淺談辦公室文書檔案管理效率提升對策

王海玲

摘要：目前，我國辦公文書檔案管理存在一些問題和不足，文書檔案信息作用發揮存在“跟不上趟”情況。此外，文書檔案管理在企業日常工作管理中處于基礎性地位，隨著企業運營管理體制、工作內容不斷發展變化體現出企業發展軌跡和各項基本的信息，對于企業的持續健康發展有著積極的指導意義。因此，需要對文書檔案管理中出現的問題進行分析，提出有針對性的解決措施，不斷改革完善管理體制與運行機制，推動辦公室文書檔案管理工作的深化。

關鍵詞：辦公室;文書檔案;管理效率;提升對策

1 引言

文書檔案資料能夠充分反映出企業單位各部門的實際發展情況，翔實記錄企業的發展歷史，有助于企業單位管理層對歷史經驗進行總結、反思，明確企業后續的發展方向。基于此，對于新形勢下做好辦公室文書檔案管理工作有著重要意義。

2 辦公室文書檔案管理中出現的問題

2.1 檔案管理制度有待完善

新形勢下，企業單位的文書檔案管理對文書檔案管理人員的素質和硬件設施提出了更高的要求。在這種情況下，辦公室文書檔案管理部門要想有效提高文書檔案管理綜合水平，就必須要從文書檔案的管理人員與硬件設施等方面進行全面提升。但就目前的調查研究顯示，在企業的文書檔案管理過程中，一些企業并未重視文書檔案管理制度的重要性，在這種情況下辦公室文書檔案管理缺乏制度的約束，導致在文書檔案管理過程中經常會出現盲目性、無序性的問題，從而造成了辦公室文書檔案管理人力資源的浪費，同時對企業的文書檔案管理效率也產生了一定的不利影響。

2.2 管理水平過低

在新形勢下，企業管理層應結合行業前景和各部門業務發展的實際，對文書檔案管理活動進行深入分析。但是，現階段，企業單位的檔案管理人員將主要的時間、精力放在了文書檔案資料的保存方面，這種管理模式極為封閉，導致不同時期企業單位的檔案管理人員依循相同的規范要求處理各類文書檔案資料，并未依照新形勢的時代特征、企業單位各項業務的實際情況，開展具有針對性的檔案管理工作，沒有結合企業的實際需求制定系統的檔案管理工作規劃，也未能有效落實各項工作細節，這在一定程度上降低了企業單位的檔案管理水準，未能有效發揮文書檔案資料的功效，沒有充分利用文書檔案資料的優勢，無法為企業單位提供有力的支持。

2.3 檔案管理人員素質有待提升

在辦公室文書檔案管理方面，一些管理者缺乏管理意識，只注重紅頭文件的管理，對一些未編碼或一般性文件的管理重視不夠。因未細致記錄收文及與其對應的相關文件，特別是無須正式上報的文件，這類文件往往留在經辦人手中，不及時歸檔，無法保障檔案完整性，不利于辦公室文書檔案的管理與利用。主要表現為：收集文件與上報資料處理時，業務部門個人經辦的文件歸檔不全，檔案完整性難以保證;檔案管理人員不能深入介入業務部門工作，難以了解收文和上報文件的關系，也無法保證歸檔文書的正確性與完整性，檔案和文件利用價值蕩然無存。

3 辦公室文書檔案管理效率提升對策

3.1 完善檔案管理制度

企業要完善文書檔案管理的相關制度，切實落實文書檔案管理的各個環節，制定科學合理的制度保障，實行統一規范管理，約束工作人員的行為規范，提高文書檔案管理的整體效率。當前許多企業缺乏文書檔案管理的相關制度，這是由于企業的領導層面不重視文書檔案管理的相關工作，對于文書檔案管理的知識和法律不了解，這就需要企業領導積極學習文書檔案管理的相關理論和法律，提高對文書檔案管理的認知，進而積極組織優秀的文書檔案管理人員來共同構建文書檔案管理機構。另外，文書檔案管理工作需要進行細分，明確文書檔案管理的流程和細節，明確文書檔案管理的注意事項和標準，最大程度地發揮文書檔案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的文書檔案管理制度是非常必要的，可以真正起到約束工作人員的目的。

3.2 注重信息化建設

在新形勢下，隨著互聯網技術、計算機技術和信息技術的飛速發展以及移動智能終端的廣泛普及，各行各業對管理活動的信息化要求也逐漸提高，這就迫使企業單位在開展文書檔案管理活動時，應積極引入信息化技術手段。企業單位應根據時代背景，行業發展狀況以及企業各業務流程的實際情況，逐步引入先進的技術手段，建立并完善檔案管理系統，進一步增強文書檔案管理活動的有效性、合理性、科學性。借助檔案管理系統，輔助管理人員開展文書檔案管理活動，制定詳細的工作計劃表;在規定時間內逐步使用電子文書檔案替代原有的紙質文書檔案，對文書檔案進行統一儲存。同時，對于重要的檔案資料，企業單位的檔案管理人員應同時進行電子文書檔案與紙質文書檔案管理，進而確保文書檔案資料的完整性，提高檔案管理質量。為進一步適應新形勢的特點，提高文書檔案管理水準，為企業單位的經營發展提供有力支持，企業單位管理層要高度重視信息化建設，積極引入信息化技術手段，轉變傳統的管理理念，提高檔案管理水準，促進企業單位的穩定、長久、可持續性發展。

3.3 提高人員專業素質

首先，檔案管理人員需要有較強的專業能力，有扎實的專業管理知識，并能熟練地將其運用于辦公室文書檔案管理中。要注意知識與技能的結合，提高檔案管理核心能力。此外，檔案管理人員也要在工作中體現主動性，養成良好的職業習慣，而企業要為他們提供培訓的機會，從階段性績效目標與業務能力指標出發，形成專項培訓計劃。這樣檔案管理人員才能在最短時間掌握新知識、新本領，能夠高效投入到辦公室文書檔案管理工作中。第二，檔案管理人員也要注重提高自己的綜合素質，主要反映在工作態度、敬業精神、責任感和使命感等方面。檔案管理人員要認識到信息化背景下文書檔案管理要求，主動創新文書檔案管理工作方法，為促進企業的發展奉獻力量。

4 結束語

綜上所述，辦公文書檔案管理對于企業來講是一項比較專業性、復雜性的工作，要想完善辦公室文書檔案綜合管理工作，就必須確保檔案的完整性與安全性，切實發揮文書檔案的價值。要引進專業化的檔案管理人員，制定相應的檔案管理制度。同時，檔案管理部門還要樹立創新意識，提高檔案管理效率和水平，使企業的檔案綜合管理向著專業化、制度化、規范化的方向發展。

參考文獻：

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