論物業公司內部控制存在的問題及對策

譚靜 重慶華宇第一太平戴維斯物業服務集團有限公司

引言

現如今社會經濟飛速發展，在國民生活水平提升的同時，物業管理也迎來了全新的發展空間，使得物業公司在近幾年飛速發展。從當前的物業管理行業發展情況來看，還有一部分物業公司的內部控制依舊存在一定的缺陷，內部控制管理模式較為落后，進而阻礙物業公司的長效發展。正是由于內部控制問題，使得物業公司發展受到阻礙，物業公司必須要進一步完善自身的內部控制工作，提升內部控制水平，進而為物業公司尋找合理有效的發展途徑。

一、相關概念與理論基礎

（一）內部控制

內部控制隨著時代的不斷發展與進步，也在逐漸更新自身的內涵，以往內部控制主要作為公司管理的概念之一，主要是指企業的管理層從當前的實際運營狀況出發，逐步增強各項財務報告的可靠性，并且保證企業的生產經營能夠在合法的范圍之內，為了達成以上目標，進而通過相關程序開展相應的工作，稱之為內部控制。但是隨著企業的實際運營現狀以及管理情況，國家針對內部控制的內涵也進行了相關的調整，內部控制是以實現控制目標為宗旨，由企業全體員工共同完成，進而通過內部控制保證各項經營管理活動順利展開，同時還能夠保證資金的安全，并且可以完善企業的財務報表，進而促進財務信息更加真實有效，幫助企業實現自身的發展戰略。

內部控制包括諸多內容，主要有五個方面：控制環境；風險評估；控制設計；信息溝通；信息監督。內部控制在公司內部中的發展需要遵循五個原則：全面性；重要性；制衡性；適應性；成本效益。通過逐步完善企業的會計信息資料，進而加強會計信息資料的真實性，進而保證企業在安全的內部環境基礎之上展開生產經營活動，也便于審計工作的開展。

（二）物業公司內部控制

內部控制對于物業公司后續發展至關重要，主要在以下幾個方面產生重大影響：其一，在資金控制方面，內部控制工作會影響到物業公司的資金完整性，還包括多種經營收入方面的一些管控，并且內部控制工作的好壞還會影響到資金的安全性；其二，在庫存物資控制方面，內部控制工作還會影響到物業公司的庫房管理制度，通過內部控制可以逐步完善物業公司的庫房管理制度，同時還能夠加強對實際物資庫存的全面了解程度，進而實現權責統一；其三，在材料控制方面，內部控制對物業公司的物資采購工作的監管產生影響，通過內部控制工作可以保證各項程序按照規范運行，并且逐步實現采購工作的透明化，同時還能夠篩選合格的供應商，保證材料質量；其四，在運行損耗控制方面，在物業管理行業當中，公司運行中水電費用占比較大，同時電梯設施設備、強弱電，公區維修費用占比也較高，而通過內部控制可以及時完成這方面的核驗工作，并逐步完善相關的審批制度，進而合理控制物業公司的成本支出[1]。

通過內部控制工作可以保證物業公司的資金實現合理運作，確保資金能夠按照計劃使用，進而實現財務管理對資金的管控。物業公司想要推動內部控制工作逐步完善并且能夠落到實處，必須要加強對基礎性工作的重視，并積極建立相關的規章制度，全面提升管理人員的專業素養。除此以外，物業公司的內部控制工作還需要重視用戶反饋，通過對反饋信息的全面分析，找到當前管理工作當中所存在的問題，進而制定出具有針對性的對策，提升物業公司的服務質量。所以物業公司應當建立用戶反饋信息采集制度，保證用戶反饋通道順暢，進而積極接受用戶的監督。

二、物業公司加強內部控制建設的意義

在當前物業公司發展的進程之中，必須要重視公司的內部控制建設，因為通過建設內部控制能夠有效地為公司后續發展提供源源不斷的動力，并且內部控制工作也是強化物業公司成本管理的基礎，對加強內部控制建設具有重要的示范意義。

