智慧校園建設背景下高校檔案管理機制研究

海杰

摘要：為了讓高校檔案管理工作更順利地開展，可以借助大數據打造“智慧校園”。對此，需明確智慧校園及高校檔案管理的基本內容，找出現行檔案管理工作中存在的不足，并分析在智慧校園背景下高校檔案管理機制的構建。針對當前在高校檔案管理中存在的技術不過關、硬軟件建設不到位、檔案管理制度不完善以及安全性需要加強等問題，在智慧校園建設背景下，高校需要從加強硬軟件建設、培訓檔案管理工作者的素養、構建合理的數據檔案內容、構建量化、具體化的檔案管理制度、構建檔案防護體系幾方面入手，提升高校檔案管理工作的質量。

關鍵詞：智慧校園；高校檔案管理機制；研究

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1673-7164（2021）01-0133-02

新時代高校檔案需要高效化管理，不僅收錄和調取高效化，更要挖掘檔案存儲數據背后的價值，進而讓教育或高校管理更加高效準確。就目前來看，高校檔案在存儲和調取方式、檔案內容、檔案管理制度、檔案管理人才等方面都存在一定問題，有必要針對人事檔案的管理工作進行全方位革新。本文將首先分析智慧校園及高校檔案管理的內涵，其次探討當前高校檔案管理中存在的問題，最后根據問題提出相應的對策和建議。

一、智慧校園概述

“智慧校園”理念指的是充分利用大數據的特性以及互聯網技術，用數據來反映教師與學生的教學、科研、管理、校園生活以及其他活動，并運用云存儲、云計算、物聯網等高新技術，充分利用好師生的教學或生活數據，挖掘校園數據背后的價值，構建融合多種高新技術的智慧型、數據化、網絡化、協作型的一體化教學環境，最終目的是用數據來助推教學，讓教學更加先進化，例如，為學生開通“校園一卡通”，可用于借閱圖書，系統給學生推薦合適的類目及借閱時間；也可以用來上課打卡，促使學生學習；還能作為出入校的憑證，加強校園管理。再例如建立學生的成績系統，更加直觀、具體的分析學生的成績數據，及時發現學生學習的不足，發現具體在哪一方面有所欠缺，幫助學生更好地提高[1]。

二、構建高校檔案管理機制需明確的幾個要點

對于“智慧校園”與“高校檔案管理機制”的聯系，要明確高校檔案管理是所有數據的存儲空間和源頭，是智慧校園能順利建設的基礎，圍繞高校檔案管理，應從以下三點開展工作。

第一，電子檔案的建設。在大數據時代，學生的學習、生活、出行均有數據化的信息記錄，高校應將原本的紙質檔案轉變成信息化的電子檔案，從而更方便對數據檔案進行存儲、調取、應用。

第二，電子檔案的內容。其作用對象不僅是教師，也是學生，數據的內容應包括教學、科研、管理、校園生活等多方面，高校所有師生的電子檔案內容繁多，且隨時隨地動態生成，因此對檔案管理與構建技術層面的要求非常高[2]。

第三，如何利用好師生的數據檔案，充分挖掘師生的數據價值。其價值包括教學、科研、管理和生活等各個方面，應及時推送有用的信息，充分提高數據的利用價值，加大利用效率，才有助于提升高校的教育和管理水平。

三、高校檔案管理存在的問題

（一）技術不過關，硬軟件建設不到位

智慧校園建設下的數據檔案結構復雜多樣，數據動態生成，管理人員必須具備相應的數據采集、管理、分析及處理能力，但目前部分高校檔案管理在技術層面不過關，硬軟件建設不到位，導致高校的數據收集不全，僅對重要數據及人事檔案等進行收錄，并未充分利用校園中產生的各種數據，導致數據不全面，數據價值也大打折扣，檔案的優勢并未發揮出來。

（二）檔案管理制度不完善

標準化的管理制度是保障檔案管理及應用能順利進行下去的根本，部分高校并未建立起完善的檔案管理制度，檔案管理往往沒有效率，雖然對于常規性的數據檔案存儲問題并不大，但一旦出現特殊情況，并無合適的解決措施，隨著時代的發展，各行各業都要朝著更高效化、精細化的方向發展，高校應建立完善的檔案管理制度，將管理制度量化、細化、具體化、規范化。

（三）高校檔案信息安全性需要加強保障

在建設智慧校園背景下，將學生的大多數行為以數據的方式加以呈現，從而推動校園教育和管理高效化發展。挖掘、整合和利用高校的數據檔案資源的作用較為明顯，但檔案管理的安全性應格外重視，目前，部分高校忽視了檔案管理的安全性問題，對檔案的保護并不嚴格。

