新檔案法背景下檔案工作的信息化發展研究

胡凌雁

湖南城建職業技術學院

一、研究背景

十三屆全國人大常委會第十九次會議6月20日表決通過新修訂的檔案法，將自2021年1月1日起施行。新檔案法的落地實施，將我國檔案事業的建設帶到了一個新高度，使得我國檔案事業發展到了一個新紀元。從新檔案法的落地實施到現在，經歷了將近八個月的時間。在這多半年的時間當中，我國多個地市的檔案管理部門也在積極地推動檔案事業的優化創新，其中尤其需要提出的就是，很多地區在檔案信息化建設事業發展的層面上都取得了比較顯著的成績。可以說，新檔案法也是充分契合我國信息技術和科技水平高速進步的背景環境而出臺的一個新制度、新法律和新約束。新檔案法的落地實施，對于廣大的檔案管理工作者而言，既是一個新的契機，也是一個新的挑戰。如何在新檔案法的宏觀環境之下實現我國檔案工作的信息化建設進程、實現我國檔案事業的信息化質量提升，這是每一個檔案管理工作者都應該關注的核心問題之一。但是從當前的發展現狀也可以十分清晰地看出，目前關于檔案事業信息化建設發展領域還是存在著一些短板和不足。為此，文章在研究進行的過程當中，首先對新檔案法的基本背景環境進行了闡述，之后為我國檔案工作的信息化進程的加速提出了一些具有針對性的對策和建議，以期能夠通過這些措施的落地實施，真正地為我國檔案事業的信息化建設搭建一個堅實的平臺支撐。

二、新檔案法的核心要義闡述

十三屆全國人大常委會第十九次會議于2020年6月20日表決通過新修訂的檔案法，將從2021年1月1日起開始施行。新修訂的檔案法中明確規定，一切國家機關、武裝力量、政黨、團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務和責任，享有依法利用檔案的權利。國家鼓勵和支持有關科技工作者從事檔案科學研究和技術創新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉化和應用，推動檔案科技進步，促進其更好的發展。

新修訂的檔案法將通過完善有關檔案的管理體制機制，健全檔案管理的相關制度，推動檔案的開放與利用。其中明確規定，將檔案向社會開放的期限由過去的三十年縮短為二十五年，也要求檔案館通過不斷完善利用制度和規則，創新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，為國家機關制定法律、法規、政策和開展有關問題研究提供支持和便利。工作中，我們通過對比發現，相比過去的檔案法，新修訂的檔案法增設“檔案信息化建設”和“監督檢查”等兩章內容，這些內容有利于加強檔案信息化的建設，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。新修訂的檔案法，在增加檔案監督檢查的規定方面，明確了有關監督檢查事項，完善監督檢查的各項措施。同時，新修訂的檔案法完善了法律責任，對損毀、擅自銷毀檔案，擅自復制屬于國家所有的檔案，不按規定向社會開放、提供利用檔案，發生檔案安全事故后不采取搶救措施或者隱瞞不報、拒絕調查等等有關行為，明確了相應的法律責任。

檔案是黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的一個真實記錄，作為一種重要的原始資料依據，其重要性不言而喻。新修訂的檔案法是充分契合我國檔案事業發展的一部新規范，也是充分符合我國信息化建設發展進程的一部新規范，新修訂的檔案法也是我國新常態發展環境中的一部新規范，對我國治理體系和治理能力現代化起到重要的促進作用。在新時代，對于我國廣大的檔案管理組織機構以及從事檔案管理工作的人員而言，要深入學習新檔案法，理解其中的內涵和要義，要做到把握精髓、身體力行、不斷實踐、積極創新，只有這樣，才能夠真正地讓新檔案法發揮其真正的價值和作用。在整部檔案法當中，尤其需要提出的就是將“信息化建設”擺在了戰略發展的高度之上，特別提出了檔案事業信息化發展的目標和路徑。圍繞著這一部分內容，展開了本文的探索和研究。

