企業(yè)文書(shū)檔案管理問(wèn)題與對(duì)策思考

陳常樹(shù)

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)在快速發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步，企業(yè)文書(shū)檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，強(qiáng)化文書(shū)檔案的管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，頗為重要切莫小視。筆者對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行思考與探討，并期望與大家進(jìn)行交流，以求共識(shí)。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;數(shù)字化;管理策略

引言

文書(shū)檔案管理在企業(yè)日常工作管理中處于基礎(chǔ)性地位，隨著企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理體制、工作內(nèi)容不斷發(fā)展變化體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展軌跡和各項(xiàng)基本的信息，對(duì)于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的指導(dǎo)意義。因此，需要對(duì)文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出有針對(duì)性的解決措施，不斷改革完善管理體制與運(yùn)行機(jī)制，推動(dòng)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的深化。

1企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的重要意義

企業(yè)單位的管理層要高度重視文書(shū)管理活動(dòng)，在實(shí)際的管理工作中，充分落實(shí)各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)。具體應(yīng)從以下兩點(diǎn)著手：第一，作為重要的信息憑證，文書(shū)檔案的完整性直接關(guān)乎檔案管理工作質(zhì)量，為盡可能地提升檔案管理活動(dòng)水準(zhǔn)，企業(yè)單位的相關(guān)部門要盡可能地保障文書(shū)檔案的價(jià)值，為后續(xù)的查閱打下良好基礎(chǔ)，以便企業(yè)單位管理層圍繞文書(shū)檔案對(duì)歷史的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和反思，規(guī)劃企業(yè)單位的發(fā)展路線。第二，提升管理水準(zhǔn)，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)化改革的不斷深入使得企業(yè)單位涌現(xiàn)了大量的不穩(wěn)定因素;因此，企業(yè)單位管理層更應(yīng)充分重視檔案管理工作，保證檔案資料保存、分類、整理、收集等各項(xiàng)工作的質(zhì)量，進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量;借助文書(shū)檔案資料，充分反映企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r、企業(yè)面臨的困境、企業(yè)內(nèi)外環(huán)境等，使得各部門的檔案管理人員能夠圍繞企業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，不斷加強(qiáng)各項(xiàng)工作的針對(duì)性，進(jìn)而全方位提升企業(yè)單位的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)單位的穩(wěn)定、長(zhǎng)久發(fā)展。

2企業(yè)文書(shū)檔案管理問(wèn)題

2.1對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度較低

目前許多企業(yè)都將主要的關(guān)注點(diǎn)放在了中心業(yè)務(wù)上，忽視了文書(shū)檔案管理工作的重要性。企業(yè)的文書(shū)檔案是用于企業(yè)的各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)詳細(xì)的記錄，是企業(yè)內(nèi)部管理工作中的重要環(huán)節(jié)，有利于維持企業(yè)內(nèi)部秩序，并為規(guī)劃企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略提供關(guān)鍵依據(jù)。因此，忽視對(duì)文書(shū)檔案管理工作不僅無(wú)法使企業(yè)順應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，還會(huì)導(dǎo)致工作人員在實(shí)際的工作過(guò)程中常常出現(xiàn)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題，嚴(yán)重影響了企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量。

2.2保密程度不足

文書(shū)檔案信息管理需要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，但電子文件的相關(guān)數(shù)據(jù)可能會(huì)發(fā)生變化，電子信息的存在形式很容易更改。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式相比，修改電子檔案信息非常簡(jiǎn)單，人們?cè)谑盏诫娮訖n案時(shí)，不能完全判斷上述信息是否完全真實(shí)。同時(shí)，工具文件通常不是一部分，許多文檔文件包含多個(gè)不同部門的數(shù)據(jù)，如果相關(guān)人員需要對(duì)不同部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，則保密程度會(huì)降低。

2.3能力不足

從目前柳鋼的文書(shū)檔案管理人員隊(duì)伍看，均存在一定的能力不足現(xiàn)象。對(duì)于新人的培養(yǎng)亦是口口相傳，缺乏專業(yè)化的正規(guī)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。諸如收集范圍不明確、工作不及時(shí)，用紙、裝訂不規(guī)范，辦理程序混亂、原稿不齊全、編號(hào)不規(guī)范等情況時(shí)常出現(xiàn)，甚至于“屢查、屢改、屢不絕”，嚴(yán)重影響企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的健康發(fā)展。

3新形勢(shì)下企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的策略

3.1推動(dòng)信息化建設(shè)

