Excel在企業(yè)不同場景中的應(yīng)用

季煉

[摘 要]目前，Excel在企業(yè)中的應(yīng)用相當(dāng)廣泛。無論在職能部門還是業(yè)務(wù)部門，Excel都被視為一款功能強大的數(shù)據(jù)分析工具。文章選取了Excel在企業(yè)應(yīng)用中的三個典型場景，包括新員工入職考試成績分析、資質(zhì)申報人員數(shù)據(jù)分析和企業(yè)客戶分析。通過三個場景的比較分析，文章介紹了Excel在不同場景中的實際運用情況，為員工更好使用Excel對企業(yè)數(shù)據(jù)進行分析提供思路和借鑒，也為日后對員工進行辦公技能的培訓(xùn)提供可操作性的建議。

[關(guān)鍵詞]Excel應(yīng)用;企業(yè)管理;辦公技能

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.27.101

1 引言

憑借諸多優(yōu)勢，如易于操作、兼容性強、功能強大等特點，Excel已成為企業(yè)必備辦公軟件之一。不僅如此，Excel既能配合企業(yè)軟件進行操作，也能脫離軟件單獨進行操作。[1]這些優(yōu)點使得Excel的應(yīng)用受到越來越多人的重視。

然而，在企業(yè)的不同場景中，受制于分析對象、數(shù)據(jù)大小、數(shù)據(jù)類型等因素，對使用Excel的要求是不同的。比如，在人力資源部，Excel表主要用于分析員工的年齡、性別、學(xué)歷等構(gòu)成，會更多使用文本型數(shù)據(jù);在財務(wù)和銷售市場部，Excel表則更傾向于用來分析數(shù)值型數(shù)據(jù)，以判斷銷售額、成本、利潤等要素之間的關(guān)系。因此，有必要對Excel在企業(yè)不同場景中的應(yīng)用進行分析，研究各部門或各崗位的使用傾向，從而幫助員工更好使用Excel，并對員工提升Excel技能提供有針對性的培訓(xùn)。

2 典型場景

場景一：員工入職考試成績分析

顧名思義，員工入職考試成績的分析對象是應(yīng)聘人員的考試成績，以數(shù)值型數(shù)據(jù)為主。由于員工入職考試分為通用和專業(yè)能力測試，因此需要將多門課程的考試成績從不同系統(tǒng)中導(dǎo)出，整合在一張成績表上。再通過加權(quán)計算，形成應(yīng)聘人員的入職考試總成績。最后還需要對總成績進行排序，標(biāo)出未通過通用能力測試的人員。

在本場景中，Vlookup函數(shù)是最重要的分析工具。根據(jù)要求，本場景的操作重點是將多個科目的成績合并到一張Excel表中。因此，在對新員工入職考試的成績進行分析時，可按照姓名欄中員工的姓名，查找出其在不同科目中相對應(yīng)的成績。要注意的是，使用Vlookup函數(shù)前，最好確保從各個系統(tǒng)中導(dǎo)出的分科目成績具有統(tǒng)一的格式，尤其是查找列與被查找列應(yīng)具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)類型。否則，Vlookup函數(shù)就極有可能報錯，以至于無法成功匹配數(shù)據(jù)。

盡管有諸多好處，但在實際操作時，應(yīng)用Vlookup函數(shù)也會有弊端。由于使用員工姓名作為唯一的匹配項，因此，前期應(yīng)聘者在系統(tǒng)中填寫的姓名必須準(zhǔn)確無誤，不能出現(xiàn)空格、錯填等現(xiàn)象。另外，導(dǎo)出成績時，要盡可能確保Excel表中不會出現(xiàn)重名現(xiàn)象。否則，就需要通過人工手動進行匹配。

場景二：資質(zhì)申報人員分析

資質(zhì)申報人員分析要求判定申報人員的性別、年齡、部門、職級等結(jié)構(gòu)，并預(yù)測這些因素對員工申報資質(zhì)意愿的影響。由于員工提交的申報材料中含有身份證信息，因此，可以從身份證中提取相關(guān)信息，結(jié)合部門、職級等要素，對員工的總體申報情況進行分析。

