談文書(shū)檔案管理工作的信息化建設(shè)

顧洳菲

摘要：隨著信息社會(huì)發(fā)展的深入，我們進(jìn)入了信息化時(shí)代，各行各業(yè)特也都迎來(lái)了新的變革。在信息化的浪潮中，各類(lèi)新媒體和網(wǎng)絡(luò)的繁榮使得信息呈現(xiàn)出“爆炸式”的增長(zhǎng)，對(duì)于社會(huì)職業(yè)活動(dòng)特別是檔案管理行業(yè)造成了很大的影響。在信息化時(shí)代，檔案管理行業(yè)要想實(shí)現(xiàn)新的跨越，就必須主動(dòng)適應(yīng)信息化的浪潮，完成信息化建設(shè)。本論文以文書(shū)檔案管理工作為例，結(jié)合自己的教學(xué)工作實(shí)踐談一談文書(shū)檔案管理工作的信息化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：信息化;文書(shū)檔案;管理;建設(shè)

信息技術(shù)的發(fā)展，改變了我們的生活，也催生了新的產(chǎn)業(yè)生態(tài)。隨著現(xiàn)代社會(huì)信息數(shù)量的不斷增多以及大眾閱讀方式的轉(zhuǎn)變，文書(shū)檔案管理行業(yè)在新時(shí)期面臨了極大的挑戰(zhàn)，如工作內(nèi)容的劇增、工作安全性降低、工作效率低等，要想解決這些問(wèn)題，我們必須充分利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，完成文書(shū)檔案工作的信息化建設(shè)，才能夠適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)，為本行業(yè)注入生命活力。

一、利用信息技術(shù)完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換

進(jìn)入21世紀(jì)，我們迎來(lái)了信息化時(shí)代，信息在數(shù)量上呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，在形式上呈現(xiàn)電子化趨勢(shì)，檔案作為信息的一種重要表現(xiàn)形式，必須與時(shí)俱進(jìn)改革自己的工作模式才能夠滿足時(shí)代對(duì)于信息管理的要求，因而信息化建設(shè)是檔案管理工作開(kāi)展的重要手段。

傳統(tǒng)檔案管理模式下，信息只能借助紙質(zhì)載體存在，我們都知道紙質(zhì)載體對(duì)于保存的條件有極大的要求，紙質(zhì)對(duì)于文字的承載量也有限，如何在大量的信息之中找到我們所需要的，成為擺在我們面前的一個(gè)難題。在信息化時(shí)代，為了擴(kuò)大信息的容量、提高查閱的效率，信息化建設(shè)的第一步，則是要利用信息技術(shù)完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立系統(tǒng)化的檔案數(shù)字信息庫(kù)，為之后一系列的工作奠定基礎(chǔ)。利用信息技術(shù)完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在技術(shù)方面比較成熟了，借助數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)，我們可以把紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔的文件轉(zhuǎn)為電子檔案，各個(gè)部門(mén)乃至地區(qū)的電子檔案經(jīng)過(guò)整理和歸納，形成有序的檔案數(shù)字信息庫(kù)。為了更快速找到我們需要的檔案信息，完成檔案信息數(shù)字化之后，我們還要設(shè)計(jì)數(shù)字化的檔案目錄，有了目錄之后我們就能夠依靠關(guān)鍵字的檢索，更便捷找到所需的內(nèi)容。

二、利用信息技術(shù)構(gòu)建系統(tǒng)化文書(shū)檔案庫(kù)

在傳統(tǒng)的檔案工作模式下，我們?yōu)榇蟊娞峁┬畔⒎?wù)主要是開(kāi)設(shè)實(shí)體的辦公場(chǎng)所，有需求的人來(lái)到實(shí)體場(chǎng)所按照一定的規(guī)則和程序，查閱自己所需要的文書(shū)信息。隨著信息社會(huì)的不斷發(fā)展，民主對(duì)于文書(shū)檔案的信息需求越來(lái)越多元化，對(duì)于服務(wù)的品質(zhì)也要求越來(lái)越高。這就要求我們，借助信息技術(shù)不斷豐富我們文書(shū)檔案信息庫(kù)，拓寬我們的信息服務(wù)渠道，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

首先，我們要要強(qiáng)化信息采集和通信技術(shù)，不斷引入新技術(shù)，如目前投入研究的光電掃描技術(shù)、光纖通信技術(shù)等，來(lái)搜集更多的文書(shū)檔案信息，構(gòu)建一個(gè)類(lèi)型多樣、形式多樣、主題多樣的檔案信息庫(kù)資源，才能夠滿足民眾的信息需求。其次，探索更為強(qiáng)大的存儲(chǔ)技術(shù)，在現(xiàn)代社會(huì)的u盤(pán)、光碟、錄像帶基礎(chǔ)上，我們要不斷探索云存儲(chǔ)技術(shù)，才能夠應(yīng)對(duì)社會(huì)爆炸式增長(zhǎng)的信息現(xiàn)狀。最后，拓寬我們的信息服務(wù)渠道，我們不僅僅要采取舊有的實(shí)體管理形式，在這一基礎(chǔ)上還要開(kāi)展檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)渠道來(lái)為大眾提供多樣化的信息服務(wù)。如網(wǎng)站建設(shè)。很多機(jī)構(gòu)已經(jīng)建立了自己的門(mén)戶網(wǎng)站，在網(wǎng)站內(nèi)部整合了一個(gè)區(qū)域內(nèi)檔案館、室的檔案數(shù)字化信息，按照某種次序展示，大眾只要通過(guò)身份認(rèn)證或注冊(cè)登錄網(wǎng)站后，按照自己的需求選擇頁(yè)面，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)鏈接就能夠找到需要的檔案信息。如建立官方微博和微信公眾號(hào)，定期在這些平臺(tái)上會(huì)發(fā)布、分享一些文書(shū)檔案信息，還能夠和社會(huì)公眾進(jìn)行互動(dòng)交流，不僅僅整合發(fā)布了檔案信息內(nèi)容，還可以及時(shí)了解公眾的信息需求，制定相關(guān)的內(nèi)容，更好地滿足民眾的信息需求。

三、利用信息技術(shù)加強(qiáng)文書(shū)檔案安全管理

隨著文書(shū)檔案儲(chǔ)存形式和傳播形式的多樣化，與之而來(lái)檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加。這就要求我們，推動(dòng)文書(shū)檔案的信息化建設(shè)一定要加強(qiáng)安全管理，維護(hù)信息的安全、保障民眾的利益。

文書(shū)管理機(jī)構(gòu)一方面要注重對(duì)于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)，按照嚴(yán)格的程序和規(guī)則借閱檔案;另一方面，也要加強(qiáng)對(duì)于電子檔案的保護(hù)，也不是隨著電子文檔數(shù)量的增多，對(duì)電子文件的管理和保護(hù)更是應(yīng)該放在重要的地位。在電子檔案保護(hù)方面，我們可以利用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定、著錄與標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)的制定以及信息加密與備份等各類(lèi)安全保護(hù)技術(shù)。當(dāng)然，除了信息技術(shù)的運(yùn)用，我們還需要政府出臺(tái)專(zhuān)門(mén)的關(guān)于文書(shū)檔案管理工作的法律法規(guī)，營(yíng)造應(yīng)該健全、完善的法制環(huán)境，為文書(shū)檔案管理行業(yè)的發(fā)展提供一個(gè)外部支撐環(huán)境。

總之，在社會(huì)信息化的時(shí)代背景下，我們要想推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)突破和創(chuàng)新，需要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)，才能更好地發(fā)揮檔案的功能。

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