在新形勢(shì)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)的飛速發(fā)展以及移動(dòng)智能終端的廣泛普及，各行各業(yè)對(duì)于管理活動(dòng)的信息化要求也逐漸增多，這就迫使企業(yè)單位在開(kāi)展文書(shū)檔案管理活動(dòng)時(shí)，應(yīng)積極引入信息化技術(shù)手段。在新形勢(shì)下，大部分單位在實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，未意識(shí)到新形勢(shì)時(shí)代變革、技術(shù)變革的積極性，仍將主要資源集中在生產(chǎn)方面，采取傳統(tǒng)人工方式對(duì)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展管理工作，忽視了信息化技術(shù)對(duì)于文書(shū)檔案管理活動(dòng)的重要意義，這就導(dǎo)致企業(yè)單位在實(shí)際的文書(shū)檔案管理活動(dòng)中，依然沿用傳統(tǒng)的人工方式存儲(chǔ)文書(shū)檔案資料，并未結(jié)合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)情況，引入先進(jìn)的信息化管理手段，未能有效運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理理念，也沒(méi)有充分發(fā)揮檔案資料的效用，這在一定程度上浪費(fèi)了企業(yè)長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)寶貴經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)。從某種意義上講，當(dāng)前部分企業(yè)單位的管理層沒(méi)有深刻地領(lǐng)會(huì)信息化技術(shù)對(duì)于文書(shū)檔案管理活動(dòng)的重要性。企業(yè)單位應(yīng)根據(jù)時(shí)代背景，行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r以及企業(yè)各業(yè)務(wù)流程的實(shí)際情況，逐步引入先進(jìn)的技術(shù)手段，建立并完善檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步增強(qiáng)文書(shū)檔案管理活動(dòng)的有效性、合理性、科學(xué)性。借助檔案管理系統(tǒng)，輔助管理人員開(kāi)展文書(shū)檔案管理活動(dòng)，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃表;在規(guī)定時(shí)間內(nèi)逐步使用電子文書(shū)檔案替代原有的紙質(zhì)文書(shū)檔案，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存。同時(shí)，對(duì)于重要的檔案資料，企業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)同時(shí)進(jìn)行電子文書(shū)檔案與紙質(zhì)文書(shū)檔案管理，進(jìn)而確保文書(shū)檔案資料的完整性，提高檔案管理質(zhì)量。為進(jìn)一步適應(yīng)新形勢(shì)的特點(diǎn)，提高文書(shū)檔案管理水準(zhǔn)，為企業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供有力支持，企業(yè)單位管理層要高度重視信息化建設(shè)，積極引入信息化技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，提高檔案管理水準(zhǔn)，促進(jìn)企業(yè)單位的穩(wěn)定、長(zhǎng)久、可持續(xù)性發(fā)展。

3.2加大資金投入力度，構(gòu)建系統(tǒng)的電子文檔安全防護(hù)體系

檔案管理部門對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)在資金允許的前提下適當(dāng)加大資金投入力度，充分認(rèn)識(shí)到有序開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建系統(tǒng)的電子文檔安全保護(hù)體系。結(jié)合文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際需求，應(yīng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)作為整個(gè)管理工作的核心，及時(shí)調(diào)整與改進(jìn)管理工作中存在的問(wèn)題。在檔案管理工作實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，極易受各種主觀與客觀因素的影響，在一定程度上增加了檔案信息被外來(lái)人員刪除或篡改的可能性，無(wú)法真正意義上保障文書(shū)檔案資料的安全性與可靠性。因此，在文書(shū)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，應(yīng)安裝殺毒軟件、防火墻等安全防護(hù)系統(tǒng)，確保整個(gè)檔案管理系統(tǒng)處于相對(duì)安全的運(yùn)行環(huán)境下。相關(guān)工作人員還應(yīng)有意識(shí)地限制檔案文件的瀏覽權(quán)限，認(rèn)真落實(shí)重要檔案文件的防護(hù)工作。

3.3加強(qiáng)工作監(jiān)督

文件檔案信息管理方面，有關(guān)部門必須結(jié)合監(jiān)督工作機(jī)制，作為提高文件檔案信息管理質(zhì)量的主要方式之一。有關(guān)部門要安排專人參與監(jiān)督，上級(jí)要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，并對(duì)文件檔案管理人員的正常工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)管理人員有操作不善等情況，及時(shí)溝通處理，確保檔案管理順利進(jìn)行。監(jiān)督員應(yīng)當(dāng)如實(shí)記錄監(jiān)督，總結(jié)確保文件檔案管理的整體質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案記錄了企業(yè)從創(chuàng)辦到不斷發(fā)展壯大的全過(guò)程，同時(shí)也為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供有力的支撐與保障。如今，面對(duì)大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代的總趨勢(shì)，文書(shū)檔案的信息化管理已經(jīng)提到重要議事議程，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中需要不斷創(chuàng)新文檔管理新模式，增強(qiáng)文書(shū)檔案資料管理的可靠性、安全性，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理工作效率和服務(wù)功能，為加快企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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