淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

徐詩玚

摘要：事業單位是公共事業開展的主要職能部門。為提高事業單位與時代發展的適應性，應對事業單位檔案管理人員的工作理念進行轉變，發揮出檔案管理在事業單位發展進程記錄及為其他工作開展提供依據的重要功能。然而由于部分事業單位對檔案管理的重視度不足，致使工作中出現了一系列問題。本文詳細分析事業單位檔案管理工作中存在的主要問題并提出若干解決策略，力求為事業單位檔案管理工作的順利開展增添助益。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;主要問題;策略

檔案管理是事業單位內部管理工作中的重要構成，是單位決策和參考的依據。事業單位檔案管理工作具有工作量大、繁瑣復雜的特點。要想充分發揮事業單位檔案的價值，工作人員就要做好資料信息的采集、保存、管理等工作，不斷提升檔案價值。當前，網絡已實現了全覆蓋，信息技術早已應用于各行各業并取得了可喜的成果。為應對市場變化，事業單位也要積極轉變檔案管理工作，充分利用現代化信息技術，確保檔案信息的準確性和安全性、保持檔案管理質量的穩定。

一、當前事業單位檔案管理工作中存在的主要問題

（一）多數單位對檔案管理不夠重視

由于事業單位的特殊性質，很多領導干部都存在重業務輕管理的問題，尤其是職能邊緣化的部門，領導檔案管理意思薄弱，缺少正確的管理認知，不在意內部的管理，更不會給予檔案管理人員相應的待遇，使得檔案科室的工作人員責任心差，工作不積極，日常工作蒙混現象嚴重。當前，很多事業單位領導不了解檔案管理工作的具體內容，無法體會檔案管理工作的重要性。檔案理念的匱乏使得檔案管理水平無法提升，日常工作錯漏百出，對事業單位的健康發展無法起到積極的促進作用。

（二）缺少專業檔案管理人才

目前，多數事業單位沒有設立單獨的檔案管理人員，多為兼職或臨時借調。部分規模大、檔案數量多的單位設立了專職人員，但通常年齡較大，沒有經過專業學習，對專業知識掌握的較少，更沒有參加過相關技能培訓，各別檔案管理老員工還不會操作計算機，大大拖累了信息化建設的腳步。簡單來說，就是事業單位檔案管理人員的能力無法滿足現代化檔案管理工作需求。

（三）缺乏檔案管理制度

檔案管理工作具有工作量大、細微繁瑣、要求嚴格的特點，不建立完善的管理制度則無法實現預期的管理效果。按相關部門要求，多數事業單位都建立了檔案管理制度，但照搬挪用現象嚴重，沒有從單位自身特點出發，落實執行不到位，制約了制度效力的發揮。部分單位雖依照制度開展工作，但受限于制度設計存在的缺陷，使得各部門間無法順暢溝通，影響了檔案整理的及時性，拉低了檔案管理的效率。

二、提升事業單位檔案管理工作效率的相關策略

（一）摒棄傳統的管理理念

管理理念的建立應從事業單位的領導隊伍抓起。通過大力宣傳和理論學習，提升單位管理層的檔案管理工作認知，提高對檔案管理工作的重視，并起到榜樣和引導功能。管理觀念的轉變有助于提升事業單位人員對檔案管理的重視，建立正確的檔案認知，確保信息資料收集及時、準確。為提升檔案管理效率，各事業單位要從自身實際情況出發，編制具有實際性和可行性的管理考核機制，制定明確的考核指標和工作標準，落實崗位責任、明清責權。實行領導責任制，組建專門的考核小組，分級評定管理工作，按工作完成情況給予獎勵，充分激發員工的積極性。

（二）高度重視檔案管理工作的保密性

檔案資料記錄的是事業單位運營期間的重要信息，很多內容涉及單位機密、需要保密管理。為確保檔案管理的保密性，各單位要按照國家相關標準選擇場所、建造辦公室，以獨立性好、安全性強為最佳。檔案管理人員是檔案工作的直接負責人，其素質高低直接影響保密工作的開展。因此，在選擇檔案室管理人員時，應以責任心、專業技能、管理經驗為考察標準。其中，責任心是最主要的標準。值得強調的是，非工作人員嚴禁進入檔案室。各事業單位要定期組織檔案管理人員參加相關培訓，提升專業技能，確保檔案管理工作的保密性。

（三）開發檔案信息資源

各事業單位要想充分開發檔案管理信息資源，就要先從管理思想和管理方式入手，建立現代化管理理念，用科學技術指導具體工作。提升對檔案信息資源的重視程度，優化工作質量，使其對事業單位的發展產生積極的促進作用。為提升工作人員的積極性，各單位可按實際情況采用多元化的檔案信息匯編方式，拓寬檔案信息的內容范圍和收集渠道，為單位領導層決策提供真實有效的參考。各事業單位還應注意使用現代化技術，通過構建網絡平臺，幫助提升信息資源采集的效率，讓檔案服務工作更上一個層次。增加檔案信息的公信力，創建健康的檔案管理工作環境。

（四）全面提升檔案管理人員的綜合素質

當前社會是知識的社會、是信息技術的時代。在此背景下，作為事業單位的珍貴資源，檔案的管理和保存更顯重要，必須安排專業人員進行管理。某些事業單位成立的時間長、留存的檔案資料多，如執法單位和業務單位，其檔案管理工作對專業性和實踐性要求較高。如果工作人員經驗不足，會給案管理工作的順利開展造成阻礙，制約礙檔案資料價值的發揮。為實現檔案價值最大化，各單位要同時加強管理人員的職業道德培訓和專業技能培訓，引導檔案管理人員樹立崇高的職業道德和責任感，提升信息化檔案技能和文字編輯能力，為事業單位的良性運營奠定夯實的基礎。

三、結束語

綜上所述，檔案是事業單位生存發展的基礎，其重要性不言而喻。信息時代的到來給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰，各事業單位應積極應對，建立現代化檔案管理認知、不斷分析管理工作中存在的各種問題并及時制定各種應對措施，突破管理工作瓶頸、不斷創新管理思維、充分利用信息技術優勢助益檔案價值發揮，為事業單位的健康發展保駕護航。

【參考文獻】

[1]劉亞蓮.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科學與財富，2019，（19）：114.

（湖北省宜昌市水文水資源勘測局）