加強房產登記檔案信息服務能力建設的探索

張媛媛

【摘要】本文先介紹了房產登記檔案的基本特征，主要包括真實性、動態性、專業性;又分析了房產登記檔案信息服務過程中所存在的不足之處，包括房產檔案信息管理工作的重視程度不高、工作人員專業能力及綜合素養較低、對房產檔案信息管理缺乏信息化手段等;最后通過加強服務意識、提高工作人員的專業技能和綜合素質以及增強檔案信息服務水平等方面論述了強化房產登記檔案信息服務能力的重要舉措。

【關鍵詞】房產登記檔案;信息服務能力;信息化建設;探索途徑

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.30.

現階段，隨著人們生產生活水平的提升、城市化建設的逐步完善，使得房地產行業也得到了突飛猛進的發展。與此同時，由于房地產登記檔案信息數據逐漸增多，相關工作人員在實際管理服務過程中也出現了諸多問題。基于此，本文結合房產登記檔案信息的管理現狀，給出了相應的解決辦法，希望能夠通過一系列創新型管理方式來提升對房產檔案信息的管理成效，從而為廣大人民群眾提供更高水平、高質量的服務。

1、房產登記檔案的基本特征

1.1真實性

工作人員在進行房產登記檔案管理過程中，需要將工作期間的各項管理內容加以記錄和總結，并且還應該嚴格按照實際狀況開展相應的記錄工作，以保證房產檔案信息的準確性，主要包括房屋建筑實際面積、具體位置以及產權人等相關信息，這樣一來，如果發生產權糾紛問題的話，可以為相關人員提供有效的憑證，由此可見，房產登記檔案具備一定的真實效果[1]。

1.2動態性

動態性作為房產登記檔案的基本特點之一，對檔案的實際管理工作具有重要的影響作用。在現實管理過程中，房產檔案在基本形成以后，其各項信息會隨著實際狀況發生相應的改變，如信息產權人發生變更、房屋受到損壞等，這些因素都是很容易發生變化的。由此可見，房產檔案的相關信息也是在不斷發生不同程度的改變，具有一定的動態性。需要注意的是，盡管房產檔案信息存在變化現象，但是工作人員在進行變更與記錄期間應務必確保信息的真實性和準確性，如此一來，才能夠更好的發揮房地產檔案的相關作用[2]。

1.3專業性

房產檔案管理需要具備較強的專業性，其主要體現在以下兩個方面：第一，房產登記檔案作為專業化的房地產部門，是房地產權登記管理期間所形成的關鍵信息記錄;房地產權屬登記工作是依照法律條例開展的，具有一定的法律規范作用，在管理期間，由于房產檔案數量較多、工作任務比較繁重、政策性相對較強，從而使得相關房產檔案信息管理工作的專業性能較強。第二，與其他檔案管理不同，房產登記檔案管理在內容以及形式上具有特殊性。內容：主要記錄的是相關房產具體位置、基本情況、實際面積等，大部分所運用的都是專業術語;形式：結構趨于規范化，以表格式、填寫式為主，且專業性十足[3]。

2、房產登記檔案信息服務過程中所存在的不足之處

2.1對房產檔案信息管理工作的重視程度不高

在實際開展工作期間，由于領導以及管理人員對房產檔案信息管理的認知程度不足、重視程度不夠，導致相關房產檔案管理工作發展與建設停滯不前。例如，一些從事房產檔案管理的工作人員法律意識相對薄弱，在進行管理期間更加重視當前的經濟效益，不能夠使用發展的眼光看問題，忽視了進行房產檔案管理的長遠利益，導致房產檔案管理的投入與使用資金不足、配套設施相對落后，進而降低了檔案管理的工作成效，具有一定的安全隱患。檔案管理者配備不合理，并沒有按照相關規定比例要求標準配備管理人員;檔案管理隊伍的年齡結構存在老化問題，經常出現檔案信息資料收集困難、歸檔不及時等問題，導致管檔人員面臨諸多歷史遺留的檔案管理問題[4]。

