加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩

摘要：檔案在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，聲像檔案作為其中的一種，其社會(huì)價(jià)值更高。本文通過分析聲像檔案管理中存在的問題，提出相應(yīng)的政策建議，進(jìn)而在一定程度上為管理聲像檔案資料提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：聲像檔案 檔案管理 政策建議

通常情況下，聲像檔案是指，社會(huì)組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人在組織開展各種活動(dòng)的過程中，形成的照片、底片、影片等不同材料為載體的，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄，這些記錄對(duì)國家、社會(huì)具有重大的保存價(jià)值。

1 聲像檔案管理存在的問題

1.1 聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象 在對(duì)聲像設(shè)備進(jìn)行管理的過程中，所謂“一硬”就是指聲像設(shè)備數(shù)量比較多。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，生活水平的提高，為了進(jìn)一步滿足工作的需要，在聲像設(shè)備方面機(jī)關(guān)、企業(yè)單位加大了投入的力度，在一定程度提高了硬件層次。“一軟”是指對(duì)聲像設(shè)備缺乏有效的管理。在對(duì)聲像設(shè)備進(jìn)行管理時(shí)，受“硬件硬、軟件軟”等因素的影響和制約，并且“軟”直接制約了“硬”，進(jìn)而在組織開展一些重要活動(dòng)的過程中，沒能對(duì)活動(dòng)的重要內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的攝錄，進(jìn)而在一定程度上影響和制約了檔案資料的完整性，同時(shí)為聲像檔案的歸檔保存埋下隱患。

1.2 攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀 在各自的單位中，聲像檔案的管理工作，往往由攝錄人員負(fù)責(zé)，其人員素質(zhì)在一定程度上影響著聲像檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量等。據(jù)調(diào)查研究顯示，攝錄人員普遍存在著“一強(qiáng)一弱”的問題。所謂“強(qiáng)”是指在攝錄人員中，專職人員156人，兼職人員287人，平均年齡在35歲左右，文化程度在大專以上的占72%。不管是人員隊(duì)伍，年齡結(jié)構(gòu)，還是文化程度，攝錄人員都表現(xiàn)出“強(qiáng)”的一面；同時(shí)在這些人員當(dāng)中，同樣表現(xiàn)出“弱”的一面，主要表現(xiàn)為：專業(yè)工齡在1至5年的有381人，占86%，具有5年以工作經(jīng)驗(yàn)的僅占14%。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的有68人，占16%，其中接受過1至3個(gè)月短期培訓(xùn)的有66人，其中專科畢業(yè)的2人，有84%的人都是自學(xué)成才。

1.3 聲像檔案管理復(fù)雜

1.3.1 管理制度不健全。在對(duì)聲像檔案子資料進(jìn)行管理、保存的過程中，其管理制度不完善，主要表現(xiàn)為：一是檔案室對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，能夠?qū)β曄駲n案資料進(jìn)行隨時(shí)移交的僅占26%；二是各科室能夠?qū)β曄駲n案資料進(jìn)行一年一移交的占35%；三是由科室進(jìn)行分散保管，以及進(jìn)行個(gè)人保存的聲像檔案占39%。

1.3.2 檔案意識(shí)不強(qiáng)。根據(jù)歸檔要求，聲像檔案都具有較強(qiáng)的時(shí)效性、特殊性。例如，需要對(duì)照片、底片等進(jìn)行同時(shí)歸檔，對(duì)于影像需要輔以相應(yīng)的文字說明。對(duì)于這些影像資料，如果不進(jìn)行及時(shí)的歸檔保存，那么就會(huì)影響檔案資料的完整性。

1.3.3 管理狀況“喜”“憂”參半。在調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，在所有的調(diào)查單位中，在設(shè)備、人員、聲像檔案管理方面，比較規(guī)范的單位有11個(gè)，而48個(gè)占40%的管理單位存在無設(shè)備無聲像檔案，或者有設(shè)備無聲像檔案，或者有聲像檔案沒進(jìn)行集中統(tǒng)一管理的現(xiàn)象，在對(duì)聲像檔案進(jìn)行管理時(shí)，兩極所占比例比較懸殊。

1.3.4 保管條件差，難以長久保存聲像檔案。與紙質(zhì)檔案相比，保管聲像檔案的條件要求更為嚴(yán)格。在調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，設(shè)置聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜的單位只占少數(shù)，對(duì)于其他保存單位來說，將聲像檔案資料在文書柜內(nèi)與其它檔案一同進(jìn)行保存，并且保存聲像檔案資料的環(huán)境不符合恒濕、恒溫、防磁等要求。

2 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策建議

2.1 加強(qiáng)宣傳力度，提高意識(shí) 對(duì)于聲像檔案資料，需要加大宣傳力度，提高保護(hù)意識(shí)。一要爭取主管部門、新聞單位的支持，加大宣傳力度，強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)；二要抓住機(jī)遇，做好服務(wù)中心的工作。

2.2 加強(qiáng)管理，制定措施 檔案管理單位需要建立檔案管理制度，通過對(duì)聲像檔案加大管理的力度，同時(shí)對(duì)聲像材料進(jìn)行統(tǒng)一的管理，進(jìn)而在一定程度上對(duì)到歸檔移交檔案室實(shí)施統(tǒng)一管理，建立健全嚴(yán)格的管理制度，防止聲像資料的流失。

2.3 加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn) 檔案管理部門需要對(duì)聲像檔案加大監(jiān)督指導(dǎo)的力度，在一定程度上將其作為檔案的管理目標(biāo)和年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)。

2.4 結(jié)合實(shí)際，力求妥善保管 首先，對(duì)聲像檔案進(jìn)行獨(dú)立成卷，通過聲像柜、密閉鐵柜等對(duì)聲像檔案資料進(jìn)行單獨(dú)存放；其次對(duì)庫房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，同時(shí)遠(yuǎn)離光線、磁場等。

2.5 全面出擊，疏通收集渠道 ①通過正常的渠道移交、接收聲像檔案資料。②重點(diǎn)項(xiàng)目、重點(diǎn)科室、重點(diǎn)收集。③重點(diǎn)人物直接征集。

2.6 檔案主管部門參與全廠各類重大活動(dòng) 對(duì)于廠重大活動(dòng)以及重要會(huì)議等，針對(duì)檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重等現(xiàn)狀，由主辦單位通知檔案室派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，對(duì)聲像檔案資料進(jìn)行及時(shí)、完整地歸檔，進(jìn)而方便利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]洪梅.淺談聲像檔案工作管理及其對(duì)策[J].延邊教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（12）.

[2]張玲.加強(qiáng)聲像檔案管理工作的緊迫和思考[C].檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新——2013年全國青年檔案工作者研討會(huì)論文集，2013（10）.

[3]何留根，張紅偉.加強(qiáng)聲像檔案管理工作[J].山東交通科技，2008（09）.

[4]胡明麗.基層單位聲像檔案管理工作的思考[C].貴州省檔案局、貴州省檔案學(xué)會(huì)“紀(jì)念貴州省檔案館成立50周年”學(xué)術(shù)交流會(huì)論文集，2010（06）.

作者簡介：

齊偉紅（1969-），女，吉林遼源人，（館員）檔案中級(jí)。