內部控制視角下合同生命周期管控研究

宋春花

[摘 要]企業在經營過程中的各項經營活動以及運營結構都是合同履行的過程，合同從擬制到開始實施直至實施完成都需要進行持續性的分析。文章從內部控制視角，對合同的全生命周期的基本概念進行分析并探討了面臨的主要風險，提出了合同全生命周期管理體系的建設以及平臺的搭設框架，旨在為我國企業開展合同的內部控制提供幫助與參考。

[關鍵詞]合同管理;生命周期;內部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.24.088

合同管控是企業運行管理中一項十分重要的內容，企業想要保證自身的發展，經營管理人員就需要將企業作為一個有生命的個體進行分析，通過周期性的變化來明確企業不同時期的發展狀況，這樣才能延長企業的發展生命，使企業在激烈的市場競爭中實現可持續發展。

1 合同全生命周期管理的基本概念及意義

1.1 合同全生命周期管理的基本概念

合同對于企業的運行來說極為重要，企業在進行各項商業活動時，合同都需要作為民事商業活動的法律依據和書面憑證，在極大程度上決定了企業在運行過程中開展營銷活動時需要承擔的責任以及權利，合同能夠使企業在一定范圍內處于完全合法可控的狀態，能夠保證企業運行過程中各部門的合法權益。所以說，合同是企業之間以及企業與用戶之間開展營銷活動的重要憑證，合同中的內容關注于企業活動的整體過程。在合同全生命周期的理念中，包含了合同的接洽、起草、審核和簽訂等多項內容，并且將履約問題、糾紛解決以及文檔管理等多項內容納入合同管理的環節中。這樣能夠有助于提升合同的周期管理質量，使合同在運行準備階段直至終止階段，各項業務都能夠得到有效的管理。

1.2 合同全生命周期管理的意義

合同全生命周期在進行管理體系的建設以及管理系統的應用時，最為主要的目的是將現代化的合同管理理念應用于其中，這也直接導致傳統的合同管理模式發生了極大的變化，在這樣的管理理念下極大地推進了傳統管理向現代信息化與精細化管理模式的轉變。在生命周期的管理理念下，能夠使合同資源得到更為優化的配置，保證企業在運行過程中的管理力度得到提升。而建立合同的全生命周期管理體系，有助于使企業的合同管理思路得到進一步的整理，基于合同全生命周期管理系統的風險管理模式，能夠有助于將業務內容以合同為主線，幫助合同對象以及企業進行整合，有助于提升合同的運行質量，使風險管控目標得到保障。

此外，合同生命周期管理系統在應用過程中，能夠有助于企業明確管理過程中的各項重點，同時還有助于使企業的合同管理更為完整，降低在進行合同管理過程中消耗的人力成本以及資源成本。合同全生命周期管理系統在建設過程中，將企業的合同管理進行有效拆分，明確不同節點以及階段工作人員的職責，有助于提升企業的合同管理質量。就目前來說，企業在運行過程中，全生命周期管理系統是合同管理系統中一項十分重要的載體。ERP系統或信息技術在目前市場企業中應用較為廣泛，這些管理體系能夠幫助企業做好內部的信息化管理。雖然這項系統能夠有助于提升企業的管理質量，但總體來說，我國的企業在進行信息系統的建立時缺乏足夠的關聯性，信息系統相互之間不能進行有效的信息傳輸，這就導致互相之間形成的制約并不明顯，企業各個部門出現信息孤島的情況。而將全生命周期應用于管理系統中，能夠有助于實現信息共享并形成節點之間數據互通的良好發展狀況，使節點之間能夠互相促進，同時互相制約，使企業在運行過程中的風險關鍵點得到預警，有助于提升風險管理控制制度，通過系統開展強制的業務流程以及數據信息能夠幫助企業實現風險管控目標，最終達到優化合同管理質量的效果。

2 合同全生命周期的管理風險點

2.1 企業合同管理協調配合風險

在生命周期視角下的合同管理工作將合同的整個工作環節納入管理中，使各個環節都能夠互相制約并配合。就目前來說，在企業運行過程中，有部分工作人員存在一定的誤區，認為合同在進行起草與審核時及工作與履行部門之間完全獨立，沒有形成有效的交互，這就導致企業在管理過程中缺乏溝通。而管理環節的割裂以及信息的缺乏，導致企業在運行時進行活動管理的難度不斷升高，并且在合同的定價與談判時，企業內部的財務部門和法務部門都沒有參與其中，就很容易導致合同的簽訂人員為了追求經濟效益最大化在運營過程中出現違規操作的情況。而在進行企業內部審查時，相關審核人員對各個部門進行審核也僅僅能夠針對自身的專業提出相應的建議或意見，而如果運行過程中涉及的內容較為復雜，或者工作屬于其他專業的內容就會導致審核出現疏漏或者非專業性的情況，并且部分管理人員也沒有形成完善的合同風險意識，單方面強調降低風險，導致在合同簽訂過程中對合同對象提出過多的苛刻意見，在運行時不具備可操作性，甚至還有可能導致合作終止。如果合同的履行工作存在異常，各個部門之間則無法形成真正的統一，影響企業在運行時的安全性，會導致企業出現法律性和經濟性的雙重風險。

