基于層次分析法的檔案利用策略研究

趙帥

一、引言

2021年1月1日起施行的最新《中華人民共和國檔案法》第一章第一條規定“……有效保護和利用檔案……制定本法?！辈⑶以诘谒恼聦ｉT對于各項關于開發公布工作進行規范，提出“國家鼓勵檔案館開發利用館藏資源……”的條款。這體現了國家對于檔案開發利用工作的思路和基本框架。以此為依托，如何構建適應新時期檔案開發利用工作的策略，成為檔案館開發利用部門值得深入思考的問題。由于檔案保密與開發矛盾的存在，客觀上造成了檔案開發利用工作的不系統、不協調。如何科學地評價檔案開放、開發、利用的價值，并在此基礎上建立其開發策略，筆者認為，層次分析法是一個有效的方法。

二、影響檔案利用因素的分析

美國運籌學家、匹茲堡大學教授T.L.Saaty，在20世紀70年代提出層次分析法（Analytic Hierarchy Process， AHP），這個方法最初用于解決投資效果評價問題，后來隨著1977年在第一屆國際數學建模會議上AHP方法的推廣，能源系統分析、城市規劃、道路建設規劃等越來越多的領域用到AHP方法[1]。這一方法的基本原理是將問題層次化，根據問題的類型和最終要實現的目標，將問題分解為不同的因素，并且將這些因素聚類，構成一個多層次的遞階分析結構模型，進行問題的分析。因此，對于模型內在因素的分析與分類，是層次分析法的首要步驟，是整個模型的邏輯起點。

對于影響檔案開發利用的因素來講，其包含眾多復雜的因素，按照視角的不同，這些因素可以分為人力、物力、財力的，物質方面、能源方面、信息方面，內部的、外部的，國內的、國外的等等諸多方面。對這些因素的分析，有助于總結各歷史時期對于檔案利用的情況，為當下制定檔案利用策略提供科學的探索依據。

從內部原因來看，影響檔案利用的因素有開發人員水平、開放程度、檔案密級、開發利用設備、檔案開放場所、檔案利用法規等各種方面。從外部原因來看，檔案利用人群需求的變化、社會的檔案意識、經濟文化發展水平、技術條件的變革等同檔案利用有著密切聯系，同樣對于檔案利用工作有著深刻的影響。因此，各個時代檔案利用環境的變化，社會對于檔案利用意識的強弱，以及檔案部門自身管理水平，影響著檔案利用的實際效果。

綜上所述，有眾多因素間接或者直接地影響著檔案利用的水平和效率。如何科學地評價各因素的作用，確立各因素的影響程度大小，以便為檔案利用策略作參考，需要進一步的探討。

三、層次分析法在檔案利用中的應用

層次分析法是 “在對復雜的決策問題的本質、 影響因素及其內在關系等進行深入分析的基礎上， 利用較少的定量信息使決策的思維過程數學化，從而為多目標、多準則或無結構特性的復雜決策問題提供簡便的決策方法[2]?！闭且驗閷哟畏治龇梢詫⒏鞣N復雜問題通過層次劃分，使問題更加有序化，所以它不僅在投資效果評價方面有突出應用，而且被廣泛用于能源系統分析、城市規劃、道路建設規劃等多個方面。

應用層次分析法時，需要將各種有關因素劃分為目標層、準則層和方案層三個層次。其中，目標層一般只有一個要素，它是分析問題的預訂目標或預期實現的理想效果，是系統評價的最高準則。準則層是為了實現目標而涉及的中間環節。方案層是為了實現目標而可供選擇的各種措施、決策方案等，是具體策略的細化。

（一）建立層次結構模型

A層：目標層，以“檔案利用總體效益”為評價的總目標。

C層：準則層，在檔案利用上，檔案學界對于檔案的開放、開發、利用一直作為研究重點[3]，由此可以將準則層分為三個層面。

S層：方案層，筆者從影響檔案利用的各項因素中篩選了五個指標作為評價因子。其中，按照現有研究，對檔案開放、開發、利用影響最大的五個方面有法律法規建設、技術保障、數據資源建設、人員素質、社會經濟環境[4]。

