新時期企業(yè)文秘人員工作中的問題及措施

徐又同

在新的時代背景下，市場競爭愈發(fā)激烈，企業(yè)要想在競爭中脫穎而出，必須提高自身效率，而辦公室的工作對企業(yè)效率具有重要影響。因此，這對辦公室文秘工作人員也提出了更高的要求。辦公室文秘人員不僅需要具備嫻熟的業(yè)務(wù)能力和較高的政治素養(yǎng)，還需要培養(yǎng)自己的全局意識和創(chuàng)新思維，在輔助領(lǐng)導進行管理工作的過程中更好地發(fā)揮自己的作用和價值。然而，目前企業(yè)文秘工作中還存在諸多問題，例如思想觀念陳舊，沿襲早期的工作模式，困囿于日常瑣事，工作積極性不夠，缺乏工作熱情等，難以適應(yīng)新時期對于文秘人員的工作要求。這些問題都將嚴重影響辦公室的工作效率，從而阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，需要挖掘目前企業(yè)文秘工作與新時期發(fā)展要求中不相符的部分，進行分析討論，并提出相應(yīng)的解決方案，這樣才能提高企業(yè)的競爭力，為企業(yè)的發(fā)展貢獻力量。

一、新時期企業(yè)文秘人員工作中存在的問題

1.工作內(nèi)容深度不夠。企業(yè)辦公室文秘是一項綜合性非常強的工作，除了做好上傳下達、溝通協(xié)調(diào)之外，還需要處理企業(yè)各種瑣碎的事務(wù)。目前，企業(yè)的辦公室文秘工作中，大部分人員仍然只注重事務(wù)性工作的辦理，例如打印材料、整理文件、安排會議和行程等，而對更深層次的內(nèi)容，例如企業(yè)的運行狀況、行業(yè)的發(fā)展趨勢等漠不關(guān)心，這就導致了部分工作的表層化、形式化傾向，因而難以給領(lǐng)導提供更有價值和深度的建議。當領(lǐng)導需要做出決策時，文秘工作人員往往無法針對關(guān)鍵問題提出有建設(shè)性的意見和建議，以致難以更大地發(fā)揮自身作用。

2.人員素養(yǎng)參差不齊。由于時代發(fā)展較快，企業(yè)的管理體制和結(jié)構(gòu)也在不斷發(fā)生變化。但由于歷史原因，部分企業(yè)的辦公室人員更迭速度無法滿足企業(yè)的發(fā)展要求，導致辦公室內(nèi)人員素質(zhì)參差不齊。有些人專業(yè)技能跟不上，從而導致工作分配不均勻，專業(yè)技能較強的人工作量和壓力較大，而有的人則較為清閑，這嚴重影響了員工的情緒和工作積極性，長此以往會阻礙辦公室整體的工作效率。此外，在工作過程中，有些文秘人員習慣于根據(jù)經(jīng)驗處理工作，而不是通過最新的技術(shù)和理念解決問題，這也使得文秘工作的質(zhì)量和效率大打折扣。

3.文秘工作得不到重視。如前文所述，新時期文秘工作在企業(yè)中的作用越來越大，除了傳統(tǒng)的上傳下達和溝通協(xié)調(diào)外，還要積極做好資料信息的收集分析工作，熟悉企業(yè)以及行業(yè)的發(fā)展狀況，為領(lǐng)導的決策提供有價值的建議。而現(xiàn)實情況中，許多企業(yè)依舊秉持舊的思想觀念，認為文秘工作就是處理一系列瑣事，沒有使其得到應(yīng)有重視。一方面，領(lǐng)導對文秘人員不夠信任，沒有充分認識到新時期的企業(yè)發(fā)展中文秘工作的重要性，沒有為其提供發(fā)揮能力的機會和空間，導致了人才資源的浪費;另一方面，文秘人員自身也沒有實現(xiàn)思想轉(zhuǎn)變，對自身工作的價值認可度較低。

4.隨意性較大。文秘的主要工作是服務(wù)領(lǐng)導，協(xié)助完成領(lǐng)導安排的日常事項等。盡管如此，文秘的服務(wù)工作也不是盲從領(lǐng)導，而要從企業(yè)在行業(yè)中的發(fā)展為出發(fā)點和落腳點，對收集的信息進行有效整合，科學系統(tǒng)地處理問題，站在客觀角度分析領(lǐng)導的決策，為領(lǐng)導提供最合理的意見和建議，使自己的工作對企業(yè)帶來利益最大化。而現(xiàn)實情況中，許多文秘人員唯領(lǐng)導馬首是瞻，甚至通過阿諛奉承討好領(lǐng)導來博取信任，使得其工作內(nèi)容和態(tài)度隨意性較大，完全取決于領(lǐng)導個人判斷。

二、解決措施

1.加強理念創(chuàng)新教育。針對文秘工作深度不夠、隨意性大以及人員缺乏熱情等問題，通過對文秘人員進行理念創(chuàng)新等方面的教育培訓，促使其實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，認識到自身工作的價值和重要性。幫助文秘人員樹立大局意識和超前意識。作為文秘人員，在做好領(lǐng)導安排事務(wù)性工作的同時，需要從企業(yè)整體出發(fā)，觀察企業(yè)的運行狀況、了解行業(yè)發(fā)展趨勢，并充分利用互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)等技術(shù)，形成自己獨到的見解，為領(lǐng)導提供更加豐富全面的參考，輔助領(lǐng)導做出最佳的決策。在此過程中，自己的價值得到了更好的體現(xiàn)，也更有利于企業(yè)的長期有利發(fā)展。

2.健全完善人員招聘與退出機制。針對文秘人員素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象，加強工作中的督促與考核，健全完善人員招聘與退出機制。根據(jù)崗位要求，招聘具有相關(guān)教育背景或工作經(jīng)驗的、能夠勝任崗位責任的人員，對部門歷史遺留問題及時處理。對在崗人員的工作完成情況進行階段性考核，考核結(jié)果優(yōu)良的可以給予相應(yīng)的獎勵，對于考核不合格的給予警告、罰款乃至辭退等懲罰。通過合理的獎懲機制，提高文秘人員的工作積極性，并促進人員流動。

3.加強職業(yè)培訓。文秘工作具有較強的專業(yè)性，加之新時期科技發(fā)展的日新月異，導致文秘崗位對工作人員的要求越來越高。文秘工作人員要具備扎實的專業(yè)知識、較強的業(yè)務(wù)能力以及學習能力，才能夠更好地勝任此工作。因此，企業(yè)應(yīng)加大對文秘工作人員的培訓力度，使其專業(yè)技能得到及時的更新和應(yīng)用，提高工作效率，從而促進企業(yè)發(fā)展。此外，為順應(yīng)時代發(fā)展要求，還需要對文秘人員進行相關(guān)法律法規(guī)的培訓，使其可以更好地把握該行業(yè)在國家發(fā)展中的地位，將企業(yè)的發(fā)展融入到國家經(jīng)濟建設(shè)的進程中，從而更好地實現(xiàn)企業(yè)以及自身的價值。

三、結(jié)語

新時期為企業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的機遇，也讓企業(yè)面臨前所未有的挑戰(zhàn)。如何在競爭中立于不敗之地，是每一位企業(yè)負責人需要考慮的問題。作為企業(yè)中核心部門—辦公室的工作執(zhí)行者，文秘人員在企業(yè)發(fā)展中存在的問題不容忽視。雖然目前的文秘人員在工作中還存在一定的問題，但只要找到問題癥結(jié)所在，“對癥下藥”，通過合理的方法解決問題，就能夠為企業(yè)發(fā)展增添新的活力。