大數據背景下人事檔案信息化建設問題與對策

張麗平

摘要：本文首先簡要闡述大數據的定義和特征，針對建設過程中存在的問題，提出合理化改進對策，為相關人員提供參考性建議。

關鍵詞：大數據;人事檔案;信息化建設;問題;對策研究

引言

信息化時代，互聯網是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互聯網代替傳統模式，單位也在這方面投入很多人力、物力、財力。可在人事檔案管理中，卻未確定互聯網的地位，人事檔案管理還是采用傳統的手工錄入、數據統計模式。

1大數據概述

1.1大數據的定義

大數據概念最早由麥肯錫提出，但是對于大數據的具體定義，則見仁見智了。一部分研究人員將大數據定義為依托信息技術，運用此技術，能夠合理整理和分析數據。也有一部分研究者認為大數據是通過借助計算機的運作，來分析具有參考價值的信息。總而言之，迄今為止，對大數據依然沒有做出統一的釋義。

1.2大數據的特征

大數據雖然未做出統一的界定概念，但是其擁有以下三種特征。具體如下：第一，其具有大量的數據。現階段，大多數人借助互聯網對想要的信息進行查詢，抑或是借助于互聯網活動留下關于自身較多的信息。立足于此兩點，計算機可以幫助取得較為繁雜的多種數據。第二，低密度價值。就過去而言，人們需要在一個限定的區域來查詢自己想要的信息，而隨著大數據技術的運用，人們可以在較大區域查詢自己想要獲得的信息內容。故此可知，大數據具有低密度價值。第三，快速的處理速度。在大數據時代，互聯網資源可以接受較多的信息內容，因此需要不斷加快信息處理速度，從而使相關用戶能夠快速獲得這些信息，進而提升用戶的滿意度。

2大數據背景下企業人事檔案信息化建設的問題

2.1信息內容來源過于簡單

目前來看，信息內容來源只依賴于人事檔案，且信息內容也有著一定的局限性和雷同性，具體體現在以下幾點：第一，檔案的填寫內容不能具體展示個人特點。第二，大多數教師的評價內容失去客觀性和真實性，具有一定的抄襲問題，不能有效體現個人特征。第三，檔案撰寫內容篇幅具有一定的局限性，大多數教師職員的工作總結報告存在單一性，不能有效展示其具體的工作履歷、個人榮譽等等，鑒于檔案管理的保密性原則，當事人不能對自身檔案進行及時查閱，這造成實際的檔案內容缺乏完善性和系統性。

2.2人事檔案管理工作中對信息技術的利用深度不夠

當前很多單位雖然重視人事檔案管理工作，但沒有認識到信息技術在人事檔案管理工作開展過程中的重要性，對于單位人事檔案信息化建設重視程度不足，沒有給予足夠的支持和幫助。例如當前部分單位在人事檔案管理過程中更習慣傳統的紙質人事檔案管理模式，對于檔案管理前期信息收集重視程度不足，導致人事檔案管理信息遠遠滯后于工作需求，無法保證人事檔案信息的真實性和準確性，難以反映出單位員工的基本情況，難以為單位決策和員工提拔、任用提供合理、科學、準確的人事檔案信息。特別是部分人事檔案管理人員在工作過程中還存在無所謂的心態，認為人事檔案管理只要保證檔案不丟就完成了基本工作，對于人事檔案管理如何利用信息技術了解得不深不透，難以進行有效利用，在一定程度上影響了人事檔案管理工作的有序開展。

3改善企業人事檔案信息化建設工作的對策

3.1加強企業教職工的人事檔案管理意識

人事檔案資料對企業的發展具有至關重要的意義，因此，企業應該從基層入手，不斷提升對人事檔案管理的重視度。具體而言，企業應在日常工作中進行必要的宣傳，定期為教師職工開展座談分析會，加大對于教師職工的培訓力度，加大對教師職工檔案管理知識的普及力度，從而使教師職工能夠加強對檔案管理工作重要性的認識。在此環境下，企業檔案管理工作人員能夠不斷提升對于該項工作的熱情，使其在今后的工作崗位中切實履行自身職責，進而提升人事檔案管理的有效性。

3.2建立人事檔案信息化體系

為了充分發揮信息技術在人事檔案管理中的應用價值，促進信息處理手段在人事檔案管理實踐中的推廣應用，從根本上保證人事檔案處理的效率。單位應加大對相關設備的投入，如電子計算機、路由器、復印機、掃描儀等。加強人事檔案管理軟件的開發，為信息管理平臺的建立提供一定的支撐。為保證人事檔案管理的安全性，應嚴格對人事檔案室的鑰匙進行管理，電子檔案管理要做好計算機系統的安全管理。在軟件系統建設中，要注意軟件的采購、調試、維護等方面，要有專門的人員負責軟件的管理和運行。專業體系建設的過程中，我們必須注意安全，尤其是在制度建設上要有完善的安全措施。有效利用信息技術安全手段保護檔案的完整性，并做好系統的故障處理方案，以避免檔案損失。

3.3建立人事檔案信息化管理制度

建立嚴格的人事檔案信息化管理制度，防止泄露和利于追究責任。利用人事檔案電子信息化的特點，充分發揮人事檔案在人才交流、查閱、宣傳、應用等方面的重要作用，為單位的人才建設和管理發展提供有效的保障。信息化的發展趨勢中蘊含著安全方面的風險和隱患，因此人事檔案管理工作必須突出保密性這一重要原則。同時要在人事檔案管理工作人員內部做好保密宣教工作，進行人事檔案工作的職業道德建設，使人事檔案人員能夠全身心投入到確保檔案數據安全、關鍵信息完整的工作中。

3.4強化信息技術應用的安全保障

人事檔案信息事關當事人的合法權益和單位發展，必須對人事檔案信息進行合理保護，將人事檔案信息保護作為檔案信息開發和利用的重要前提。在信息技術應用安全保障方面注重以下兩方面工作。一是要通過技術手段提升人事檔案信息的安全保障系數，單位要引進專門的技術人才加入到人事檔案管理之中，通過專業技術對人事檔案信息系統進行升級改造，并建立更為嚴密的防火墻，防止黑客和不法分子通過信息手段入侵。另一方面，要加大對人事檔案管理人員的安全教育培訓，讓人事檔案管理人員認識到人事檔案信息安全的重要性，在人事檔案信息管理和開發過程中有意識地進行管理和操作，避開安全陷阱，確保人事檔案信息安全。

3.5保證企業人事檔案內容的全面性與真實性

全面性與真實性是人事檔案內容的具體體現，也是提升人事檔案管理有效性的必然手段，能夠進一步深化人事檔案管理工作的意義。全面性是指對一個人的成長過程進行全面跟蹤，對其個人生活情況、工作履歷以及所參加的相關實踐活動都充分展現。除此之外，現階段，檔案信息經常出現造假問題，這就要求從事檔案管理的人員秉持真實性的原則，認真履行檔案管理的職責，對所需材料做到有效填充，并及時甄別檔案的真偽情況，保證檔案信息具有高度的真實性和可靠性。

結束語

在大數據背景下，企業人事檔案的信息化建設并不是一蹴而就的，而是需要一個漫長的過程來不斷發展和創新。在此過程中，企業要意識到檔案管理的重要意義，并深入分析信息化建設過程中所出現的具體問題，采取針對性的解決對策來實時解決，進而提升檔案管理的有效性，推動企業的持續發展。

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