（一）提高物業公司的財務管理水平

物業公司的財務管理工作在細項上包括資產管理（固定、臺賬管理、票據管理），資金安全會涉及前臺收費管理、應收賬款、收繳率方面的催收等。在當前的企業發展過程之中，關鍵的是要加強自身的財務管理與內部控制工作，科學合理的內部控制建設可以強化企業對財務的掌控，管理好小區業主的大修基金與公區收益，所以需要通過加強內部控制建設提升企業的財務管理水平。除此以外，在財務核算與監督工作之中，也離不開內部控制建設工作，在物業公司當中形成完備的內控系統，通過合理的內控系統能夠為財務核算工作提供充足的保障，進而使得內控建設工作在企業中發揮巨大的作用。所以要在物業公司之中建立企業完備的內控系統，通過對財務核算加強保障，進而促進財務核算工作更加科學合理，提升物業公司的財務管理水平[2]。

（二）加強物業公司對市場發展的預測

強化物業公司的內部控制工作，不僅能夠更加科學地預測市場發展方向，還能夠更好地完成物業公司的財務計劃，所以內部控制建設工作具有重大的意義。現如今，在物業管理行業當中競爭越來越激烈，所以物業公司的當務之急就是提升自身競爭力，進而在市場競爭中實現自身更好的發展。通過強化物業公司的內部控制建設，可以推動財務計劃更為科學，這樣就能夠幫助物業公司在復雜的市場競爭當中，依舊能夠找到合理準確的發展方向，進而實現物業公司更好的發展。

（三）強化物業公司對資金的管理

強化物業公司的內部控制建設，能夠進一步加強對資金的管理，進而提升物業公司的資金利用率，加強資金使用的合理性，減少資源的浪費，實現利益最大化。在物業公司的運營中，資金管理工作屬于核心部分，同時也是公司發展的主要動力，在保證資金科學管理的前提下，能夠有效促進物業公司實現合理運行。通過強化物業公司的內部控制建設，能夠幫助公司領導層更加深入地了解資金管理工作，并且能夠全面地研究和分析公司的資金管理，及時掌握資金使用狀況，進而在決策工作當中對資金進行合理配置，從而加強資金的使用合理性。

三、物業公司內部控制現狀及存在問題

（一）控制環境不健全

根據當前的市場經濟形勢，物業公司的發展戰略基本符合社會發展的方向，但是在內部管理工作當中，主要將精力放在各項業務的實際發展上，從而忽略了對于內部控制的具體應用，所以導致物業公司對職能部門的控制程度降低，同時也使得內部控制工作缺少應變性。除此以外，當前的物業公司內部組織結構還不夠合理，尤其是在機構評審方面，主要是由領導組成評審小組，而員工的參與度較低，并且員工代表比例較低。除此以外，在物業公司文化上面，通常對于文化建設方面不夠重視，并且在文化建設上員工參與度也不高，也沒能夠配套相應的員工道德獎懲制度，所以物業公司的文化建設方面較為薄弱。

（二）監督體制不完善

在內部控制工作中，監督體系能夠發揮重要作用，因此，物業公司應當重視自身的監督體系建設。但是在現實工作之中，大部分物業公司沒能夠在制度和體制的建設上投入足夠的精力，即使是在日常工作之中審計部門也沒有完全履行自身的職責，表現為工作效率較低。從物業公司的體制上來看，主要是由于監督體制不夠完善，大部分物業公司即使設置了監督部門，但是監督部門卻沒有完全履行自身的職責，導致相關的監督制度沒有得到落實。由于物業公司的管理事務繁雜，使得審計工作會受到各種因素的影響，進而阻礙審計工作的正常運行，導致物業公司經營效率大大下降[3]。

