淺談高校秘書工作

董文穎

摘? ?要：高校秘書是大學里負責傳遞校領導信息、起草相關文件、收集學生檔案的老師，是高校教學管理的核心負責人，也是學生與校領導之間溝通的橋梁。高校秘書的出現，既減少了各個分院冗雜的工作壓力，又方便了各位學生與任課教師的溝通。高校秘書每天奔波于各個分院的相關教師與學生當中，所以高校秘書要具備良好的溝通能力、堅定的職業操守、良好的心理素質、優秀的協調能力及改革創新意識。

關鍵詞：高校;教學秘書;改革創新

中圖分類號：G64? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）23-0156-03

一、高校秘書的分類及主要職能

為更好協調各個分院，許多高校都設有高校秘書一職。高校秘書根據其職能的不同，主要有三種，即行政秘書、科研秘書和教學管理秘書。

（一）行政秘書

行政秘書是高校秘書的分支之一。行政秘書大多是處理與政治或政策相關的事務，是學院上下人員溝通的橋梁，也對其他部門發送來的建議及信件進行處理。行政秘書的工作任務是要與各分院院長一起做好專業課程和人才培養計劃的修訂，協助各分院院長開展新專業申報和專業建設，擬定各分院不同年級的學年教學計劃，并檢查教學計劃的執行情況。在每學年開學時，收集新生家庭基本信息，核對無誤后，登記在學生個人檔案中。負責每學期期末考試和開學補考試卷收集、印制、保管和發放事宜，并做好試卷的保密工作，把學生的考試成績準確無誤地登錄在案。辦理學生休學、退學、入伍參軍等相關手續，做好畢業生資格審查和畢業證書證書的發放。

（二）科研秘書

為了確保科研工作的順利進行，科研秘書要整理保存有關科目的實驗數據以及紙質版材料、電子版材料，并對其進行分類和整理，以方便在日后師生有需要時及時查閱。對于教師的教學情況，起草、保管和收發有關教學、教學研究方面的計劃、工作總結，進行具有時效性、準確性的匯總與了解，記好教學大事記，做好教學改革立項、優秀課程和精品課程的申報和管理。協助行政部門，根據各系的教學計劃，于每學期期末安排好下學期實驗課的時間、實習等實踐環節的落實、實驗所需材料的分配、實驗室資金的發放以及實驗助理的配備。協助部門主任做好各種教學教研活動的開展，完成教務處、公共教學部安排的其他工作。指導學校有關部門，以全校為范圍，大力宣傳和弘揚創新精神，積極鼓勵和指導學生創業，幫助大學生提高對創新能力的正確認識，強化創新意識和觀念，追求創新精神。

（三）教學管理秘書

高校秘書在教學管理中占有十分重要的地位。它是教學管理的核心，同時也在穩定教學秩序、提高教學管理質量方面發揮很大作用。教學管理秘書隸屬于高校的各分院，接受各分院教務處的指導和檢查。行政秘書對各學期所開展設置的課程規劃好后，教學管理秘書則要把計劃發放給相關老師。因此，教學管理秘書的工作是作為學院和教師、教師和學生、學院和學生之間的橋梁，起著承接的作用。教學管理秘書有責任對教師的教學進度、質量等方面進行檢查。還要負責在學院的通知下發后，將通知傳達到相應任課教師以及學生手中。對學生而言，教學管理秘書則負責整理檔案，登記、下發成績。對于考試成績不合格的學生，安排其補考時間。通知并組織學生有序進行選課、免修、重修、退選等前置事件與后續事宜等，在完成選課學生名單匯總后，將其交接給相應的任課教師。觀念是行動的先導，只有正確的觀念才能產生正確的行動。因此，要培養和提高大學生的創新能力，就要注重大學生創新觀念的培養與更新。馬克思指出，人的創造性、能動性是自然賦予人的潛能素質。因此，教學管理秘書應激發學生的創新能力，為社會輸送高素質且具備創新能力的人才。

二、對高校秘書的要求

理論知識好似樹根，它是否堅固、是否雄厚，很大程度上決定了你在這一行業是否具有發展的資格。但高校秘書不可或缺的是實踐、是經歷，實踐出真知。要成為一位“全能型”的高校秘書，應當具備以下的能力。

（一）良好的溝通能力

正如上文中所說，高校秘書每天奔波于各個分院的相關教師與學生當中，既要傳達分院院長制訂的教學計劃，又要統計四六級考試、計算機等級考試、普通話等級考試等相關考試的報名人員，并將名單核對無誤后上交到有關部門。因此，良好的溝通能力顯得尤為重要。一個高校秘書的溝通能力是否足夠優秀，直接決定了其所在的各分院老師和同學所在的集體是否具有凝聚力。要想成為一個合格的高校秘書，單靠自己的摸索是不夠的，還要學習前人的工作經驗，并取其精華棄其糟粕，以提高自己的工作能力，增強自己的文化素養。

（二）堅定的職業操守

所謂職業操守，各行各業也許有不同的要求，但高校秘書的職業操守，總結起來就是做事忠實、做人本分、底線堅定。一名合格的高校秘書人員應該擁有極為靈敏的嗅覺與洞察力，對周圍發生的事必須能夠洞幽察微，窺一斑而知全豹，長于在復雜的環境中把握住事物的本質特征。應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神，言行一致，不弄虛作假，并做到對學校的教育機密保密;此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

（三）良好的心理素質

高校秘書每天面對繁重的工作，良好的心理素質便成為其必備條件。要做到心態穩定，無論事情多么復雜、多么沒有頭緒，都要保持一顆平常心，都不應被情緒所左右，都應以平和的心態從事自己的工作，否則是不可能做好秘書工作的。

（四）優秀的協調能力

協調是協作與調整的意思，協調能力如何直接影響著高校秘書的工作水準。協作各分院院長制訂教學計劃，對于時間上發生沖突的課程做出適當調整，并及時通知相關任課教師以及學生，提高辦事效率;并應掌握一定的辦事方法與技巧，將瑣碎冗雜的工作變得井然有序，積極應對各種突發事件所造成的影響。既要干好參與決策、組織協調等重要公務，又要細致扎實地干好每一件具體瑣事。