干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究

文/江蘇開放大學(xué)人事處 段玉玲

干部人事檔案數(shù)字化是有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存、利用的一種新形式，主要是采用掃描儀、計(jì)算機(jī)等軟硬件設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、轉(zhuǎn)換、加密、保存等操作，將其轉(zhuǎn)化為可存儲(chǔ)并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的可信、可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。中組部在多次工作部署中，強(qiáng)調(diào)要大力推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，并印發(fā)了相關(guān)通知及技術(shù)規(guī)范要求，明確了執(zhí)行干部人事檔案數(shù)字化的工作環(huán)節(jié)、流程操作和技術(shù)指標(biāo)，并將數(shù)字化干部人事檔案與紙質(zhì)檔案同等效力、同等密級(jí)進(jìn)行保管與利用。干部人事檔案數(shù)字化已經(jīng)成為干部人事檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也必將成為今后的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容之一。

一、干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀及特點(diǎn)

近年來(lái)，國(guó)家明確將數(shù)字化干部人事檔案建設(shè)納入政策文件中，以保證干部檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。現(xiàn)階段各級(jí)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)參差不齊，主要呈現(xiàn)出以下特征：

（一）整體數(shù)字化普及度不高，信息化水平較低。筆者調(diào)查了江蘇省干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)情況。目前，江蘇省級(jí)機(jī)關(guān)單位中，有近15家單位實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案數(shù)字化管理；高校中僅1所高校完成干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，還有少數(shù)幾所高校正在籌備建設(shè)階段。此外，省內(nèi)大型國(guó)有企業(yè)中有10多家實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案數(shù)字化管理。就全國(guó)范圍而言，僅有部分省、部級(jí)單位以及部分地市（州）單位已經(jīng)做了檔案數(shù)字化，大多數(shù)單位對(duì)干部人事檔案的管理仍然停留于傳統(tǒng)的管理方式。即使有的單位干部檔案實(shí)現(xiàn)了一定的信息化管理，也僅限于對(duì)檔案目錄建庫(kù)、重要信息摘錄入庫(kù)等單一手段，大部分日常業(yè)務(wù)還是以紙質(zhì)檔案為主，檔案信息資源利用未充分發(fā)揮效果。

（二）管理運(yùn)行狀態(tài)良好，數(shù)字化前景廣闊。雖然目前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)仍處于起步、探索階段，普及程度不高，但就江蘇省內(nèi)已完成數(shù)字化檔案建設(shè)單位的使用情況而言，其數(shù)字化檔案的管理都處在正常使用和維護(hù)中，尚無(wú)重大信息安全事故發(fā)生，不僅為干部檔案的服務(wù)利用拓寬了新的渠道，也為干部檔案的保護(hù)、備份提供了新的方式。可見，只要我們敢于嘗試，配備有力的管理機(jī)制和安全保障措施，信息化給我們帶來(lái)的改變必然是利大于弊，甚至是有百利而無(wú)一害的。因此，在后續(xù)的發(fā)展過(guò)程中，我們還要積極跟進(jìn)并掌握干部人事檔案數(shù)字化管理情況，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，爭(zhēng)取盡早全面實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化。

二、阻礙干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展的主要因素

（一）理念因素——不愿用。陳舊的干部檔案管理理念是阻礙干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展的根本因素。一方面，人事檔案具有其保密性，封閉的檔案管理思維早已根深蒂固，檔案從業(yè)者容易陷入“小圈思維”，給人一種“深閨”的形象，人事檔案管理工作因此也蒙上了一層神秘面紗；另一方面，檔案管理人員習(xí)慣于對(duì)紙質(zhì)檔案的管理模式，而對(duì)于數(shù)字化的干部人事檔案信息資源缺乏相關(guān)的認(rèn)識(shí)，在思想上還未形成以信息技術(shù)對(duì)檔案資源實(shí)施安全備份的理念意識(shí)。

