基于區(qū)塊鏈技術(shù)的電子檔案管理策略

劉娣

摘要：信息化已經(jīng)成為辦公室工作的必然趨勢(shì)，也是現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)提高工作效率的主要途徑。從實(shí)踐中觀察電子檔案管理的改革，其主要方向是以區(qū)塊鏈技術(shù)為基礎(chǔ)的。本研究選擇了基于區(qū)塊鏈技術(shù)的信息資源管理、技術(shù)管理和服務(wù)管理三個(gè)方面電子檔案管理策略。主要論述了電子檔案信息資源的整合利用、技術(shù)管理的提升措施和創(chuàng)新服務(wù)管理體系的路徑。

關(guān)鍵詞：區(qū)塊鏈技術(shù);電子檔案;工作效率;管理策略

1 引言

隨著電子檔案管理方式的改變，許多不同類型的管理系統(tǒng)得到了開發(fā)和廣泛應(yīng)用。隨著技術(shù)利用率的不斷提高，基于區(qū)塊鏈技術(shù)的電子檔案管理也實(shí)現(xiàn)了管理質(zhì)量的提高，在通信接口和多設(shè)備關(guān)聯(lián)方面得到了較好的發(fā)展[1]。例如，用“新思維”推進(jìn)電子檔案管理實(shí)踐[2]。同時(shí)，我們要不斷適應(yīng)和改變管理戰(zhàn)略。

基于區(qū)塊鏈技術(shù)的電子檔案管理，最大的效果體現(xiàn)在“數(shù)據(jù)”上[3]。使用計(jì)算機(jī)管理信息，共享了諸如個(gè)人信息管理、計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作、信息檢索和人機(jī)交互等研究領(lǐng)域的關(guān)注點(diǎn)和方法。以區(qū)塊鏈技術(shù)為載體，加大公共性信息建設(shè)。首先，借助網(wǎng)絡(luò)查詢技術(shù)的便捷性，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，不斷推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化，為用戶查詢電子檔案信息數(shù)據(jù)提供便利。在此基礎(chǔ)上可以有效提高人們對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度;其次，借助新媒體技術(shù)開展檔案管理的網(wǎng)絡(luò)宣傳。例如，借助流行的新媒體軟件，如QQ、抖音和微博等，可以不斷加深高校等群體對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知，推動(dòng)信息檔案管理狀況不斷改善。

電子檔案管理對(duì)信息科學(xué)的核心子領(lǐng)域（如信息行為、信息組織和個(gè)人存檔）以及與之密切相關(guān)的領(lǐng)域（如管理信息系統(tǒng)）也具有廣泛的重要性，為了進(jìn)一步說明電子檔案管理的重要性并開始提出未來的研究方向，我們希望通過對(duì)這些主題的討論，激發(fā)讀者對(duì)其進(jìn)行研究，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理研究的潛在價(jià)值。

2 基于區(qū)塊鏈技術(shù)的電子檔案管理措施

2.1 技術(shù)管理推廣措施

在技術(shù)管理層面，電子檔案管理可以滿足風(fēng)險(xiǎn)防范要求，并借助計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)來提高安全管理水平。但由于一般安全防范，無法進(jìn)一步優(yōu)化技術(shù)管理培訓(xùn);因此，建議嘗試對(duì)專業(yè)軟件制作人員進(jìn)行培訓(xùn)。前提是根據(jù)現(xiàn)階段不同組織所使用的系統(tǒng)的具體操作流程設(shè)置相應(yīng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)，并根據(jù)綜合評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行改進(jìn)。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，我們需要增加計(jì)算機(jī)和其他媒體工具之間的聯(lián)系。例如，除了一般的掃描，您可以建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和添加專門的數(shù)據(jù)交換平臺(tái);通過引入類似的聊天工具，防止可能出現(xiàn)多份拷貝，增加下載或?qū)С龊蟛荒軓?fù)制的下載頁面。

2.2 服務(wù)管理創(chuàng)新措施

基于區(qū)塊鏈技術(shù)的電子檔案管理需要各種設(shè)備的連接，在新形式的技術(shù)電子檔案管理中，要注重“更新”，根據(jù)不同部門的需要，設(shè)計(jì)多個(gè)對(duì)接入口，提供便利;在導(dǎo)出和下載方面，各部門都需要作保密工作。要完成這項(xiàng)任務(wù)，除了技術(shù)支持外，還需要從服務(wù)端入手，將其轉(zhuǎn)化為滿足多個(gè)部門需求的形式，減少重復(fù)工作。企業(yè)應(yīng)樹立電子檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，加大相關(guān)投入。第一，企業(yè)相關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)人要有推進(jìn)信息化建設(shè)的意識(shí)，高度重視電子檔案的信息化管理，并在這方面實(shí)施資金投入;其次，檔案管理信息化建設(shè)需要軟硬件技術(shù)的支撐，必須以新媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，推動(dòng)軟硬件設(shè)施的不斷完善。硬件設(shè)施如掃描儀、打印機(jī)等，軟件設(shè)施如文件管理系統(tǒng)。完善的軟硬件設(shè)施能為企業(yè)電子檔案信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)和技術(shù)支撐;第三，要不斷推進(jìn)提升部門檔案管理人員的水平，特別是運(yùn)用新媒體技術(shù)的水平，為此必須開展相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)。