如圖1所示，由此構建出了檔案利用層次結構模型。

（二）填寫判斷矩陣表格

層次結構模型建立后，請專家填寫AHP調查表，這是評價檔案利用效益總體目標的重點。上述表格中，兩兩比較構成評價因子，為了使結果更科學，筆者邀請了10位國內從事檔案利用工作的專家學者、一線工作人員、相關研究方向的研究生分別填寫了判斷矩陣表格。

（三）構造判斷矩陣

根據這10位相關專業人士對于判斷矩陣表格的填寫情況，筆者進行總結，衡量各要素間的標度，最終的矩陣中，每個矩陣位置上的aij，取每份專家表格中相應aij位置上出現次數最多的評價值，對于評價值出現次數無最多的aij位置則聯系專家重新打分，最終構造出四個判斷矩陣。

（四）對四個判斷矩陣進行一致性檢驗

①C1-C3對A的比較矩陣一致性檢驗。

為了度量不同階段判斷矩陣是否具有滿意的一致性，引入判斷矩陣的平均隨機一致性指標RI值。對于1～10階判斷矩陣，RI值見表5。

②S1-S5對C1的比較矩陣一致性檢驗。

③S1-S5對C2的比較矩陣一致性檢驗。

④S1-S5對C3的比較矩陣一致性檢驗。

（五）計算權重值和排序

各個方案相對于目標層的總排序見表6。

通過層次分析法的梳理，影響檔案利用的主要因素及因素的排序便確定了下來。表6給出了五種措施對實現目標的權重向量，根據這個權重向量，可以看出方案4對于實現目標的影響最大，因此是最佳方案。通過定性分析與定量分析，結合二者優勢，使研究影響檔案利用的因素不僅僅停留在感性階段，為檔案利用策略的選擇提供了基本依據。

三、層次分析法下檔案利用策略

（一）檔案利用應堅持檔案開放為主抓手

表6中，C1也就是檔案開放的權重為2.043，這表明了檔案開放對于檔案利用的總體效益的價值最高。在我國，隨著各項檔案信息公開、歷史檔案公開工作的推進，各地檔案開放工作進展迅速，實踐表明，這是很正確的事情，社會組織與公民通過對已開放檔案的利用，進一步擴展其所掌握的檔案資源范圍，同樣也推動著社會對于檔案工作認知度的提升。所以，要想提升檔案利用的整體效益，推動檔案開放是一項重要工作。這是層次分析法的結論，也是實踐經驗的總結。

進一步分析圖6，S3所占權重為2.529，是最高的，這表明，在各項推進檔案開發的措施中，加強數據資源建設是進行檔案開放工作的重要環節，對于檔案利用整體效益的推進也具有十分重要的作用。在檔案開發數據資源建設過程中，要把握資源開放范圍、資源開放權限、數據安全維護、數據質量監管等四個階段的內容，不斷優化數據資源開放的科學性。

（二）檔案利用要統籌兼顧

為提升檔案利用的整體效益，不僅要抓檔案開放，對于檔案開發，檔案的直接利用也應該同時著手。面對檔案利用群體的多元化、檔案利用形式的多樣化、檔案利用效益評估的多角度化，僅僅從檔案開放角度，去推進檔案利用工作是不夠的，根據表6數據顯示，檔案開發與檔案利用占的權重雖然沒有檔案開放占比多，但仍對于整體效益的提升有重要作用，并且從S1到S5的措施作用到C2和C3上時，也是會對檔案利用整體效益有很大影響。因此，需要建立以檔案開放為主，兼顧檔案開發和檔案直接利用的思想，堅持三方面同時入手，充分認識三方面之間的聯系與價值，并將三者的研究成果充分融合，形成檔案利用科學的指導方案。就目前來看，檔案部門對于三者之間關系重要性的認知尚待提升，加強三者之間統籌安排，是當前制定檔案利用策略的重點之一。

（三）推進方案層各要素協調發展

以建模為基礎，層次分析法將檔案利用系統各要素分解為獨立的組成部分，通過三個層次的劃分，從方案層出發，認識了檔案利用系統的性質。從表6之可以看到，盡管各要素之間的權重有所差異，方案層各要素與準則層各要素的配合對最終目標的實現有差異，但是，這并不是強調抓好一方面其余的就可以放棄，而是說在說明這些措施實施的重點與順序性。這些措施，不僅都對最終目標的落實有積極影響，而且把握好他們實施的順序，這樣對于最終目標的實現會起到事半功倍的作用。以S3數據資源建設為例，數據資源建設對于檔案開放的重要性要大于檔案開發和檔案的直接利用。在實際操作中，就應當首先建立檔案開放數據庫，對于檔案開發工作和檔案利用工作中數據庫的使用，就可以直接用檔案開放數據庫的資源。而對于檔案利用工作，就需要優先挑選合適的檔案利用工作人員，通過這樣時間上的差異化安排，再加上各方面工作的優先順序的安排，對于最終檔案利用整體效益的實現，就有很大的益處。