（二）管理因素——不敢用。目前，傳統(tǒng)的檔案管理工作已有固定的模式和體系，而對(duì)于數(shù)字化干部人事檔案的管理，組織人事部門還沒(méi)有建成相應(yīng)的管理體系和具體的管理細(xì)則，缺乏明確的管理制度作為依據(jù)，致使下級(jí)人事檔案管理部門無(wú)法大力開展干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)工作。

（三）技術(shù)因素——不會(huì)用。信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。同時(shí)，也是一把“雙刃劍”，存在一定的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。按照《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定，若出現(xiàn)干部檔案管理不當(dāng)，造成信息泄露或破壞，對(duì)干部本人、單位甚至社會(huì)都會(huì)造成嚴(yán)重后果。因此，要保證數(shù)字化干部人事檔案的信息安全，其中的技術(shù)難題在一定程度上也阻礙了其發(fā)展進(jìn)程。現(xiàn)階段，大部分干部人事檔案從業(yè)人員缺乏足夠的信息化職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)數(shù)字化檔案管理的技術(shù)問(wèn)題難以應(yīng)對(duì)。

三、加快干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展的對(duì)策

（一）加強(qiáng)制度保障。實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新硬性的制度要求是數(shù)字化檔案建設(shè)、管理的根本保障。在具體實(shí)施過(guò)程中，要做好頂層設(shè)計(jì)和具體細(xì)節(jié)，包括明確每部硬件設(shè)備的使用周期、軟件升級(jí)頻率、數(shù)據(jù)備份機(jī)制等；制定數(shù)字化檔案管理工作細(xì)則、《數(shù)字化檔案流動(dòng)登記簿》《干部人事檔案數(shù)字化應(yīng)急管理預(yù)案》等，不斷促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作照章辦事，有據(jù)可循。

（二）完善數(shù)字化管理體系，加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。數(shù)字化干部人事檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理有其一脈相承之處，也有所區(qū)別。在具體落實(shí)上，應(yīng)遵循嚴(yán)格的“三員分離”管理原則，即：系統(tǒng)管理員、安全保密管理員和安全審計(jì)員，如圖1所示。三個(gè)角色相互獨(dú)立，各行其責(zé)，避免出現(xiàn)“超級(jí)管理員”，造成權(quán)限濫用。此外，還要做好“三員”的技術(shù)培訓(xùn)工作，提高管理人員的信息化水平。

圖1 “三員分離”示意圖

（三）強(qiáng)化軟硬件保障，加強(qiáng)應(yīng)用安全體系建設(shè)。沒(méi)有信息安全，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)就是一具空殼。保證干部數(shù)字檔案的信息安全，必須厘清數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)及數(shù)字化管理信息系統(tǒng)整體架構(gòu)，如圖2所示，具體做好以下幾個(gè)方面：1.網(wǎng)絡(luò)傳輸安全控制。采用JFTS文件傳輸協(xié)議和數(shù)據(jù)流技術(shù)保證傳輸在網(wǎng)絡(luò)上的電子文件的安全性。2.信息存儲(chǔ)安全控制。采用數(shù)據(jù)加密、防篡改技術(shù)、備份機(jī)制和數(shù)據(jù)恢復(fù)等手段保證存儲(chǔ)設(shè)備上信息安全。3.操作系統(tǒng)安全控制。定期檢查升級(jí)殺毒軟件、服務(wù)器系統(tǒng)打補(bǔ)丁等。4.應(yīng)用系統(tǒng)安全控制：包括權(quán)限管理、系統(tǒng)安全審計(jì)控制等手段。

圖2 干部人事檔案數(shù)字化過(guò)程及整體系統(tǒng)架構(gòu)圖

四、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)是關(guān)乎人才建設(shè)、黨的組織建設(shè)的重要工程，也是檔案事業(yè)發(fā)展變革的重要組成部分。檔案從業(yè)人員要抓住難得的發(fā)展機(jī)遇期，跳出小圈思維，主動(dòng)謀劃創(chuàng)新，積極引進(jìn)新的信息技術(shù)手段，改變?nèi)耸聶n案的“深閨”形象，不斷創(chuàng)新干部人事檔案管理模式，讓智能化、信息化更好地為檔案管理工作服務(wù)，更好地為組織選人用人服務(wù)。