(fā)以及利用，這樣一來在獲取相關(guān)信息時，可以轉(zhuǎn)變在以往工作中通過人力進行搜尋的弊端。在獲取信息時，可以馬上的錄入到大數(shù)據(jù)庫平臺中完成信息的錄入。之后，在信息資源中進行自動的查詢以及借閱，從而使得信息利用效果能夠得到全面的提高。與此同時還要加強對信息安全的全面保護，這主要是由于一些辦公室文書檔案屬于保密的范疇中，因此在實際工作中需要積極利用網(wǎng)絡信息化的技術(shù)，加強各種辦公室文書檔案數(shù)據(jù)信息的共享和互通。

結(jié)束語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的辦公室文書檔案管理工作中，需要迎合時代發(fā)展的方向，加強信息化的建設，并且還要創(chuàng)新管理模式管理理念，利用先進科技手段構(gòu)建一體化的管理模式，從而使得辦公室文書檔案管理水平能夠得到全面提高，同時還要提高崗位人員的綜合素質(zhì)，具備完善的服務意識，掌握信息化的操作技巧，提高檔案管理的效果。

參考文獻

[1]方泉.淺議基層機構(gòu)辦公室文書檔案管理信息化建設[J].辦公室業(yè)務，2018（24）：89.

[2]李晶.基層辦公室文書檔案管理信息化建設研究[J].辦公自動化，2018.23（16）：56-57，64.

[3]劉燕.探析事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的信息化和科學化建設[J].辦公室業(yè)務，2018（11）：49.