四、高校檔案管理機制的改革路徑

（一）明確數據檔案的重要性，加強軟硬件建設

以往是由資源決定人的行為，在大數據和云計算的時代，卻是由人的行為來決定資源分配，這種本質的改變，能夠大大提升管理和教學的效率[3]。在智慧校園建設背景下，高校電子化數據檔案管理系統必不可少，需要具備良好的軟硬件技術支持才能完成龐大的數據收集與利用工作。高校領導者應明確數據檔案管理的重要性，投入更多人力、物力、財力資源組建檔案部門，加強信息化檔案建設的軟硬件支持，構建現代化、信息化的數據檔案系統；應配合校園物聯網建設信息化網絡系統，更好地完成數據檔案的采集工作。

（二）加強檔案管理工作者的素養培訓

檔案管理工作者是高校信息化檔案系統的實際操作者和控制者，他們的工作素養優秀與否，直接決定檔案信息能否順利挖掘和管理，其素養主要包括職業素養和工作能力素養兩方面。第一，職業素養。這里的職業素養更偏向于精神層面，數據檔案工作者應具備的職業素養一方面在于樂于奉獻的精神，檔案管理屬于“幕后工作”，雖然有信息系統的幫助，但大量數據的收錄、調度、編目、整理等，仍是繁瑣且大量的工作，需要檔案管理者具備甘于寂寞、樂于奉獻的精神[4]。另一方面，檔案管理工作者要具備保密意識，對數據檔案要做到妥善保管，不能私自泄露檔案數據。第二，工作能力素養。在當前的大數據時代中，檔案管理工作者應根據不同的崗位需要，具備相對應的工作能力。

對于檔案工作者個人素養的提升，需要從兩方面入手。一方面，高校在聘用人才時應嚴格要求，提高檔案工作者的準入門檻。另一方面，高校應加強對在職的檔案工作人員的培訓，通過舉辦講座等形式，讓其實現自我能力的提升。

（三）構建更合理的數據檔案內容

首先，高校應該對數據檔案的內容進行科學劃分，明確教師和學生的哪些教學活動、科研、管理、校園生活是需要數據化的，而哪些內容則不必數據化；哪些是重要的、可利用的，哪些是不重要的、但也有一定利用價值的等等，應創設分類分層制度，構建合理的數據檔案內容，針對結構復雜的數據檔案，應整理出具體框架和有效類別。

其次，高校應對各種數據檔案的格式進行管理，使其標準化、格式化，讓數據檔案趨于準確、完善，讓人能夠一目了然[5]。加強對數據檔案的利用，更好地為智慧校園建設而服務。

（四）構建量化、具體化的檔案管理制度

高校有必要構建量化、細化、具體化、規模化的高校檔案管理制度，包括檔案內容細化、檔案收錄工作流程、檔案修改工作流程、檔案讀取權限等級、檔案管理任務分配、檔案管理登記、應急備案、獎懲措施等，完善的檔案管理制度能讓相關工作者工作起來更加方便、高效，讓工作有據可循、有理可依。而檔案管理制度作為一個標準和行為準則，需要具備極強的公信力。高校可以讓檔案管理工作者參與進來，多方協同，共同制定出一套量化、具體化的檔案管理制度，并要求每一位檔案管理工作者必須嚴格遵守檔案管理制度，讓檔案管理過程變得更加嚴謹、規范。

（五）構建檔案防護體系

構建完善的檔案防護體系可以從兩方面入手，一方面是物理安全，應建立物理安全體系，包括保證機房的物理環境良好，避免火災、水災、電路泄露、靜電、灰塵堵塞等災害造成的系統宕機，同時也要避免人力損壞、人力偷竊的現象[6]。

另一方面則在于網絡安全，應打造網絡安全體系，包括構建相應的網絡防火墻、防病毒等措施，細化登陸賬戶、檢測和權限，完善用戶操作行為鏈，對所有數據文件進行加密，需采用口令、密碼技術、生物技術等兩種或兩種以上的鑒別技術才能獲取使用權限，并且應做好數據備份，在系統宕機或系統受到攻擊后，保證數據不被破壞。

五、結語

綜上所述，高校師生數據結構復雜多樣，為保證數據的動態生成，就必須提高檔案管理工作人員數據采集、管理、分析以及處理的能力，這也對檔案管理技術提出了更高要求，對于檔案管理機制、檔案管理措施、檔案管理環境、檔案管理人員素養等亦有很高的要求，高校應從多方入手，改革高校檔案管理機制。

參考文獻：

[1]余鵬，李艷.智慧校園視域下高等教育數據生態治理體系研究[J].中國電化教育，2020（05）：94-106.

[2]于莎莎.智慧校園背景下高校檔案館建設的若干思考[J].黑龍江檔案，2017（03）：61.

[3]劉清.“互聯網+”背景下高校智慧檔案館建設研究[J].黑龍江檔案，2018（04）：42-43.

[4]趙立倫.大數據背景下的高校智慧校園建設策略研究[J].信息與電腦，2019（09）：233-234.

[5]韓國曄.新時期如何做好高校檔案管理工作[J].科學大眾（科學教育），2018（06）：161.

[6]侯瀟.信息技術環境下高校財務檔案管理芻議[J].中國管理信息化，2018，21（04）：14-15.

（薦稿人：袁秋寶，喀什大學體育學院副教授）（責任編輯：胡甜甜）