檔案信息化建設與檔案管理途徑研究

曹磊

摘要：在新時代背景下，檔案信息化建設和管理已經成為一種新型管理模式，為用戶提供比較全面的信息服務，滿足其多方面需求。我們要充分意識到其重要性，跟上社會發展步伐，對工作管理理念和工作模式進行創新改進，切實提高工作質量和工作效率，突出檔案信息化建設和管理的實際優勢。因此，本文針對檔案信息化建設存在問題進行分析研究，提出檔案管理途徑。

關鍵詞：檔案；信息化；檔案建設；檔案管理；工作效率

由于信息技術的快速發展，檔案信息化管理會逐漸成為一種發展趨勢。檔案信息化主要是指檔案資料信息數據與社會經濟、政治等許多因素進行有機融合，實現非保密性信息數據的傳播，將檔案信息數據與社會信息進行結合滲透，體現檔案信息的實效性，更好為社會發展進行服務，滿足不同人群對檔案信息的不同需求，在一定程度上，可以促進社會的進步發展。

1.檔案信息化建設存在問題

1.1信息數據出現異常

在檔案信息數據的接收整理過程中，由于不同單位部門所使用的計算機網絡資料庫結構存在一定差異，許多檔案信息在傳輸中，文件屬性、數據來源或者數據結構等許多方面會出現異常，導致出現特殊文件。大大提高了檔案信息結構的復雜性，增加了檔案信息化建設工作的開展難度，無法保證檔案信息化建設工作的順利進行[1]。

1.2篩選信息存在難度

在收集檔案過程中，通常會出現同一信息出現多次的情況，由于不同單位部門，其工作領域所需信息數據都會存在一定交集，比如，政府財務部存在財務報表這一工作，稅務局也存在財務報表這一項，某個單位也會存在財務報表這一項[2]。通過利用網絡信息平臺，對檔案信息數據進行接收整理，會出現許多分散卻相同的信息。檔案管理工作人員要對相同信息進行篩選，完成共享，為人們提供有價值的檔案信息數據，從而大大增加了工作難度和工作任務量。

2.檔案信息化建設與檔案管理途徑

2.1規范信息數據收集分類工作

檔案管理在收集相關信息資料過程中，工作人員要了解掌握不同信息數據的類型，利用計算機網絡技術將文字信息完成數字化轉變，將傳統紙質文件信息錄入計算機系統，存儲為電子信息，將照片和影像等信息轉換為可以充分利用的信息資源，根據信息內容確定使用價值，按照一定規則完成信息分類工作，篩選出存在利用價值的信息，保證信息資源的真實性、完整性和有效性。另外，檔案管理相關工作人員要制定規范的規章制度，將工作重心放在檔案信息化建設與檔案管理上，從而提高工作質量和工作效率。

2.2定期組織工作人員培訓學習

檔案信息化建設的普遍應用，檔案管理相關工作人員要了解掌握先進信息技術的使用技巧，保證檔案管理工作的順利完成，實現檔案管理的可持續發展，工作人員的工作能力和整體素質與其存在直接聯系。高素質專業人才是企業單位進步發展的根本動力，檔案管理工作也不例外，檔案室要定期組織工作人員進行培訓學習，加強檔案管理知識的學習了解，設置考核制度和相關細則，建設一支高素質專業人才工作隊伍。并且根據工作人員實際情況設置獎懲制度，帶動員工工作積極性，營造良好工作氛圍。引導工作人員可以獨立思考、自主學習，從根本上提高檔案管理工作人員的整體素質。同時，單位還要為工作人員提供良好上升空間，激發工作人員在信息化背景下形成的創新創造意識，從而有效提高工作效率，更好的實現檔案管理工作的實際價值。

2.3與社會熱點話題信息有機融合

在信息化背景下，檔案管理工作人員要提高檔案應用效率，就要打破傳統檔案管理模式束縛，對工作理念進行創新改進，提高反應能力和服務意識。隨著現代信息技術的不斷發展，檔案管理工作人員要具備創新意識，將信息數據與社會熱點話題信息進行有機融合，加強對信息技術的使用利用，實現信息的創建共享，積極進行信息資源共享，發揮檔案信息管理的現代化優勢，為社會和人們提供比較有價值的信息資源[3]。另外，在檔案信息化管理中，我們要加強對信息內容的搜索，為信息資源共享提供安全保障，使其可以充分發揮實際價值，被人們有效查找使用。

3.結束語

總而言之，檔案信息化建設與檔案管理對單位進步發展具有重要意義。相關工作人員要加強對信息技術功能的開發利用，提高管理工作效率，構建完善相關管理平臺，實現檔案的信息化管理，不僅可以節省人力資源和成本資金，還可以減輕工作人員的工作負擔。檔案管理是社會發展的組成基礎，我們要充分利用信息技術，規范信息數據收集分類工作，定期組織工作人員培訓學習，與社會熱點話題信息有機融合，實現檔案建設和管理工作的規范、有序開展，促進社會經濟的高效發展。

參考文獻：

[1]尚曉麗.對檔案信息化建設與技術檔案管理的若干思考[J].現代經濟信息，2017（11）：81-81.

[2]徐利軍.有關檔案信息化建設與檔案管理的幾點建議[J].民營科技，2016（2）：101-101.

[3]劉之輝.關于人事檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 環球市場，2017（3）：21-21.