要從身份證中提取信息，必須使用文本函數(shù)，如Mid、Left和Right，其邏輯是從一個字符串中按順序截取一定數(shù)量的字符。在我國，公民身份證號碼由地址碼、出生日期碼、順序碼和校驗碼組成。從身份證號碼中，可以了解所有者的戶籍地、出生日期和性別等信息。[2]使用文本函數(shù)從身份證號碼中提取信息，可以避免因填報者主觀失誤或客觀原因造成的個人信息填報不準(zhǔn)確、不規(guī)范等問題。

然而，使用文本函數(shù)從身份證中提取的只是數(shù)字，必須配合其他函數(shù)才能獲得所需的完整信息。例如，想獲得員工的戶籍所在地信息，可以使用Left函數(shù)從左側(cè)提取兩位數(shù)字，再通過Vlookup函數(shù)與身份證省份編號對照表進行匹配;如果想了解員工的出生日期，要先通過Mid函數(shù)提取代表出生日期的數(shù)字，再使用日期函數(shù)轉(zhuǎn)換成出生日期……總之，如果要從身份證中提取信息并加以分析，就需熟練掌握Excel中使用公式的技巧。

場景三：企業(yè)客戶情況分析

和前述場景不同，本場景的分析對象是企業(yè)客戶。同人力資源分析相比，企業(yè)客戶的分析有兩大特點：一是在部分企業(yè)中，企業(yè)客戶可能多于員工數(shù)量;二是從銷售角度看，企業(yè)客戶的分析更側(cè)重于分析對象的地域分布、所屬行業(yè)等情況。盡管如此，企業(yè)客戶分析和人力資源分析也有相似之處。比如人力資源分析表中通常包含員工的基本信息，如戶籍、出生日期、入職時間、部門等，在進行企業(yè)客戶分析時也會考慮企業(yè)的基本信息，如注冊地、成立日期、首次使用產(chǎn)品時間等。

為更好展示數(shù)據(jù)，本場景中，經(jīng)常會用到數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖來展示分析對象的特征。特別是數(shù)據(jù)透視圖，由于包含柱形圖、餅圖、折線圖、條形圖等多種圖形，可以清晰直觀地反映分析對象的屬性。例如，使用柱形圖可以展示企業(yè)客戶的地域分布，再適當(dāng)調(diào)整標(biāo)簽顏色、形狀效果等格式，輔以排序、篩選等操作，可以使地域分布的展示更為形象，更易于被觀眾接受。除此之外，Excel中的數(shù)據(jù)透視表和透視圖可以和PPT配合，以達(dá)到最佳展示效果。

3 場景分析

如果考慮分析對象、數(shù)據(jù)來源、分析時主要使用的數(shù)據(jù)類型和經(jīng)常使用的Excel操作，可對Excel在以上典型場景中的應(yīng)用情況進行如下比較。

可以看出，在企業(yè)中，Excel的分析對象不只是自然人，還可以是法人;Excel表格的數(shù)據(jù)來源可以是手工錄入，也可以由系統(tǒng)導(dǎo)出。在企業(yè)各部門，Excel分析的數(shù)據(jù)類型以文本型、日期型和數(shù)值型為主，在財務(wù)部還會用到貨幣型或會計專用型數(shù)據(jù)。由此推斷，Excel在企業(yè)中的應(yīng)用有以下趨勢。

（1）應(yīng)用更加廣泛。從人力資源部到財務(wù)部、從生產(chǎn)部門到銷售部門……幾乎企業(yè)的每個部門在日常辦公中都會應(yīng)用Excel。即使同一部門的不同崗位，也會不同程度地使用Excel。比如在人力資源部，績效專員會使用Excel分析績效數(shù)據(jù)，招聘專員會通過Excel表研究企業(yè)的招聘情況并預(yù)判企業(yè)未來的招聘走勢。