2.2 企業合同執行過程中存在的法律風險

企業在進行合同管理時缺乏全面性，并且有部分企業在運行過程中沒有根據合同的風險建立階段性的管理機制，則會導致企業的合同糾紛在處理時存在問題，或者直接導致合同在評估審核過程中發生問題，易引起合同在履行期間出現法律糾紛，導致企業出現經濟損失，這樣的合同執行方案會導致企業的權益無法得到保證。

2.3 企業合規運行風險

合同對于企業來說是一項重要的運營資源，可能會導致合同倒簽或者補簽的情況，如果對合同首先進行執行，再簽署合同，或者是在執行過程中補簽合同，會在一定程度上影響合同的法律效應。但如果從內部控制的角度進行分析，這種合同的簽訂，依舊是存在合規風險的。例如合同在運行過程中，需要有企業中的相關部門進行合同的綜合評審，并且評審的部門涉及業務、財務和法務等多個部門，如果首先執行合同隨后補簽或在實行過程中補簽，都會在一定程度上導致合同管理的規范性無法正常履行。同時還會導致持續性的固定服務合同，出現重新招標或者續期的狀況，這種現象會導致企業在運行過程中出現虧損，嚴重時還有可能引發法律風險。

3 強化合同全生命周期管理的內部控制建設

3.1 合同全生命周期管理內部控制的主要建設目標

企業在開展各項經濟活動時，涉及的合同種類較為繁多，并且形式復雜，尤其是較為大型的綜合性企業，涉及的業務較為繁多，所以如果單靠人工進行合同的管理不僅難度較大，且很容易出現各種疏漏，無法對其中涉及的各種風險進行有效的識別，一旦在運行過程中發生合同風險，就很容易導致企業出現不可避免的經濟損失。所以在企業內部首先就需要建立一套具有較高效能的合同全生命周期管理體系，這項體系需要具備識別、防范以及監控的多項內容，盡可能避免由于風險控制失效而引發的經營風險。

3.2 合同全生命周期管理內控建設的建議及方法

在進行合同的生命周期管理時，涉及的內容包含企業業務的行業特點、企業經營的商業模式以及具體的管理方案，并且這項管理目標主要將企業的風險管控作為方向，并建立完善的生命周期管理機制，能夠幫助企業建立完善的管理體系，使企業的發展更加科學，并保證企業決策的正確。而在風險管控的體系框架中，工作人員能夠針對其中存在的問題進行全面的風險預測和梳理，并明確其中可能出現的各種意料外情況，這樣能夠幫助企業相關部門在履行合同時對風險進行規劃并積極的處理。同時，全面的生命周期管控有助于醫務人員對業務工作中涉及的風險進行分析，還能在管理過程中設置相應的控制點作出流程改造，能使工作人員建立完善的企業合同管理制度，并能夠根據不同的合同和發展狀況建立相應的發展路徑。以軟件為需求的軟件管理系統，能夠為后續的管理工作提供良好的服務，使生命周期管理的效果得到提升。

3.3 合同全生命周期管理的內控框架

在開展合同生命周期管理時，需要將相關的信息進行綜合，建立完善的統一管理平臺。而這個平臺在建設后的最終目標是保證能夠做好流程的靈活設置，其中包含規則的制定意義以及數據解析和發送等多項功能，要求系統能夠全面監控企業的運行狀況，使企業的管理工作更為完善。在企業的發展過程中，系統框架應當包含事務操作層、統計分析層以及風險管理層。事務操作層的主要職能是做好合同的擬制以及創建保證合同的簽署以及歸檔，同時在企業內部還需要做好電子簽章以及影像系統的集成，可以說事務操作系統涉及整個合同的方方面面，具有較高的職能執行權力。統計分析層的主要職能是對合同進行多維度、多角度的全面分析，主要目的是對合同運行過程中的各種風險進行識別，并評估合同模板的使用效率情況和簽訂情況，這樣有助于整個企業的交易以及財務報告得到有機的整合，保證相關工作人員能夠做出正確的決策。風險管理層基于操作層以及分析層之上開展工作，主要是對各種風險進行處理和預防，在出現風險后，風險管理層還需要對風險進行評審，做出相應的風險應對措施，這樣才能達成合同全生命周期的管理最終目標。

4 結論

合同全生命周期管理的最終目的是從各個時機開展合同的綜合管理，企業在運行過程中與合同有極為密切的關聯，企業的整體運行以合同的溝通、簽署以及執行作為主線至上而下逐層進行分解。企業需要科學地對合同的全生命周期進行管控，能夠幫助企業發現在合同執行以及運營過程中存在的問題，促進企業的發展，對于企業的信息化發展來說有十分積極的意義，這樣能夠使企業的風險管理得到促進，使企業的創造質量得到提升。

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