八個字助你做好會議紀要

宗萍

撰寫會議紀要是辦公室的日常工作之一，也是辦公室工作人員的基本功。在工作中，寫好會議紀要有“八字訣”可循。

一、求“快”。時效性是會議紀要的最大特點。很多重要工作都要在會議結束后馬上落實，因此，會議紀要的撰寫、報批、印發一定要迅速，一般會議三至五天內印發紀要，重要緊急會議當天印發或隔天印發。我們平時要做好基礎工作，準備好各種會議的紀要模版，程序化填充文字內容。

二、求“準”。準確性是會議紀要的基本要求。首先，內容要準。會議議定的重要事項比如經費、時限、責任人等一定要準確翔實地記錄下來，不能有任何出入。其次，用語要準。參會人員在討論或講話中，對一些專業術語、專有名詞可能一帶而過，說的是不規范簡稱或俗稱，應在撰寫紀要時注意核對訂正。最后，記錄要準。紀要撰寫人員要全程參會，做好錄音和記錄，核對好參會人員，對于一些大型會議，經常會有“替會”情況發生，要以簽到情況為準記錄參會人員。

三、求“實”。會議紀要不需要華麗的辭藻，只要求原原本本記錄會議召開情況和議定事項，清晰簡練、準確平實，不能摻雜個人感情和看法。對于報領導討論決定的會議事項，一般只將最后議定的結果寫入紀要，不必記錄討論過程;對于傳達重要會議、文件或領導指示的會議事項，要抓住重點，避免空話套話，凡能從其他文件、資料中查到的內容一般不寫，只寫會議提出的要求和部署，使沒有參加會議的人看了紀要也能了解會議情況。

四、求“全”。要對會議進行全面的記錄，最忌丟項落項或多項。特別是有的會議可能會根據需要臨時加入一些議題或部署一些任務，要注意完整地寫入紀要。為便于撰寫和查閱，應當按照一事一標題或一段的格式撰寫，順序應按議題的重要程度和類別進行排列。

五、會“借”。在使用資料上要敢借、會借，一般來說，對于順利通過的議題，會議材料的請示事項就可以借用為會議紀要的決定事項，領導講話的主要提綱可以借用為會議紀要的強調（要求）內容，有選擇性地把會議材料借用為紀要內容，實際上是一個對資料進行收集、篩選、提煉、組合的過程。

六、會“改”。所謂改，就是在“借”的基礎上對部分材料進行再加工，這個過程不可或缺。比如，領導在會上脫稿部署工作、提出要求時，可能會講得過于詳細、層次稍顯不清、前后略有重復，在這種情況下，要對會議記錄進行修改加工，再寫入會議紀要，既體現領導真實意圖，又符合會議紀要準確務實的基本要求。

七、會“報”。會議紀要初稿寫成后，如何報領導批準也是一門學問。首先要廣泛征求意見，避免出現方向性錯誤，須向事項匯報部門、涉及部門和會上提出反對意見部門的主要領導征求意見，涉及重要大額資金使用的必須征求財務部門意見，視情況征求宣傳、人事、紀檢監察等部門意見。完成這些基礎工作，才能逐級上報審批。

八、會“用”。會議紀要批準后，要特別注意發揮其作用。一要正確確定報送范圍，參會人員和單位都要報送，再視會議內容，報送有關部門閱知或在一定范圍內公開。二要與督辦工作做好銜接，由相關人員將紀要中有關任務梳理成待辦事項進行督辦。三要做好存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀要在報送的過程中可能會由相關部門、領導進行多次修改，一定要存檔領導簽字確認的最終版本。此外，充分利用信息化手段，單位內部的會議，不涉密的可在單位內網發布。

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