2.3 功能模塊設(shè)計(jì)措施

對(duì)相關(guān)申請(qǐng)人的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估和評(píng)分。綜合評(píng)估后，將給出相應(yīng)的成績(jī)排名，供考官參加考試。每份文件副本，為確保申報(bào)材料的安全，系統(tǒng)為管理人員提供手工副本和自動(dòng)備份兩種模式。提高了對(duì)決定因素的理解。從對(duì)電子檔案管理行為的影響研究總結(jié)，我們可以合理地得出結(jié)論，需要進(jìn)一步的研究來理解和支持這些因素。諸如職業(yè)特征、任務(wù)和信息類型、操作系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)素養(yǎng)、空間能力和個(gè)性風(fēng)格等因素還沒有很好地理解，但可能在用戶如何努力或成功管理他們的文件方面發(fā)揮了重要作用。甚至在用戶如何管理文件方面，兩種操作系統(tǒng)之間的原則性差異也沒有明確說明。默認(rèn)的電子檔案管理表示風(fēng)格在不同的操作系統(tǒng)之間是不同的，這似乎會(huì)影響最近使用的文件的檢索，盡管它們具有明顯的影響，但并沒有出現(xiàn)在電子檔案管理研究的前沿。

系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，根據(jù)各系統(tǒng)的功能及相互關(guān)系，對(duì)本系統(tǒng)的功能模塊進(jìn)行設(shè)計(jì)。組織操作包括重命名、創(chuàng)建子文件夾、創(chuàng)建快捷方式、符號(hào)鏈接或硬鏈接、歸檔（例如，下載然后移動(dòng)到一個(gè)更永久的位置）、直接復(fù)制或粘貼、直接移動(dòng)或剪切和粘貼，以及刪除。這通常是使用文件夾層次結(jié)構(gòu)完成的，動(dòng)機(jī)多種多樣，包括給用戶一個(gè)文件保存的位置，并幫助他們理解、總結(jié)、分組和維護(hù)文件的概述，這反過來有助于記憶有關(guān)文件組織，以便他們可以稍后檢索。與共享文件和文件夾的交互包括共享它們或讓它們與您共享，然后執(zhí)行通常的存儲(chǔ)、組織和檢索任務(wù)，這些任務(wù)受到共享這一事實(shí)的影響。共享文件可能是一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單和單一的行為，例如，當(dāng)用戶出于個(gè)人目的或規(guī)避機(jī)構(gòu)訪問控制政策或困難的軟件交互。然而，這可能是共享信息空間和組織需求之間的復(fù)雜協(xié)商，從而導(dǎo)致文件分散在多個(gè)位置或服務(wù)上。無論是通過信息素養(yǎng)分析，還是通過系統(tǒng)透明度直觀地理解。用戶通常不理解文件、數(shù)字內(nèi)容、可以對(duì)文件執(zhí)行的操作，這些操作何時(shí)合適或可靠，以及誰擁有并可以訪問文件。因此，未來的系統(tǒng)不僅應(yīng)該更快，實(shí)現(xiàn)更大的生產(chǎn)力，而且應(yīng)該更簡(jiǎn)單，既可以實(shí)現(xiàn)更準(zhǔn)確和更容易的電子檔案管理。

3 結(jié)論

通過以上的系統(tǒng)分析，我們可以了解到電子檔案管理的重要價(jià)值在于思維的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用。因此，在未來區(qū)塊鏈技術(shù)帶來了研究電子檔案管理的整體變化趨勢(shì)。它不僅可以促進(jìn)現(xiàn)有成果的使用，還可以完善“內(nèi)容管理”，完善我們的管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

[1]于歡歡，程慧平.區(qū)塊鏈技術(shù)在國(guó)內(nèi)電子檔案管理中的應(yīng)用研究述評(píng)[J].檔案與建設(shè)，2021，{4}（05）：27-33.

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[3]劉越男.數(shù)據(jù)管理大潮下電子文件管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策[J].北京檔案，2021，{4}（06）：4-9.