破解中小設計企業(yè)信息化建設難題

文｜劉國慶 齊剛

企業(yè)信息化就是企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術，通過信息資源的開發(fā)和利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策的效率和水平，進而提高企業(yè)經(jīng)營效益和企業(yè)競爭力的過程，其核心就是降低成本和改善管理水平。

中小勘察設計企業(yè)是指人員規(guī)模在200 人以下，業(yè)務主要以方案及施工圖為主的設計企業(yè)，與中大型設計企業(yè)的主要區(qū)別是人員規(guī)模少、業(yè)務范圍窄、管理體系相對不健全、管理人員少等。

一、中小設計企業(yè)信息化的現(xiàn)狀

通過走訪了300 多家中小設計企業(yè)發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)使用的信息平臺有QQ、微信、企業(yè)微信、飛秋、釘釘?shù)鹊龋襁@些平臺優(yōu)點在于使用廣泛、難度低、對外交流無障礙。但也有一些致命的缺點，如：無法支撐企業(yè)生產(chǎn)質(zhì)量管理需要，生產(chǎn)過程中的校對、審核、審定、電子簽章等環(huán)節(jié)無法做到有效管理，造成事后扯皮、推諉。無法支撐更專業(yè)應用，比如圖紙、模型在線打開、在線批注等，這些專業(yè)應用在設計過程中需要經(jīng)常用到。設計過程數(shù)據(jù)無法有效保存，大量有價值的設計中間版本無法統(tǒng)一管理，為后續(xù)設計修改、服務工作造成障礙。

有一小部分超前的設計企業(yè)建立了內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，但基本都不完善，構建完整的生產(chǎn)管理系統(tǒng)、經(jīng)營管理系統(tǒng)、辦公自動化管理系統(tǒng)的企業(yè)不足10%。

二、中小設計企業(yè)信息化需求特點

通過走訪300 多家中小設計企業(yè)發(fā)現(xiàn)，中小設計企業(yè)對信息化的需求主要有以下幾點：

（1）注重提高生產(chǎn)效率，避免重復工作。

（2）操作要簡單，學習難度要低，最好是不需要專門培訓直接可以上手使用的“傻瓜式”產(chǎn)品。

（3）低成本、無需專業(yè)維護。中小設計企業(yè)一般沒有專門的機房和計算機維護人員，所以系統(tǒng)最好由第三方進行維護。

（4）功能模塊化，隨時可增可減。企業(yè)可根據(jù)自己的業(yè)務需求急迫程度靈活選擇功能模塊，像搭積木一樣搭建自己的企業(yè)管理系統(tǒng)。

（5）注重外部互聯(lián)，協(xié)同工作。因為中小設計企業(yè)很多項目都無法獨立承擔，需要大量外部資源協(xié)作，所以需要軟件開放性好。

（6）需要移動辦公，需要支撐異地辦公、在家辦公的需求。

（7）重點關注設計管理、產(chǎn)值、工時、電子簽章等實用功能，通用企業(yè)管理需求不迫切。

三、中小設計企業(yè)信息化的難點

難在觀念上。多數(shù)中小設計企業(yè)仍愿意停留在舊有的管理模式中，并不感覺到信息技術會帶來什么樣的成效，大多設計企業(yè)在面對生存的壓力、資金緊缺的情況下很難讓他們拿出精力和金錢來投入企業(yè)信息化建設。

難在專業(yè)性強、管理協(xié)作要求高。圖紙、模型、設計策劃、設校審、電子簽章等等這些都是基本要求。想通過直接采用通用產(chǎn)品如：企業(yè)微信、釘釘?shù)龋茈y真正滿足使用要求。