2.2工作人員專業能力及綜合素養較低

目前，由于房地產檔案數量呈現逐漸上升趨勢，使得管理方式也逐漸趨于規范化，與此同時，傳統形式的管理手段已經不符合當前房產檔案管理的基本要求，專業性、規范化的檔案管理模式已經屬于當下房地產管理當中的一種常態，因此，則更應該加強對相關工作人員進行教育與培訓，只有這樣才能夠提升檔案管理的服務水平。然而，在實際工作期間，由于檔案管理者的文化水平參差不齊，專業理論知識以及實踐操作技能等方面均不足，不能滿足現階段開展房產檔案管理工作的基本需求，導致實際工作效率有所下降。除此之外，由于沒有對相關工作人員定期開展培訓與教育，導致其管理意識和觀念比較落后、缺乏綜合性管理技巧，不能夠借助相應的信息化技術來進行房產檔案管理，致使相關管理工作具有較高程度的滯后性。

2.3對房產檔案信息管理缺乏信息化手段

在傳統模式的檔案管理當中，受管理技術以及應用設備等條件影響，導致相關工作人員對信息采集要求標準相對低下、數據資料不夠精準和完善、信息化建設能力不足。由于基礎性工作不夠規范化和標準化，對檔案信息管理造成了不良影響，使得信息使用率有所降低，并且還存在較為嚴重的安全隱患問題。不僅如此，房地產檔案管理的軟件設施不夠獨立和健全，由于受其他信息系統影響，使得檔案管理具有較高程度的實用性和開放性，致使檔案管理工作發展受到一定的限制，信息化建設存在安全阻力。

3、強化房產登記檔案信息服務能力建設的重要舉措

3.1提升對房產檔案管理工作的重視程度，加強服務意識

為了更加高效率的開展房產檔案信息管理工作，要求相關單位以及工作人員應不斷加強對外部環境的適應程度，并積極對自身功能做好相應的調整和完善，以此來更好適應社會發展建設趨勢，科學、有序地組織房地產檔案管理相關工作，對檔案管理者的思想意識以及工作觀念加以更新和優化，并在此基礎上適當學習關于檔案管理的法律法規、強化服務意識，進而增強對檔案信息的服務管理能力。其中，具體加強服務意識和服務能力的內容主要有以下幾個方面：第一，應率先調整服務方法，及時摒棄傳統模式的服務意識，變“被動受理”為“積極主動”，需要充滿熱情的為廣大人民群眾進行服務，在特殊情況下，也可以適當提供相應的上門服務;在進行檔案管理與服務期間應充分運用檔案信息，以保證工作的合理性。第二，將現有的房產檔案信息加以完善和優化，實行量化和細化管理方法來組織相應的檔案信息管理工作，充分結合實際客觀情況，促使相關檔案的法律法規以及標準制度具備較強的科學性和可操作性，如此一來，才能夠更好的解決檔案管理工作中的各項問題，進而形成完整、系統的檔案服務管理機制。第三，逐漸轉變當前階段的服務意識觀念，培養超前服務理念;積極開展調研活動以及論證分析活動，全面了解關于檔案管理的相關規律以及制度標準，充分發揮創新意識和實踐精神，以保證檔案管理工作擁有更高標準的服務能力。第四，為了增強檔案管理工作人員的服務觀念以及管理意識，相關單位可以組織一系列培訓活動。例如，從思想意識層面著手，積極宣傳房產檔案管理的重要意義，讓相關員工從根本上意識到檔案管理的重要價值，以此來強化服務意識和服務理念;定期對檔案管理人員的具體服務意識加以考核評定，根據實際考核結果給予相應的獎勵與懲戒，針對服務意識優良、且具備較高水平管理理念的工作人員，應給予物質獎勵以及精神獎勵;針對服務意識較差、且管理觀念尚且不足的工作人員應采取相應的懲罰措施，并加強對此類人群的教育與培訓，以增強相關人員的綜合服務水平。所以說，相關單位應時刻遵循“以人為本”的服務準則、堅持“用戶至上”的服務理念，這樣才能夠切實提高檔案管理的綜合成效。

