檔案館檔案業務部分外包探究

陳桂玲

一、我國檔案業務外包市場發展現狀

隨著信息技術的迅速發展，越來越多的檔案館開始推進數字檔案館建設，并逐步將檔案整理、保管、掃描和著錄等一些具體業務外包出去。但經過調研分析，這些檔案中介機構和檔案業務外包市場也存在著一些不容忽視的問題。

（一）從需求端看，檔案業務外包需求不斷增長，有望形成朝陽產業

當前，檔案館檔案業務外包逐步成為市場主流選擇。首先，檔案信息化建設需要大量的人力物力投入，單憑檔案館內部的工作人員是難以完成的;其次，檔案館數字化建設需要大量高端硬件、軟件資源，以及大批高素質的專業信息技術人才，而這正是建設數字檔案館所缺乏的;再次，檔案館將部分業務特別是“體力活兒”外包出去，就能抽出更多的精力來研究和完善規劃、管理相關工作，從而在更高層面推動整個檔案事業的發展。可以預見，將來的檔案業務外包市場會日益擴大，立足這一需求的相關檔案中介服務機構也會不斷應運而生。

（二）從供給側看，檔案中介服務機構業務種類少，服務手段比較單一

目前，檔案業務外包多集中于檔案整理、檔案上架、檔案保管等常規方面。然而，檔案數字化加工業務還處在初期階段，如簡單的檔案掃描、著錄等。當前，國家致力于開展數字化建設，大數據、云計算等新技術不斷推陳出新，落實到檔案工作方面，如何提升城建檔案信息化水平，深入挖掘城建檔案潛在價值，如運用OCR技術實現檔案掃描雙層PDF、坐標點提取、檔案數據整合分析等，已成為當務之急。當前，能夠滿足這一需求的檔案信息類中介服務機構較少，同時存在著諸多不足，市場上絕大部分檔案業務中介服務機構還難以承接檔案數字化加工業務。

（三）從規范化看，檔案中介服務機構綜合實力不夠，缺少行業規范

目前，我國大部分檔案中介服務機構經營較為分散，同時存在企業規模小、綜合實力差等問題。不少檔案中介服務機構從業門檻低，工作人員流動性大，專業素質良莠不齊。據了解，一些檔案中介服務機構工作人員多為社會臨時招募，流動性大，僅僅經過簡單培訓甚至不經培訓直接上崗，在整理掃描和著錄檔案過程中，有檔案被損壞甚至丟失的風險。可以說，規模小、實力弱是當前多數檔案中介服務機構的基本狀況，不利于檔案業務外包市場的正常有序發展。

二、檔案館檔案業務部分外包的必要性

（一）在法規方面，國家支持和規范社會力量參與檔案事務

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》。提出：“檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發利用和數字化等服務的，應當與符合條件的檔案服務企業簽訂委托協議，約定服務的范圍、質量和技術標準等內容，并對受托方進行監督。”可以說，積極支持檔案管理事務性工作引入市場機制，以業務外包方式向社會購買服務，集聚社會資源和社會力量，有助于檔案工作降本增效、提高水平。

（二）在技術方面，檔案中介服務機構具有承擔部分檔案業務的服務水平

外部專業化公司通常是所從事業務領域中的技術領先者，有著比傳統組織更敏銳的市場洞察力和技術優勢，他們對所承包的業務施以優化設計、科學運作與管理，并跟蹤最新技術發展，既可不斷更新公司的系統，又能不斷滿足檔案館業務所需。同時，通過外包，促進檔案部門整合各方面的資源，提高工作人員的專業水平和工作效率。

（三）在安全方面，檔案業務部分外包可規避一些潛在的風險隱患

首先，檔案業務全部外包會給檔案部門帶來風險。例如，檔案部門由于過分依賴信息技術服務商，不可避免地放松對核心業務的把控，從而帶來最終受控于服務商的風險。其次，檔案外包還會給項目本身帶來風險。例如，存在檔案信息泄露、損壞或丟失的風險。基于以上風險防控，檔案館檔案業務外包宜采取部分外包的形式，一些重要的核心業務特別是不能提供給普通公民利用的保密檔案業務，只能由檔案館內部可靠人員負責整理與保存。

三、依法對檔案館檔案業務部分外包的建議

（一）分清主次，明確外包項目及其相關要求

部分業務外包的前提是分清主次，確定哪些是核心工作，哪些是非核心工作。可以外包的，只能是一些具體的事務性工作，比如檔案整理、數據著錄等。對于那些具有保密性的檔案信息，在技術處理上一定要慎重對待，一般不宜將其外包。檔案部門還需向檔案中介服務機構明確外包項目及其相關要求，以便于后續工作的高效有序開展。

（二）審慎選擇，與合適的檔案服務機構簽訂技術合同

檔案中介服務機構的選擇尤為重要。其選擇標準大致可包括五個方面的內容：

一是檔案中介服務機構的專業實力和項目管理水平，以及其所具有的資質。

二是檔案中介服務機構所開發的軟件或其他信息技術產品的性能。

三是該檔案中介服務機構的社會評價。

四是該檔案中介服務機構的報價及其與其他信息技術提供商報價的比較。

五是該檔案中介服務機構的品牌和信譽。

因城建檔案大部分涉及國家秘密，在檔案外包過程中，應嚴格做好保密工作，建立健全保密制度，同檔案外包公司簽訂保密協議。同時要求其在嚴格做好保密工作的同時，做好防火防盜防丟失等工作，切實保證檔案安全。

（三）全程監督，保持與檔案中介服務機構的實時溝通對接

在檔案業務外包過程中，為保證工作順利高效開展，檔案館和檔案中介服務機構應相互支持、積極溝通，及時協調解決工作中的困難和問題，共同推進城建檔案建設高質量發展。以青島市城建檔案館為例，積極同檔案中介服務機構溝通，定期召開工作會議，對其工作中存在的難點、痛點和堵點，及時協調解決。同時，定期檢查，如為保證檔案安全，要求其增加攝像頭，以及完善檔案管理制度，開展檔案安全培訓并將制度上墻。

（四）核心控制，充分發揮內部技術人員的保障作用

檔案部門應嚴格控制核心技術，確保對數字檔案館建設的全權控制。同時，應加強業務培訓，培養業務骨干，提升人員素質和業務能力，避免完全受控于外包商。以青島市城建檔案館為例，為做好數字檔案館建設工作，檔案館建立健全了檔案信息制度，充實了專業人員，從社會上擇優選擇了合作的外包維護公司，先后主導建設完成城建檔案管理系統、城建檔案在線接收系統等，正在探索推進檔案全生命周期管理系統、地圖查檔等，避免受制于外包商。

（五）建設隊伍，提高檔案部門對信息技術的學習和創新能力

以城建檔案館建設數字檔案館為例，建設數字檔案館，需要大批專業技術人才，如檔案、計算機和工程等專業技術人員。一方面，檔案部門要定期開展業務培訓，加強對專業技術人員的培養，提升他們的專業素質。如現在青島市地鐵檔案移交和接收工作，已全部采用離線包的方式，對檔案人員信息技術能力提出了更高要求，加強信息技術培訓及業務學習非常重要，不管是檔案館人員還是建設單位，都要重視人才培養，熟練掌握歸檔流程及地鐵檔案的歸檔內容。另一方面，檔案館應大力引進專業人才，充實人才隊伍力量，吸引一批具備計算機專業知識、檔案知識和工程知識的年輕人才，推動城建檔案事業高質量發展。