對(duì)檔案管理的幾點(diǎn)思考

楊立娜

摘要：隨著現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)水平的不斷提升，以往傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)明顯不能適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，因而機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對(duì)檔案管理工作引起重視，從管理內(nèi)容上進(jìn)行優(yōu)化和改善，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)建新型的檔案管理模式，加大資金投入引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)施，并充分利用信息技術(shù)，將信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的提高，實(shí)現(xiàn)其長遠(yuǎn)發(fā)展。因而本文主要對(duì)檔案管理展開思考，從而達(dá)到高效性檔案管理工作的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：檔案管理：思考：機(jī)關(guān)事業(yè)單位：信息化

前言：

機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作背負(fù)著巨大的社會(huì)責(zé)任使命與公共職能，而檔案部門是機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要的管理部門，是把控信息數(shù)據(jù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，包含大量的信息數(shù)據(jù)，其管理質(zhì)量受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作質(zhì)量雖然呈現(xiàn)上升趨勢(shì)，但仍有很多不完善的地方需要管理人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行思考，對(duì)存在的問題及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化改革，并且要圍繞檔案管理意識(shí)，管理人員專業(yè)素養(yǎng)，檔案管理模式，檔案管理設(shè)施等方向展開思考研究，從而有效的提高檔案管理的工作質(zhì)量。

一、加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

要想有效的提升檔案管理工作質(zhì)量首先就要加強(qiáng)管理人員的檔案管理意識(shí)，檔案在政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到巨大的作用，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展起到?jīng)Q策性作用，但是在目前階段，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理不夠重視，這就導(dǎo)致檔案管理工作無法得到有效的提升，由于檔案管理工作性質(zhì)不同于其他部門，無法為單位帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理有所忽視，從而管理人員對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理工作松散，最終導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，所以，需要領(lǐng)導(dǎo)起到帶頭作用，充分了解檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，提高對(duì)檔案管理的重視程度，轉(zhuǎn)變管理人員對(duì)檔案管理工作的固有觀念，提高檔案管理工作意識(shí)，從而有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量。俗話說的好，要想火車跑的開，就要火車頭來帶，而領(lǐng)導(dǎo)就是火車頭，只有從根本上提高對(duì)檔案管理重視程度才能更好的帶動(dòng)其他管理人員，樹立正確的管理觀念，加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)其他部門與檔案管理部門的聯(lián)系，定期舉行相關(guān)性質(zhì)的普及檔案知識(shí)的活動(dòng)，提高全員的重視程度[1]。

二、提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)

提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)也是提高檔案管理工作質(zhì)量的有效方法之一，從管理人員實(shí)際出發(fā)，針對(duì)目前管理人員在檔案管理工作中的狀態(tài)展開有效的提升策略。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，人們意識(shí)到信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢(shì)，使得信息技術(shù)的應(yīng)用越來越加廣泛，在一定程度上推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展，而信息技術(shù)也應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，可以起到提升工作人員的工作效率，有效的提高管理人員的工作質(zhì)量的作用。但是隨之而來的問題也相應(yīng)的涌現(xiàn)出來，現(xiàn)在很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員年齡較大，不能很好的使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備，導(dǎo)致信息技術(shù)在檔案管理工作中不能完全發(fā)揮作用，所以單位要根據(jù)部分管理人員的這一特點(diǎn)定期開展相關(guān)的技能培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，另一方面就是新入職的管理人員對(duì)工作內(nèi)容并不熟悉，很容易造成失誤的現(xiàn)象，對(duì)管理工作造成一定的難度，面對(duì)新入職的管理人員，要發(fā)揚(yáng)傳幫帶精神，經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員教授新入職的員工工作方法和技巧，新入職的管理人員教授年紀(jì)較大的管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)，做到靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，通過互相學(xué)習(xí)有效的提高整體檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)[2]。

三、革新檔案管理模式

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行革新，創(chuàng)建新型的管理方法，從而有效的提高檔案管理工作質(zhì)量。在以往的檔案管理工作開展過程中，使用傳統(tǒng)的管理模式一方面無法有效的保存檔案，尤其是部分紙質(zhì)檔案，非常容易受到潮濕、腐蝕、酸化導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受損，達(dá)不到保存的價(jià)值，喪失了良好的精神文化，另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理模式查閱檔案困難，很難從眾多的檔案中查詢需要的內(nèi)容，無法及時(shí)的對(duì)其他部門工作起到參考作用，在一定程度上降低了其他按部門工作的效率。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理人員要做到將信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行合理的結(jié)合，利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備作為載體，信息技術(shù)為主要支持手段，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建新型的管理模式，將檔案內(nèi)容錄入檔案管理系統(tǒng)中，通過搜索關(guān)鍵字查詢檔案內(nèi)容，提高其工作效率，有效的延長檔案的保存期限，提高檔案管理工作的質(zhì)量，而且通過信息技術(shù)與檔案管理工作的融合可以有效的減輕管理人員的工作量，提升管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源遠(yuǎn)程共享，打破以往的地點(diǎn)限制，做到隨時(shí)隨地查閱檔案內(nèi)容[3]。

四、加大資金投入力度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要適當(dāng)加大資金投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)施，從而更好的推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，俗話說的好，巧婦尚且難為無米之炊，更何況是檔案管理人員呢？所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加大資金的投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)施，在目前階段，管理設(shè)施主要分為硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。針對(duì)硬件設(shè)施來說，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等智能設(shè)備，是運(yùn)用新型管理模式的主要前提，也是信息化檔案管理工作的主要載體，是創(chuàng)新檔案管理必不可少的設(shè)施，除此之外，還需要對(duì)工作區(qū)域進(jìn)行合理的劃分，建立單獨(dú)的閱讀室、檔案室、管理辦公室等。對(duì)于軟件設(shè)施就是相關(guān)的管理系統(tǒng)，由于檔案人員不具備信息技術(shù)能力，所以只能向外進(jìn)行引進(jìn)管理系統(tǒng)，并且需要定期的維護(hù)和更新，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷提升檔案管理質(zhì)量。

總結(jié)：

檔案管理是一項(xiàng)極其重要的工作，對(duì)個(gè)人對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位有著重要的影響，是社會(huì)長期實(shí)踐的記錄形式，也是對(duì)社會(huì)發(fā)展、政治工作的真實(shí)放映，前人栽樹后人乘涼，而檔案就是前人歷經(jīng)無數(shù)心血的結(jié)晶，具有一定的學(xué)習(xí)價(jià)值，可以很好的推動(dòng)后來人學(xué)習(xí)進(jìn)步，而檔案管理是檔案的有效保障，其管理質(zhì)量至關(guān)重要，相關(guān)的管理人員要對(duì)檔案管理工作展開思考，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作踐行提升，從而有效的提高檔案管理的工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]符詩晗.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（10）：103+190.

[2]趙津華.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（10）：13-15.

[3]李永萍.關(guān)于機(jī)關(guān)檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].內(nèi)蒙古水利，2020（11）：71-72.