（四）根據具體實際調整方案的布局

盡管層次分析法對如何提升整體檔案利用效益有很清晰的量化表示，各因素對檔案利用總體效益的影響有重要性的排序，但是，各地各部門檔案利用工作實際情況的差異（如資源占有量的多少，面向受眾的差異，人員配備的差距等），需要檔案部門在實際工作中，根據自己的實際情況，合理協調各因素的實施順序與方式。比如，美國通過盡可能多的開放檔案、在培訓中加強服務意識的培養、積極擴大財政支持等方式，來提升檔案利用的整體效益[5]。而有些國外檔案館則會加強技術手段的引入，輔助開展檔案利用工作[6]。這些例子表明，層次分析法的結果，可以作為提升檔案利用整體效益的一個參考，指導各個地區的檔案工作部門選取適合其采取的策略，但是，在實踐中如何操作，還需要各單位結合自己的實際利用情況，在調查總結的基礎上，合理采用層次分析法的結果，對層次分析法的利用進行調整，最終找到適合本地區的檔案利用方式。

四、檔案利用策略的實施

層次分析法為檔案利用策略的制定提供了基本依據，由于檔案利用工作是具有特殊性的，所以在實施過程中，還需要針對不同的層面制定相應的行動策略。

（一）國際層面

國際層面，需要加強國際間的交流合作，對于檔案利用，要經常性開展研究成果交流，訪問學習等活動;還應該加強國際間檔案利用標準的制定，便于各國可以作為一個共同體，有目標地開展檔案利用工作;國際間設立的檔案利用合作組織，要根據形勢變化定期召開會議，商討檔案利用未來走向，為各國提供參考;國際間合作組織可以設立基金會，獎勵對于檔案利用工作做得好的國家或者有突出貢獻的個人等，以此推進國際范圍內檔案利用工作的積極開展。

（二）國內層面

從國內層面來講，要建立面向檔案利用的保護基金，健全檔案利用工作薪酬激勵機制。建立檔案利用效果監督反饋機制，建立檔案利用專家信息庫，擴大檔案利用工作的宣傳力度，加強對檔案利用人員的培訓，定期組織大規模、全領域的檔案利用工作培訓。

（三）機構層面

檔案利用工作，需要通過各機構之間的具體行動進行落實，各檔案開放、開發、利用機構，要深入調查實際需要，根據實際情況多方論證，尋找適宜進行檔案資源開發的最優面。適時評估檔案利用效益，調整工作方法。建立多渠道反饋機制，保證檔案開放、開發、利用工作始終可以隨著實際情況的變化而不斷優化發展。

（四）個人層面

檔案利用工作，一方面，需要各單位每個工作人員樹立利用服務意識，關心、關注檔案利用現實動向，自覺將工作做好;另一方面，作為檔案利用個體，也要培養檔案意識，樹立檔案利用觀念，共同促進檔案利用工作的持續發展，讓全社會享受到檔案開放、開發、利用工作帶來的優勢。

參考文獻：

[1] Saaty T L ，Kearns K P . The Analytic Hierarchy Process[M].1985.

[2]向陽， 于長銳. 復雜決策問題求解的定性與定量綜合集成方法[J]. 管理科學學報， 2001（2）：25-31.

[3]李財富， 張驍勇. 新時期歷史檔案（下轉57頁）（上接38頁）開發利用研究[J]. 檔案學研究， 2016（1期）：67-71.

[4]袁海波，孟連生. 網絡環境下信息資源共建共享的實踐——兼述國家科技圖書文獻中心的建設與發展[J]. 情報學報（1）：57-62.

[5]張丹. 供給側改革背景下檔案利用與服務優化研究[D]. 遼寧大學， 2019.

[6]Richard G.Anderson，William H.Greene，B.D.McCullough，et al. The role of data/code archives in the future of economic research[J].Economic Methodology，2008（3）：99-119.

作者單位：河北大學管理學院