事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策

劉麗

摘要：在現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，事業(yè)單位要處理的事項(xiàng)逐漸增加，對(duì)于工作的質(zhì)量要求不斷提升，工作人員的壓力不斷增加，檔案管理的工作難度不斷增加，工作人員稍有不慎，在工作細(xì)節(jié)上就會(huì)出錯(cuò)。因此，事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，理解工作人員的難處，解決工作人員的問題，通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)完善檔案管理的制度，提高工作效率，以發(fā)揮檔案管理工作的重要作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;對(duì)策

引言

事業(yè)單位的檔案管理工作任務(wù)比較繁重，涉及事業(yè)單位工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，不僅包括員工的職稱評(píng)，還包括員工的培訓(xùn)方案，這些關(guān)鍵信息影響著員工的福利待遇和職業(yè)前途，具有重要參考價(jià)值。但是，很多工作人員在處理相關(guān)的檔案信息時(shí)，由于外部和內(nèi)部的原因，經(jīng)常無法處理好現(xiàn)有的工作，工作成績比較差，工作完成度比較低，這樣勢(shì)必會(huì)影響到整個(gè)事業(yè)單位檔案管理的情況，降低檔案管理的效率。所以，事業(yè)單位要找出檔案管理中的問題，提出科學(xué)合理的對(duì)策不斷提高檔案管理的水平。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人的素質(zhì)較差

我國處在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型階段，有些員工的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)匱乏，不具有現(xiàn)骨干的專業(yè)技術(shù)水平，難以履行檔案管理的工作職責(zé)，工作能力嚴(yán)重不足。這些員工無法勝任檔案管理的工作，不能保護(hù)好檔案的安全，很容易出現(xiàn)檔案丟失以及損壞的情況，影響事業(yè)單位工作的正常開展，損害了其他員工的利益。另外，有些檔案管理員工的工作態(tài)度存在一定的問題，工作過程比較消極，不愿意履行自己的職責(zé)，消極怠工，工作成績比較差，檔案管理的效率比較低。員工要認(rèn)識(shí)到工作態(tài)度的重要性，積極的工作態(tài)度不僅可以愉悅心情，提高工作效率，還能保證工作質(zhì)量，營造良好的工作氛圍。不良的工作氣氛會(huì)影響到其他人，降低別人的工作效率，影響公司的整體利潤。但是在現(xiàn)階段，許多員工意識(shí)不到工作態(tài)度的重要性，不能認(rèn)真完成工作任務(wù)，不整理重要的檔案，將檔案堆積在一處，不愿意做更新工作，也不清理那些過時(shí)的檔案，只是進(jìn)行一些形式上的工作，工作態(tài)度敷衍，這樣會(huì)對(duì)單位的工作造成不好的影響。

（二）檔案管理制度較為陳舊

現(xiàn)階段事業(yè)單位對(duì)于檔案的利用程度比較低，只能運(yùn)用到檔案的表面功能，沒有深入挖掘到檔案的核心價(jià)值，檔案只是空有記錄信息的作用，不能從中得出企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，工作方式陳舊，且欠缺系統(tǒng)性。在現(xiàn)階段的檔案管理運(yùn)行過程中，信息檔案歸類形式已經(jīng)成為了主流，但是還是有部分事業(yè)單位采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來進(jìn)行記錄工作，工作效率比較低下，也很容易出現(xiàn)檔案損壞的情況，具有很大的局限性。檔案管理工作的內(nèi)容比較龐雜，目前還沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范，管理過程缺乏系統(tǒng)性，缺少技術(shù)準(zhǔn)則作為統(tǒng)一的尺度，管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各個(gè)部門之間的檔案排列形式具有多樣性，給查閱文檔的工作造成了困難，這也降低了工作效率。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

（一）提高檔案管理人的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位要積極開展針對(duì)檔案管理的培訓(xùn)活動(dòng)，培養(yǎng)工作人員對(duì)于檔案管理的重視程度，轉(zhuǎn)變工作人員的觀念，擴(kuò)展他們的知識(shí)儲(chǔ)備，不斷提高他們的基礎(chǔ)知識(shí)水平，讓他們能夠?qū)I(yè)技術(shù)知識(shí)運(yùn)用到檔案管理工作中去。單位要重視培訓(xùn)活動(dòng)，聘請(qǐng)檔案管理領(lǐng)域的專家進(jìn)行授課，讓工作人員掌握最前沿的知識(shí)，能夠更有效地開展檔案管理工作。對(duì)于檔案管理工作，要保持培訓(xùn)工作的實(shí)效性，避免出現(xiàn)形式培訓(xùn)的情況，就需要在培訓(xùn)之后，設(shè)置一些能力考核機(jī)制，保證管理工作取得實(shí)際成效，加深工作人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，切實(shí)提高他們的工作能力。另外，工作人員要樹立正確的職業(yè)觀念，保持良好的態(tài)度，減少不負(fù)責(zé)任的情況。事業(yè)單位要從現(xiàn)實(shí)的情況出發(fā)，提高對(duì)于檔案管理工作崗位的要求，對(duì)于那些不具有檔案管理資格，專業(yè)水平比較差的人員堅(jiān)決不予錄取，要保證檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)性。

（二）建立合理科學(xué)的檔案管理制度

檔案管理人要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視程度，積極開展定期的檢查活動(dòng)，保證檔案的完整性，根據(jù)實(shí)踐工作的情況，運(yùn)用先進(jìn)的理論，解決工作中的問題。工作人員要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，通過開展有序的管理任務(wù)，不斷提高管理的效率。管理人員要根據(jù)企業(yè)最新的變化情況，及時(shí)收集情報(bào)，做好相關(guān)的檔案管理工作，編撰相關(guān)的檔案材料，要讓檔案可以反映單位的發(fā)展方向。信息化是社會(huì)發(fā)展的重要方向，管理人要改變傳統(tǒng)的歸檔形式，引入信息化的手段來提高管理的效率，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件，收集單位發(fā)展的基本信息，將有價(jià)值信息歸類總結(jié)，通過計(jì)算機(jī)軟件將數(shù)據(jù)輸入到電腦中，建立聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)查閱的效率，消除了空間和實(shí)踐的限制，可以更加有效地發(fā)揮軟件的先進(jìn)性。其中數(shù)據(jù)庫與互聯(lián)網(wǎng)連接，也就意味著數(shù)據(jù)庫很容易受到黑客的攻擊，工作人員要加強(qiáng)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的安全性，維護(hù)企業(yè)的核心利益。

三、結(jié)束語

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作具有重要的價(jià)值，企業(yè)要注意培養(yǎng)工作人員的管理思維，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，進(jìn)行檔案管理工作的復(fù)盤和討論，經(jīng)過一段時(shí)間的研究和分析，找出現(xiàn)階段檔案管理存在的問題，員工要克服自身的惰性，根據(jù)工作實(shí)踐情況調(diào)整管理的方法。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理的作用，集中精力來進(jìn)行檔案管理的建設(shè)工作，學(xué)習(xí)借鑒其他行業(yè)的管理模式和方法，提高檔案管理的效率，不斷填充事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉佳. 淺析事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J]. 才智，2018（11）：261.

[2]柳晶梅. 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J]. 赤子（上中旬），2018（03）：162.

（內(nèi)蒙古鄂爾多斯上海廟經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì) ?內(nèi)蒙古鄂爾多斯 ?016215）