油田電子檔案管理現(xiàn)狀與探索

宋小瓊 陳英 趙麗

摘要：在信息化、科技化時代之下，計算機與各行各業(yè)之間的聯(lián)系和互動越來越頻繁，其中油田生產(chǎn)建設(shè)中的計算機應(yīng)用備受關(guān)注，電子檔案應(yīng)運而生。企業(yè)需要結(jié)合電子檔案管理工作的改進(jìn)要求，加強對電子檔案管理工作的調(diào)整以及改進(jìn)，真正實現(xiàn)管理質(zhì)量及水平的穩(wěn)定提升，探索出一條全新的電子檔案管理思路。

關(guān)鍵詞：油田電子檔案;管理現(xiàn)狀;策略探索

引言

油田電子檔案管理工作的難度系數(shù)相對偏高，系統(tǒng)性和實踐性比較明顯。為了實現(xiàn)與時俱進(jìn)，管理工作人員需要站在不同的角度深入了解時代發(fā)展的趨勢，抓住油田電子檔案管理工作重點及難點。在全面調(diào)整以及改進(jìn)的過程中確保對癥下藥，逐步提升油田企業(yè)的綜合實力，真正實現(xiàn)電子檔案管理工作的進(jìn)一步突破。

一、油田電子檔案管理現(xiàn)狀

在對油田電子檔案管理工作進(jìn)行分析時可以看出，目前的檔案管理現(xiàn)狀還有待改善，但是也取得了許多成就。首先，以電子檔案和紙質(zhì)檔案的同時保存和管理為基礎(chǔ)，現(xiàn)代信息技術(shù)以及電子網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展速度越來越快，網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展不能忽略。這一點使得信息載體服務(wù)形式產(chǎn)生了明顯的變動，全球性和實踐性的特征較為顯著。電子檔案的應(yīng)用面比較廣，油田電子檔案保存存在雙重性的特征，其中紙質(zhì)檔案和電子檔案不容忽略。其次，沒有專業(yè)性的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系，還沒有制定專業(yè)性的標(biāo)準(zhǔn)體系，缺乏管理法規(guī)以及可操作性，難以充分體現(xiàn)檔案管理工作的快捷性、時效性。因此油田生產(chǎn)建設(shè)速度持續(xù)下降，無法真正滿足企業(yè)發(fā)展的實質(zhì)需要，同時社會信息化需求也直接被忽略。從另一個角度上來看，油田企業(yè)各級檔案館的建設(shè)工作不夠理想，其中油田檔案信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)化升級非常關(guān)鍵，但是存在許多主觀和客觀條件上的區(qū)別，大部分自行管理、各自為政。最后，載體與環(huán)境保護(hù)的電子檔案管理質(zhì)量有待提升，我們也缺乏長期的方針和規(guī)劃，就沒有在制度中要求移交人員在移交檔案時連產(chǎn)生數(shù)據(jù)的軟件一起上交，而我們的設(shè)備上缺乏安裝能夠讀取和識別電子檔案的軟件，從而造成我們對上交的電子檔案是非常盲目，也就失去了對電子檔案管理的主動權(quán)，也沒有設(shè)置專門的管理工作人員以及存儲空間落實好電子檔案管理工作。紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的區(qū)別比較顯著，只有積極提供恰當(dāng)可行的電子檔案支持及服務(wù)，加強對保管條件的深入分析，才能夠確保電子檔案存放工作、管理工作的有效落實。

二、油田電子檔案管理探索

目前，整體的油田電子檔案管理工作不夠理想，存在許多問題及矛盾，檔案事業(yè)還處于進(jìn)一步的完善中，社會認(rèn)可度和接受度還有待提升。傳統(tǒng)的檔案管理模式以及思維模式備受詬病和沖擊，這一點使得電子檔案管理工作面臨著許多的問題及矛盾。其中電子檔案原始記錄性的維護(hù)最為關(guān)鍵，這一工作對管理工作人員是一個較大的挑戰(zhàn)。管理工作人員需要深化自身對電子檔案管理工作的認(rèn)知及理解，積極實現(xiàn)原始性紙質(zhì)檔案管理工作的有效改調(diào)整及優(yōu)化升級。電子檔案法律的依據(jù)性不容忽略，企業(yè)需要嚴(yán)格按照法律法規(guī)的形式來進(jìn)行準(zhǔn)確界定，加強技術(shù)管理以及價值借鑒，實現(xiàn)電子檔案管理規(guī)定的進(jìn)一步優(yōu)化以及全面細(xì)化。需要注意的是，電子檔案涉及網(wǎng)絡(luò)安全，在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的過程中，網(wǎng)絡(luò)安全問題頻頻出現(xiàn)。油田企業(yè)需要著眼于電子檔案管理工作的現(xiàn)實條件，積極突破傳統(tǒng)的管理模式和束縛，真正實現(xiàn)自身的又好又快發(fā)展。

（一）加強電子檔案配套管理

在信息化的大背景下，油田電子檔案管理工作取得了明顯的成效，要求非常嚴(yán)格。對于紙質(zhì)檔案來說，實質(zhì)的管理質(zhì)量和效率不夠理想，與電子檔案的管理工作存在一定的區(qū)別，電子檔案配套管理工作的全面加強非常關(guān)鍵。管理工作人員需要注重對檔案載體形式的分析及研究，了解多元化的記錄方式，盡量避免紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下。著眼于多載體檔案并存的具體格局，在全面突破以及改進(jìn)的基礎(chǔ)上，彰顯電子檔案配套管理工作的宏觀指導(dǎo)作用。

