新時期做好基層單位檔案管理工作的創新思路

文/湖南省益陽市赫山區勞動就業服務中心 殷超

基層單位作為社會穩定發展的機構，其改革內容牽動著社會各方的穩定發展，因此，做好基層單位的改革工作是社會各項工作的重中之重。檔案管理工作作為基層單位的日常工作，其工作效果會直接影響基層單位的發展水平和現代化步伐，提高檔案資源的使用效率是提高基層單位現代化水平的主要途徑。所以，我們一定要做好基層單位檔案管理的創新改革工作，為現代化發展保駕護航。

一、新時期做好創新基層單位檔案管理工作的意義

要想讓基層單位的檔案管理工作跟上當前社會發展的步伐，就一定要進行創新，這種創新是對傳統檔案管理思想的創新、模式的突破。我們要根據檔案管理工作的特點搭建更加科學現代的檔案管理結構，使基層單位的檔案管理工作擺脫陳舊的觀念與僵化的系統，使基層單位的檔案管理工作不再是簡單的資料整理與收集，而是可以利用資料進行實際價值的產出，創造更加豐富的資源，有效改善傳統基層單位檔案管理工作的弊端，使管理工作的整體水平與生產價值得到提升。

另外，基層單位檔案管理工作創新可以讓基層單位內部形成良好的氛圍，使基層單位檔案創新工作起到帶頭作用，讓基層單位各個崗位的人員都能產生創新意識和思想，建立良好的創新工作環境，使創新工作由微觀層面逐漸提升到宏觀創新層面，進而提升基層單位的發展水平，使基層單位加速創新和現代化的步伐，產生可觀的創新效能。

二、基層單位檔案管理工作的特點

基層單位的檔案管理工作擁有一個較為復雜的體系。檔案管理工作的內容比較多樣，科技檔案、行政檔案、會議檔案和載體檔案等，都是基層單位檔案管理工作的工作內容，這些檔案中包含文字、聲音、圖片及錄像，在保管的過程中一定要保障安全和準確，以便人們進行查找和翻閱。另外，在基層單位的檔案管理工作中，我們對檔案的保存有著極高的要求，這些內容主要都以紙張的形式存在，并使用分類的方式進行保管，這在一定程度上給基層單位檔案管理工作帶來難度。

三、基層檔案管理工作中經常出現的問題

首先，檔案管理的制度不科學不完善，且與之相對應的培訓機構不健全。當前，可以進行檔案管理工作的人才比較欠缺，管理制度的問題讓管理人員時刻面臨著變化的工作內容，由于崗前培訓工作不到位，這在很大程度上使人才不愿意擔任檔案管理工作，很多檔案管理工作人員的工作時間比較長，沒有較為明確的換班制度，這就讓很多工作人員經常處于疲勞狀態，尤其是在進行信息化改革的過程中，很多工作人員不能及時跟上信息化發展的步伐，不能有效完成信息化建設工作，使得基層單位檔案管理信息化工作變得比較艱難。其次，在基層單位檔案管理工作中，工作人員的年齡普遍較高，很難具備足夠的工作能力和學習能力，也很難跟上信息發展的步伐，很難完成檔案管理信息化的建設工作。最后，有一些基層單位對檔案管理工作并不重視，認為檔案管理工作只是簡單地將文字材料進行整理和收集，并沒有從管理的角度看待這項工作，這就讓基層單位錯過了檔案管理工作新方法與新觀念的落實時機，甚至造成檔案消失和檔案失效的嚴重后果，對基層的檔案管理工作造成嚴重影響。