3.2開展教育與培訓，提高工作人員的專業技能和綜合素質

由于房地產檔案管理與服務工作的綜合性能較強、且信息化應用技術要求標準較高，所以應及時打造一支專業化的管理隊伍，以提升檔案管理的總體成效。其主要內容以及具體實施方式有如下幾點：第一，在進行管理團隊構建與組織期間，應綜合考慮相關工作人員的專業知識能力、綜合素養以及年齡結構等諸多方面，要求從事檔案管理的工作者不僅需要掌握基本的檔案管理業務知識和實踐操作能力，還需要熟練應用計算機進行檔案管理與服務，這樣的話，則會在一定程度上提升整個房產檔案管理隊伍的實際水平，進而增強檔案館的綜合服務能力。第二，應結合現階段的實際發展狀況，建設全面的人才選拔體系，引入更多的專業化人才。例如，在進行人才選拔期間，針對應聘人員需要對其專業知識以及技能加以考核評定，并在此基礎上重點考察應聘者的責任心以及綜合素養，擇優選取相關人才，進而提升檔案管理的綜合水平。除此之外，還需要針對管理干部開展相應的培訓工作，創建優質的業務交流與溝通環境;及時將檔案干部培訓與教育、溝通交流等事項納入到相關選拔任用管理規劃方案之中，以此來提升整個檔案干部團隊的綜合素質，有利于提高房產檔案信息管理與服務的實際工作效率以及工作質量。

3.3應用信息化建設方式，增強檔案信息服務水平

為了適應當前階段社會發展趨勢，房產檔案管理應積極強化信息化建設水平，轉變傳統模式的管理意識，實施創新型管理方法，以此來增強檔案服務能力、完善檔案管理水平。基于房產檔案的信息化建設，應對其加以統一化管理，運用 “由散到整”的管理方式來完成統一化管理。當各項數據信息均已經采集完畢之后，要求相關工作人員應針對數據信息進行仔細分析和比對，并且在此基礎上做好數據資源整合和統一，其主要包括以下內容：基本文件格式、基礎技術要求標準以及相關工作規范等，在符合以上各項指標的基礎上，將數據信息納入系統中心加以統一管理。除此之外，還應該引進專業化的檔案信息化建設人才。例如，針對檔案信息化處理、檔案軟件開發建設等內容引入相關專業的技術人才，如此一來，則可以在熟練掌握并運用現代化先進技術的基礎上，高效地管理房產檔案業務，有利于進一步增強房產檔案信息化的實際建設水平。與此同時，在進行房地產檔案信息化建設過程中，還需要做好相應的安全管理工作，對房產檔案基本信息進行加密，并且建立與之對應的檔案數據信息備份以及信息異地備份等，以此來有效提升相關房產檔案信息的安全效果。不僅如此，在一些需要面向社會的服務環節中，應合理把控開放權限以及開放程度，如開設檔案信息的訪問權限、瀏覽權限以及下載權限等;針對一些重要的檔案信息，應做好相應的安全管理，利用信息化技術設置專業化的訪問權限、建立完整的密鑰認證管理機制，以進一步確保房產檔案信息的安全程度以及穩定效果，更高標準的保證廣大人民群眾的房產檔案信息資料具有安全性。

結論：

綜上所述，在進行房產登記檔案管理期間，相關單位應積極開展加強服務意識、提高工作人員的專業技能和綜合素質以及增強檔案信息服務水平等工作，以從根本上提升房產檔案管理人員的綜合服務水平。

參考文獻：

[1]林燕杰.加強房產登記檔案信息服務能力建設的探索[J].黑龍江檔案，2020（06）：105.

[2]李瑞平.房產檔案數字化管理出現的問題及對策[J].黑龍江科學，2020，11（21）：146-147.

[3]李寧.房產登記檔案信息服務能力建設探究[J].科技創新導報，2019，16（03）：195+197.

[4]紀明鴻.從不動產統一登記到房產檔案歸屬問題引發的思考——以太原市為例[J].現代物業（中旬刊），2018（12）：20-21.