（三）管理型人才缺乏

物業管理行業的競爭歸根到底就是人才的競爭，物業公司想要在市場競爭當中獲得更好的發展，就需要加強自身的人才隊伍建設。由于物業管理行業不需要過高的技術要求，所以準入門檻較低，因此物業公司的從業人員文化素質不夠高，并且年齡較大。而且社會公眾對于物業管理行業存在偏見，認為物業公司主要負責清潔、用電等瑣碎事情的管理工作，所以物業公司吸引不到更多的年輕人加入，導致整個物業管理行業人才較為匱乏。并且物業管理工作并非僅僅是處理瑣碎簡單的管理工作，在掌握相關物業服務知識的基礎之上，還需要了解相關的人力資源、財務等方面的知識，并且為了更好地面對小區用戶進行服務，物業管理人員還應當具備較好的溝通能力。但是在實際當中，物業公司急劇缺乏這種管理型人才，進而對物業公司的發展形成了一定的阻礙。

四、完善物業管理公司內部控制的策略

（一）建立健全控制環境

想要更好地完善企業內部控制工作，只有健全的控制環境才能夠幫助物業公司逐步完善自身的內部控制工作，還需要結合外部環境，并根據公司的服務對象制定相應的服務標準。通過提升用戶滿意度，進而逐步推動各項業務展開，首先，要有意識地建立起業主和服務企業間的關系，了解用戶的實際需求，并加強與服務企業的聯系，進而提升小區用戶的滿意度。物業公司主要起橋梁作用，協調業主與服務企業之間的關系，然后將主要的精力放在小區住宅管理工作當中，營造舒適良好的住宅環境。其次，還需要逐步改善物業公司的管理環境，逐步優化物業公司的組織結構，對組織結構實行系統性優化，并且需要在物業公司當中建立信息交流平臺，并落實負責人的職責，保證物業公司的服務工作更為細致，進而加強內部控制工作的實效性。最后，物業公司還需要將員工的業績內容加入內部控制建設工作，進而通過績效考核，加強員工對于內部控制建設的積極性，進而保證內部控制建設工作落實在物業公司的所有部門當中[4]。

（二）完善內部監督審計體系。

想要逐步完善物業公司的內部監督體制，必須要從內部審計體制著手建設，尤其是對于大型的物業公司，想要完善自身的內部審計體制，不僅要在總部招攬專業人才開展管控審計工作，還應當派遣相應的專業人才到分公司開展培訓工作，進而使整個公司的審計工作更為科學，并且由于專業人才的加入，也能夠使得審計工作更為專業。而對于規模較小的公司，可以免去派遣專業人才的環節，但是也應當招聘專業人才進行內部監督審計工作，同時還應當保證對監管部門形成權力制衡，不僅要開展審計部門的監督，物業公司還需要進行反向監督。

（三）重視對管理人員的培養

物業公司想要實現進一步的發展，就必須要重視人才的作用，人才是企業生存和發展的關鍵。因此，面對當前內部控制工作所存在的眾多問題，公司必須要引進更高素質的管理人才，進而充分解決相關的問題。通過改良內部控制工作的環境，能夠有效加強全體員工的內部控制意識，并且物業公司還需要通過培訓工作，加強員工的素質培養，從而可以幫助物業公司更好地實現內控目標。與此同時，物業公司很應當規定各部門開展培訓活動，每個部門都需要制定相應的培訓計劃，通過培訓活動幫助所有員工能夠掌握更多的技能，并且在培訓活動當中逐步增強員工的責任意識。除此以外，物業公司還可以建立起自身的企業文化，通過企業文化建設增強員工凝聚力。如此一來，通過各種手段加強管理人員的素養，進而實現物業公司的更好發展[5]。

結語

綜上所述，隨著時代和經濟的發展，物業管理行業也隨之不斷進步，而在物業公司飛速發展的同時，管理工作當中所存在的諸多問題也開始逐漸顯現。而內部控制工作正好可以解決這一問題，并通過內部控制提出具有針對性的解決對策，推動物業公司實現管理水平的進一步發展。