四、新時期做好基層單位檔案管理工作的創新思路

（一）對工作思想和觀念進行創新。首先，要進行創新思想教育，這會直接影響檔案管理工作的創新效果與工作效果。對思想觀念進行創新是進行檔案管理工作創新的大前提，在檔案管理工作的創新中，我們要讓創新思想貫徹始終，保障檔案管理工作創新順利進行。檔案管理工作是比較封閉的，因此，很多檔案管理工作者的管理思維比較狹隘，很難在工作過程中產生創新的意識，基層單位檔案管理部門一定要根據單位所肩負的工作任務，找到創新思想教育的切入點，讓檔案管理部門將傳統的被動服務轉為主動服務，鼓勵工作人員進行突破創新，讓單一的服務內容轉變為多種服務內容。

另外，基層單位一定要讓檔案管理工作人員明白檔案管理工作對基層單位發展的重要性，幫助檔案管理工作人員樹立主動服務的意識，使他們在工作思想與觀念上進行不斷創新，帶領他們克服消極的思想態度，通過合作學習和研究的方式解決現存的工作問題。我們還要建設檔案管理人才隊伍的培訓計劃，通過改善工作環境和系統吸引人才進入基層單位建設檔案管理工作，使基層單位檔案管理工作的工作水平得到質的提升。

（二）對管理工作的機制進行創新。基層單位的檔案管理工作機制也要緊跟基層單位的發展步伐進行創新，堅持沒有創新就沒有發展的管理理念，在機制創新工作中敢于正視問題，并用積極的態度解決問題，完善管理工作機制。現代的檔案管理工作不再是單純的資料管理工作，而是運用一體化管理機制，通過信息化建設，提高檔案管理工作的工作效率，使檔案管理工作人員可以充分發揮自己的聰明才智，在工作中勇于創新。我們要拓展資料收集的內容，不僅要對傳統的紙質文書進行收集，還要對各種實物、影像、照片進行收集，讓檔案管理工作變得更加全面立體，構建更加科學的資源管理體系。

另外，我們可以采用檔案實體與檔案信息進行分離的管理方法（如圖1所示）。這種方式可以讓檔案的信息與物質載體進行分離，使檔案信息化建設可以走向深化檢索的道路，同時也保障檔案實體的安全，有利于對檔案信息進行深層次加工與價值發掘，使檔案信息可以進行網上傳輸，加快信息的流動頻率，創造更多的資源。

圖1 檔案信息分離借閱流程

（三）對檔案管理的服務職能進行創新。檔案管理工作主要的內容就是服務，這也是檔案管理工作存在的原因，因此，我們一定要對檔案管理工作的服務內容進行創新。首先，要了解群眾對檔案管理工作的需求，在培訓檔案管理工作人員時根據需求調整培訓內容，提高檔案管理工作服務的針對性和工作水平。其次，要定期組織檔案管理工作人員進行經驗交流，使他們可以在交流過程中交換工作經驗，讓他們的服務能力與水平可以快速提升。基層單位還要重視檔案管理工作人員的服務觀念更新工作，組織檔案管理工作人員進行定期學習，使他們樹立正確的檔案服務意識，明確自身肩負的責任與使命，發掘內在潛力，使他們可以對檔案管理部門創新發展提供良好助力。

同時，還要對檔案管理工作的服務領域進行創新，讓檔案管理工作的服務可以滿足當前社會發展的需要，讓社會各項事業中有檔案管理工作的身影。我們要利用信息化建設工作提高檔案信息服務的工作效率，有效利用互聯網的資源儲存與傳播功能，建設網絡檔案信息管理平臺，群眾的檔案信息需求可以借由互聯網的優勢快速實現，提高基層單位檔案管理工作的服務能力，為社會與經濟的發展做出良好貢獻。

五、結語

綜上所述，基層單位的檔案管理工作對基層單位的發展有著深遠的影響，做好基層單位檔案管理模式的改革工作對基層單位的現代化改革和發展有著決定性影響。因此，我們要在檔案管理模式的改革工作中積極發現存在的問題，正視這些問題，通過科學有效的分析找到解決這些問題的應用方案，讓基層單位檔案的價值可以在基層單位改革發展過程中得到體現，使基層單位可以進入一個全新的發展階段。