疫情背景下的檔案數字化管理路徑分析

張麗梅

一、引言

新冠肺炎疫情防控檔案是國家打贏疫情防控阻擊戰的重要基石，同時也為未來總結歷史經驗留下真實寶貴的記錄。一旦相關檔案缺失將會造成社會記憶的缺失，從而影響后續疫情防控工作的科學化、有序化開展。但是從目前檔案管理的實際情況來看，疫情檔案管理是一項非常繁重、復雜的工作，由于人工操作的隨意性，檔案存放無序，檔案核查時間成本極高。因此，在疫情背景下，面對龐大、繁雜的檔案數據，急需將信息化、數字化融入到檔案管理中去，增強現有檔案數字化管理水平，實現在提高檔案管理工作效率的同時，也便于后續的信息檢索查詢，以及不同地區之間的信息互傳、經驗分享，從而大大提高檔案管理工作的有效性和準確度。

二、疫情防控檔案數字化管理的主要特征

疫情防控檔案數字化管理，主要是借助于現代信息技術，把在開展新冠肺炎疫情防控工作過程中形成的記錄資料轉化為數字檔案信息，并將其以電子信息形式進行存儲，通過現代信息通信技術實現檔案數字存儲與信息共享的一種檔案管理方式[1]。本次新冠肺炎疫情是一次突發公共衛生事件，一旦發生就需要快速響應，其無法預測和不確定性等特點給檔案管理帶來了較大難度。在抗擊重大疫情工作時，數字化檔案管理通過大量檔案資源庫群、檔案用戶群、檔案信息資源處理中心所構成的完整服務系統，實現對于綜合檔案館數字檔案信息資源的高效管理，具有快速響應、跨地區跨單位調用檔案、精準提供檔案利用等諸多特點。

相對于傳統檔案管理，疫情防控檔案數字化管理具有以下幾方面優勢：

首先，數字化管理開啟了檔案的電子化管理、網絡化管理及自動化管理，使得其檢索檔案的速度非常快，遠遠超越手工檔案檢索，從而實現疫情背景下檔案部門的快速響應。

其次，借助于現代信息技術，數字化管理把疫情防控中形成的具有多種價值的不同門類與載體的資料進行數字信息分類、歸檔。同時由于信息存儲空間小、信息傳輸速度快，可借助于計算機網絡實現共享，即可遠程提供檔案信息利用，能夠滿足疫情發生時跨地區跨部門異地查檔調檔的需求。

最后，信息時代的疫情防控檔案數字化管理不僅可以實現紙質檔案的存儲，而且還可以把圖像、音頻、視頻等各類檔案資料，借助于現代信息技術，對其進行數字化處理以后，以電子檔案的形式對其進行存儲，并對其進行管理、傳輸和利用[2]，從而豐富了疫情檔案的內容，滿足抗擊重大疫情工作對檔案服務的需求。

三、疫情防控檔案數字化管理措施

為合理部署新冠肺炎疫情防控期間的檔案數字化管理工作，檔案部門可從以下四個方面進行優化和改進。

第一，制定和實施疫情防控檔案的數字管理標準，包括材料收集范圍和檔案鑒定標準等。標準化和規范化，是檔案數字化管理的前提和基石。因此只有建立健全各類規章制度，對不同載體、不同門類、不同格式、不同來源的疫情防控檔案均根據統一的標準來進行整理與完善，使其能夠實現統一內容、統一分類以及統一格式。同時要求相關工作人員學習和掌握相關標準要求，才可以推動疫情防控檔案數字化管理走向規范化。

第二，建設新冠肺炎疫情防控專題檔案共享平臺。將分散在不同地區、不同單位的檔案信息集中保管，以減少疫情發生時檔案的共享和不同地區之間的調用成本。通過設計關于疫情防控工作檔案標準的轉換格式、接口、分類方案、安全傳輸網絡等，按“縣級—市級—省級—國家級”逐級建設，使不同用戶根據獨有權限以只讀方式瀏覽疫情防控工作檔案。同時需要提供快速檢索功能以支持不定時的查詢工作，便于對疫情防控工作進行及時把控和參考。

第三，人才隊伍是決定疫情防控檔案數字化管理的關鍵因素之一。尤其是處于疫情防控的背景下，檔案管理隊伍不僅要具備專業的檔案管理知識，專業的信息化技術，同時需要快速的響應能力和完備的知識體系。一方面，在推進數字化管理過程中，要盡早具備人才意識，把優秀人才引進來。另一方面，要持續加強對現有人員業務技能的進修與培訓，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓教育，或者組織相關學術研討、業務交流會議等，積極推動工作人員的教育培訓，以此更好地適應疫情背景下的檔案數字化管理要求。

第四，加強檔案的安全管理。為了確保疫情防控數字檔案資源的網絡安全，必須加強網絡安全建設，啟動網絡安全應急預案，加強網站和檔案存儲的管控，嚴格應對各類網絡攻擊行為，以保證網絡和意識形態的安全。同時，疫情防控數字化管理過程中，必要時投入一定專項資金，加強硬件設施和相關軟件，及時更新數字化檔案管理網絡安全技術，提高數字檔案管理效率，增強網絡化服務，建設符合標準、更加安全的現代化數字綜合檔案館，更好地滿足社會公眾需求[3]。

參考文獻：

[1]李恒英.淺析信息時代下數字檔案館的建設[J].技術與市場，2019（7）：138-139.

[2]王倫. 信息時代綜合檔案室數字化管理問題及對策研究[J]. 辦公室業務， 2019， No.316（11）：40-40.

[3]王文元.淺談檔案館數字化的意義[J].工作指導，2016（12）：174-175.

作者單位：平山縣檔案館