四、設計企業(yè)信息化解決方案

隨著互聯(lián)網(wǎng)、云技術的飛速發(fā)展，信息技術也發(fā)生了深刻的變革。新的信息技術給我國的中小設計企業(yè)信息化及數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來了機遇。中小設計企業(yè)可以采用互聯(lián)網(wǎng)SaaS 模式構建自己的信息系統(tǒng)，這種新模式不再像傳統(tǒng)模式那樣花費大量投資用于硬件、軟件采購和人員聘用，只需要支出一定的租賃服務費用，通過互聯(lián)網(wǎng)便可以享受到相應的硬件、軟件和維護服務，享有軟件使用權和不斷升級。公司不用再像傳統(tǒng)模式一樣需要大量的時間用于布置系統(tǒng)，多數(shù)經(jīng)過簡單的配置就可以使用。這無疑是廣大中小設計企業(yè)信息化最具效益的建設模式。

基于中小設計企業(yè)的業(yè)務特點，建議從以下幾個方面構建中小設計企業(yè)信息系統(tǒng)：

1.設計項目管理與經(jīng)營管理

專門服務于企業(yè)快速協(xié)作、簡單管理的輕量級產(chǎn)品。

經(jīng)營與項目管理協(xié)作專門服務于各類團隊（包括初創(chuàng)團隊、分子公司、設計所、臨時組織等），既可以為設計生產(chǎn)協(xié)作提供方便，圍繞任務分工、設計輸入、設計編制、校審互提、變更協(xié)作、成果交付等設計事務進行業(yè)務處理及溝通協(xié)商。也可以對合同、收款、開票、費用等經(jīng)營事務提供登記、查詢、統(tǒng)計分析等簡單管理。所有溝通協(xié)商過程中產(chǎn)生的信息、文檔、圖紙和數(shù)據(jù)都被留存下來，做到事事可留痕，事事可追溯。

該產(chǎn)品既可以在團隊的內(nèi)部使用，也可以和外部聘用人員、分包團隊、協(xié)作單位等一起跨組織跨地域使用，符合很多設計企業(yè)借助互聯(lián)網(wǎng)技術手段進行戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的需要。

2.電子簽章協(xié)作管理

一次提交，電腦全自動簽字蓋章,省下時間可以再多做幾個項目。電子證章類信息由系統(tǒng)集中管理，設計人員只需專注于圖紙的設校審本身，圖紙審查更便捷，并且多人都能同時參與，提升生產(chǎn)質(zhì)量，降低項目安全隱患；分公司提交的電子簽章審批，線上直達總院，并且圖紙審查過程清晰可控。

3.專業(yè)圖紙、模型線上協(xié)作

服務于設計企業(yè)與設計方、施工方、業(yè)主方、政府部門等各類組織和個人，以文檔、照片、圖紙、BIM 模型等為對象，通過實時在線會商形式，進行跨組織、隨時隨地溝通討論的一款專用產(chǎn)品。解決設計企業(yè)與施工代表、設計代表、監(jiān)理代表、業(yè)主代表針對施工現(xiàn)場發(fā)生的工程變更、問題整改、技術交底等相關圖紙、文檔的在線溝通、協(xié)商。

解決設計企業(yè)日常辦公及經(jīng)營事務中領導、辦公人員、管理人員等針對公文、函件、請示報告、紀要、合同、協(xié)議、投標文件等進行在線討論、協(xié)商。能夠在設計企業(yè)人員頻繁出差難以湊齊的情況下，組織在線評審會議，如生產(chǎn)過程中針對項目的設計方案、設計條件、成果等進行的會議評審。

4.企業(yè)日常辦公協(xié)作與管理

基礎協(xié)作面向設計單位，可以解決非生產(chǎn)業(yè)務的日常辦公管理。利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術，解決日常辦公過程中各類管理事務、事項隨時隨地的與部門內(nèi)部人員溝通與協(xié)作。可以滿足人與人的溝通；滿足多人建立工作圈的溝通與協(xié)作；滿足有計劃時間節(jié)點要求的任務組的建立與成員之間的協(xié)作、溝通；滿足總承包企業(yè)內(nèi)各類審批、審核、簽收、簽報的管理與協(xié)作；滿足針對文檔的在線協(xié)作；滿足各類文件、設計圖紙、施工規(guī)范、資料的網(wǎng)上存儲；滿足在線打卡等日常辦公的工作需要。