“互聯網+檔案”時代農村檔案服務新模式

摘? 要：現在科學技術的發展十分迅速，社會信息種類繁多，呈現爆發式增長，傳統的檔案服務模式已經不能適應目前的信息發展速度。近年來，互聯網信息技術得到了普及和廣泛應用，“互聯網+檔案”的模式已經不斷深入進人們生活的方方面面，對農村的檔案管理也帶來了新的要求和方法。那么“互聯網+檔案”時代農村檔案服務新模式所帶來的挑戰和機遇，值得我們探討。本文對檔案管理工作的轉變進行分析探討，從而更好地了解“互聯網+檔案”時代農村檔案服務新模式。

關鍵詞：“互聯網+檔案”;農村檔案;服務新模式

中圖分類號：G279.27 文獻標識碼：A 文章編號：2095-9052（2021）09-00-02

互聯網信息技術的快度發展，帶動了多媒體技術的不斷普及，使得大多數紙質物件被電子管理取代。互聯網技術和電子信息技術的結合使農村檔案管理變得高效安全，但是在管理工作過程中依舊存在很多問題，并且管理內容和方式值得探討，發展方向和要求也需要有所轉變。從目前的轉變形式上看，檔案管理的各個方面如形式、內容等都是以大的潮流為發展方向，不斷朝著信息化、數字化方向轉變。

一、傳統檔案管理與現代檔案管理的比較

（一）檔案收集工作

傳統檔案以人工整理為主，檔案工作人員細致地將收集到的檔案內容分類、整理、歸檔、保存。其中的缺陷顯而易見，人為操作向來具有較大的不確定性、不準確性，信息遺漏現象很常見。這些問題大多是由于管理人員對檔案內容缺乏了解和工作任務的繁重而造成的。當然除了這些原因以外，本身紙質管理就存在字跡不清或者紙張破損的情況。

現代檔案管理收集工作會輕松一點，首先電腦會將檔案分為幾類。然后錄入進去，也可以確保整個檔案信息記錄過程的完整、有效，使得尋找檔案的工作輕松了許多。并且檔案管理人員可以通過一些培訓和指導，學習和使用檔案信息接收與管理平臺，大幅提升了檔案的收集與整理效率。

（二）檔案保存工作

傳統檔案保存工作十分關鍵，就像電腦保存文件一樣是主要任務的結點。傳統的檔案保存主要以紙質形式為主，是最耗人力和財力的部分。因為不僅檔案數量巨大而且需要充足的空間存儲檔案文件，還要確保環境的整潔、干燥，須定期進行打掃。僅這兩點管理所需的費用就已經足夠大了。檔案在存放過程中的管理工作也十分煩瑣，這種復雜的程序和昂貴的價格使檔案管理工作消耗了大量資金，同時造成信息傳播利用過程的障礙。

現代檔案的電子存儲解決了以上大部分問題。檔案保存工作十分復雜，傳統的檔案管理由于數量太多，丟失現象比較嚴重。而信息管理和保存可使檔案管理工作更加有效和穩定。

計算機管理檔案有利于信息查詢，簡易方便，速度快，程序簡便，根據關鍵詞就可以查找需要的內容，提升了檔案的利用效率，也節約了人工及時間成本。

（三）檔案安全方面

傳統檔案管理方法以紙質為主，側重于具體的檔案實體管理。它的主要風險就是保障存儲地方的干凈整潔，也要有充足的地方。

檔案人員進行管理工作之前，需要進行業務培訓，使管理工作進行的井然有序。現代化檔案管理方法弱化了傳統紙質管理方面的缺點，不過風險仍然存在。首先計算機存儲信息需要電子設備，任何東西都具有保質期，計算機系統是周期性物品，需要定期修理更換。在設備出現問題時，后果會難以想象，工作量劇增，這些對檔案管理數據的存儲有很大影響，嚴重情況下會導致整個檔案數據全部丟失。電腦管理還有一個風險，它容易被人入侵，進行非法訪問和信息篡改。其次要注意的是病毒一經入侵，系統崩潰，對檔案管理工作會造成不可估計的損失。

二、“互聯網+檔案”時代農村檔案服務新模式的必要性

（一）提高檔案資源利用率

傳統管理檔案的方式使得人們低效率地查閱文件，不能充分發揮檔案管理的作用。現如今電子信息化時代，使得檔案資源利用率大大增加。現在社會科技發展很迅速，企業發展需要高效率的檔案管理和查詢，那么為了適應這一需要，檔案管理的內容和模式是必須轉變的。這樣的轉變是基于時代要求，將信息技術、自動化技術、人工智能技術等應用到日常檔案管理工作中，大大提高了檔案管理的工作質量和檔案資源的利用效率，使其作用得到充分發揮，為檔案管理工作更好的發展而服務。