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作都存在一定的價值，兩者將會在較長的一段時間內(nèi)長期并存。管理工作人員需要注重進(jìn)一步的剖析，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中吸取養(yǎng)料和精華，結(jié)合實質(zhì)情況積極改革傳統(tǒng)的配套管理與工作，確保檔案管理工作的可操作性以及時代價值。

（二）促進(jìn)法制化發(fā)展

電子檔案的原始性以及法律效應(yīng)力要求相對較為嚴(yán)格，法律法規(guī)的完善構(gòu)建不容忽略。管理工作人員需要以法制化發(fā)展為依據(jù)，確保這一工作能夠擁有明確的法律規(guī)范，真正的體現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的管理要求。管理工作人員需要注重對油田特點的分析及研究，了解電子檔案管理體系的構(gòu)建要求，真正實現(xiàn)對癥下藥，逐步提升工作質(zhì)量及工作效率。管理層需要加強對電子檔案管理工作人員的教育及引導(dǎo)，保障其能夠樹立良好的法律意識，全面落實好外部監(jiān)督工作，促進(jìn)監(jiān)督力度的綜合提升，積極改革傳統(tǒng)的執(zhí)法檢查模式。以系統(tǒng)化發(fā)展以及法制化運作為基礎(chǔ)，保障電子檔案管理工作能夠更上一個臺階、重?zé)ㄉ鷻C。

（三）踐行與時俱進(jìn)

油田電子檔案管理公司的時代價值比較凸顯，與市場經(jīng)濟(jì)主體的可持續(xù)運作存在密切的聯(lián)系。企業(yè)需要關(guān)注對各個階段電子檔案管理工作的重點分析及研究，促進(jìn)檔案管理的電子化發(fā)展以及數(shù)字化運作。結(jié)合不同電子信息檔案的構(gòu)建要求，在全面調(diào)整以及改進(jìn)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)與時俱進(jìn)。其中傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作比較復(fù)雜及多元，大部分以人工管理為基礎(chǔ)，管理質(zhì)量和管理效率不夠理想，檔案遺漏和缺失等問題時有發(fā)生。這一點無法體現(xiàn)與時俱進(jìn)的發(fā)展理念，同時也違背了檔案信息管理工作的初衷。對此，管理工作人員需要反其道，深化自身對電子檔案管理工作的認(rèn)知及理解，注重對時代化發(fā)展元素的進(jìn)一步分析以及有效融入，了解油田企業(yè)在這個階段的發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，著眼于內(nèi)部管理工作的核心要求，真正實現(xiàn)改革方向的有效明確以及逐步調(diào)整，確保檔案管理工作的進(jìn)一步突破，彰顯電子化數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢。需要注意的是，油田電子檔案管理工作的系統(tǒng)性比較明顯，不同階段的管理重點以及難點有所區(qū)別，管理工作人員需要注重靈活調(diào)整以及有效對接，確保現(xiàn)代化經(jīng)營管理理念能夠發(fā)揮一定的指導(dǎo)作用及價值。

（四）堅持一體化發(fā)展

檔案與虛擬檔案信息管理工作之間的聯(lián)系比較復(fù)雜，為了充分凸顯兩大管理板塊的重要作用及優(yōu)勢，管理工作人員需要著眼于知識信息時代背景下各種高新技術(shù)手段的利用要求，突破時間、空間、行業(yè)、國家、地域的限制。以模擬檔案形態(tài)分析的基礎(chǔ)，主動實現(xiàn)信息的遠(yuǎn)程傳輸，嚴(yán)格按照不同的需求進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，始終堅持一體化的發(fā)展趨勢，保障檔案與虛擬檔案信息管理工作都能夠?qū)崿F(xiàn)全面的突破。這一點對油田企業(yè)的發(fā)展有重要的影響，有助于企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)部管理機制的全面改革以及創(chuàng)新，充分凸顯一體化發(fā)展的時代價值以及管理作用。一體化發(fā)展要求管理工作人員綜合了解不同的影響要素，始終堅持全方位一體化的運作模式以及發(fā)展理念，了解時代發(fā)展的具體倍鏡，關(guān)注對油田企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)分析，著眼于目標(biāo)的實現(xiàn)情況以一體化發(fā)展為重要的輔助，順利實現(xiàn)企業(yè)的宏觀發(fā)展目標(biāo)以及戰(zhàn)略計劃，這一點對企業(yè)的宏觀發(fā)展以及企業(yè)可持續(xù)建設(shè)都有非常重要的影響。

結(jié)語

油田電子檔案管理工作的難度系數(shù)相對偏高，對企業(yè)的綜合實力是一個較大的挑戰(zhàn)，管理工作人員需要注重對目前管理現(xiàn)狀的分析及研究。其中電子檔案配套管理工作的加強是基礎(chǔ)，在此前提上還需要著眼于法治化發(fā)展的現(xiàn)實條件，突破傳統(tǒng)的運作模式，在一體化發(fā)展理念的指導(dǎo)下調(diào)整檔案管理策略及管理方向，確保油田電子檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)全面突破。

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