（二）利于培養創新思維

檔案管理工作內容和模式的轉變使得管理人員的工作內容也發生了一定改變。信息化時代帶給人們巨大的影響，其體系的復雜性使得管理人員工作強度大大增加，這就促進了管理人員的思維創新，進行更加完善的檔案工作。

三、“互聯網+檔案”時代農村檔案服務新模式

（一）檔案服務模式向自助化轉變

現在整個時代都是網絡為先，農村雖然發展上還不能完全適應這種大規模的變化，但是通過整體的轉變和努力，能夠在這種新服務模式中體驗到方便和快捷。新模式可以借助檔案公眾平臺進行，如果有人需要查看檔案，就可以在網上提前預約，查看能夠辦理的時間。這樣就可以節約時間，并且減少繁瑣程度。甚至可以使用機器服務系統，減少人力，人們無須在窗口排隊，省時省力，方便快捷。

（二）向遠程化轉變

檔案是陪伴人們一生的重要資料，也是人們從出生到現在的經歷憑證，相當于一個實名制的身份證。這樣的檔案新模式可以將線上和線下結合起來，通過線上咨詢、網上申請、線下查詢的步驟，再通過手機、微信公眾號等平臺，智能推送、精準服務，實現互聯網與客戶的深入交流，打破傳統的紙質檔案查閱、借閱模式，實現資源共享，優化流程。

（三）管理檔案人員“現代化”

雖然相較于傳統紙質管理檔案來看，目前對于檔案管理人員的要求不是很大，但是人員技能的培養和一些基本能力的完成還是需要多加注意的。檔案收集工作和保存工作都需要人為完成，是一項很艱巨的工程。而且現在需要使用電腦來完成，需要檔案管理人員有一定的技術水平和對檔案存儲查看的能力，相較于之前員工的要求是更高的。管理人員需要精心挑選，因此在選擇的過程中要注意幾點。首先做事情要有責任心，對待工作要細心和認真。其次對檔案管理工作要做到大致了解，對于機械的使用能夠熟練掌握，做事情要有概念，按時錄入，并且仔細檢查，按時檢查設備是否出現故障。電子檔案管理人員可以通過專業人員的指導學習使用檔案信息接收與管理平臺，那么現代化檔案管理就會充分發揮作用。現代化的“互聯網+檔案”時代農村檔案服務新模式使得管理檔案人員更加“現代化”。

（四）檔案安全性更高

傳統紙質的檔案存儲資料太多，無法進行清晰地整理，并且因為紙質檔案的特殊性，會出現遺漏、損壞、潮濕而變得模糊等問題。這無異于檔案丟失，后果嚴重。現在“互聯網+檔案”服務模式要求管理人員在工作的時候需對數據保護與備份以及更新工作進行嚴格把控，否則容易造成資料丟失。電子設備還很容易遇到一些非法訪問和篡改信息的問題，所以工作人員要多加注意設備安全問題，做好檔案資料的訪問權限工作，加強維護檔案管理工作的數據庫和服務器，從而減少非法訪問的問題。還有其他情況發生，比如檔案文件內容被惡意破壞，為了防止這些問題的出現，應該提前對檔案信息進行拷貝，設置檔案資料的訪問權限，加強入網訪問控制、權限控制和防火墻控制以及電子檔案病毒防治。病毒的滲透極大破壞了文件管理系統的完整性，造成文件管理任務的大量損失。這需要文件管理員更新病毒檢查和防病毒軟件，避免將移動存儲設備中的病毒轉移到計算機網絡上。可見以互聯網為主的新型檔案服務模式，需要的是技術上的保證，所以只要技術到位，那么安全性也就不用擔心了。

（五）更好地滿足公眾需求

在“互聯網+檔案”服務模式的創新和發展基礎上，有必要構建一個數字化網絡平臺。通過檔案網站、公眾號和政府開放的業務窗口等，可以更好地滿足公眾對檔案信息咨詢和利用的需求。同時，通過各種數字檔案信息的整合，可加速實現檔案信息的共享。并且，構建局域網檔案服務平臺，建立檔案管理系統，利用這些提供檔案服務，可為公眾查詢和利用檔案信息打下良好基礎。

四、結語

農村的發展雖不如城市發展快速，但是檔案服務新模式的出現是必然的。現代化的工作方式使得檔案管理工作內容和模式有了質的變化，提高了效率和檔案資源利用率，促進了管理人員的思維創新。當然為了更加適應這個快速發展的時代，檔案管理工作還需要不斷探索改革創新，完善電子設備，加強管理人員的能力和素質，使“互聯網+檔案”時代農村檔案服務新模式發展的越來越好。

參考文獻：

[1]毛偉.論檔案管理工作內容與模式的轉變[J].黑龍江檔案，2020（6）：40.

（責任編輯：董維）

收稿日期：2021-03-08 修改日期：2021-07-13

作者簡介：沈紅雨（1980—），女，浙江紹興人，副研究館員，碩士，主要從事檔案信息化、文秘專業檔案課程教學研究。