三、新檔案法背景下檔案工作信息化發展策略研究

（一）加強制度建設是根本

制度，從內涵上來進行分析，其涵蓋的內容要素是十分豐富的：法律條文的內容、單位組織工作規章的內容等等都可以歸入到“制度”的范疇當中去。當前，我國法制體系逐漸完善，在法治社會時代，這也就可以成分彰顯出制度的重要作用。小到一個幾個人的單位組織，大到中央機關，任何一個單位失去了制度的支撐，勢必難以實現科學化、順暢化、持續化的發展和進步。檔案事業也是如此。可以說，我國各個地市的檔案館都已經針對檔案管理工作的內容、檔案管理的工作流程等等出臺了專門的制度規范，但是專門針對檔案工作信息化發展的制度文件卻并不是很多。在新檔案法的背景之下，要想真正地實現檔案事業的信息化發展進程，要想推動檔案事業信息化的高質量發展，制度的后背支撐作用勢必不可少的。標準統一、規范約束健全，才能夠讓檔案工作的信息化進程更加精細、更加規范。對于各個地市的檔案管理而言，檔案工作信息化制度的優化包含的內容也是十分多元的，例如信息化檔案管理工作的具體操作流程是如何的、信息化檔案管理工作應該如何進行責任的界定和分配等等。總之，所有的這些內容，都應該進行細化。因此筆者認為，其一，要將檔案工作的信息化發展制度從整個檔案管理工作制度當中剝離出去，也就是說要制定專門的檔案工作信息化建設制度、信息化工作流程等等制度規章；其二，要將檔案工作的信息化發展劃分成為多個不同的模塊，針對每一個模塊都設計出專門的制度和規范，例如，信息化管理職責分工模塊制度體系、信息化設備維護使用模塊制度體系等等。總之，檔案工作信息化發展的制度越細化，其發揮的約束性作用就會越強，在帶動檔案工作朝著智能化領域發展的過程當中越能夠發揮更為突出的價值作用。

（二）實現資源整合是關鍵

資源，實際上就是各種內容要素的總稱。在我國所有的行業領域當中，談到資源，筆者相信，沒有任何一個行業領域可以和檔案事業當中所蘊含的豐富資源相媲美。可以說，檔案事業資源的豐富化，既是優勢，可以為社會、為民眾提供更多有價值、有意義的豐富資源；也有不足，主要表現在檔案資源的管理需要耗費大量的人力、物力、財力資源。但是隨著新檔案法的出臺落地，原本的短板和瓶頸似乎在一夜之間就被迅速打破。正是由于具備了信息技術的支撐、網絡技術的引導，才讓檔案事業能夠在資源的高度歸集和整合的工作當中效率不斷提升、質量不斷優化。因此，在新檔案法的背景之下，就要關注各種檔案信息資源的整合與共享。檔案工作在持續發展進步的過程當中，不同區域發展的歷史屬性不同，因此所形成的各種檔案資源也是各有差異的。要想針對某一個領域的檔案進行單獨的收集、整理，恐怕需要耗費大量的時間成本。為此，要讓廣域化、多維度的檔案信息收集成為可能，并積極地發揮其優勢亮點作用。基于當前互聯網、大數據的宏觀環境，檔案工作人員可以對檔案收集的工作劃分成為不同的等級，即在關鍵等級檔案的收集上要實施“智能化+人工作業”的雙重模式，以確保檔案收集工作的高速化和高質量化。社會在逐漸向前發展的過程當中總是會產生更多的檔案資源，這種大數據、信息化的工作模式，從本質上來看真正地為從事檔案管理的工作人員壓力的降低創造了良好的環境支撐。

（三）注重人才培養是支撐

任何一個行業要想獲得發展和進步，都不能夠忽視“人才”的優勢作用。基于新檔案法的背景之下，檔案工作的信息化發展進程，也需要高素質人才作為支撐和保障。擁有高素質、經驗豐富的檔案管理人才，才能確保各項決策的科學性，才能夠確保檔案事業的高質量性。為此，要充分遵循“注重人才培養”這一個基本原則。具體來說，檔案人才培養工作的發展和進步，主要可以從以下的兩個主體層面來進行。

一方面，從檔案管理組織機構的主體維度上來進行分析，要盡可能地為廣大的檔案管理工作者創造一些學習的機會和調研的機會。要將“課堂式培訓學習”與“調研式外出學習”進行高度整合。通過專門的客座培訓活動，可以讓廣大的檔案管理工作者讀懂新檔案法當中的新規定、新方式和新要求，可以讓廣大的檔案管理工作者掌握更多的工作新思路、新方法。通過外出調研學習，可以讓廣大的檔案管理工作者接觸更多的新生事物，學到先進的檔案管理的新手段。

另一方面，從檔案工作人員主體的維度上來進行分析，廣大的檔案管理工作者要積極地樹立“終身學習”的良好理念，要充分利用閑暇時間去接觸新檔案法的內容，去接觸檔案管理的新路徑等，來更好地開展檔案管理相關工作。

檔案管理工作人員自身技能和職業素養的提升，是一個持續發展、動態變化的過程，也是無時無刻不能夠放松警惕的要求。只有強化檔案管理工作人員的基本素養和不斷提升業務水平，有效夯實檔案管理人才基礎，才能為檔案工作的信息化發展創造更多的可能。

四、結語

社會總是在不斷向前發展著，時代也總是新舊交替著，信息技術在全新的背景之下更是呈現出了蓬勃發展的良好態勢。可以說，互聯網、大數據、新媒體等等多元化的新技術已經對各個行業都產生了極為深刻的影響作用。檔案工作也是如此，在信息技術的宏觀環境之下既面臨著全新的機遇，自然也要承擔一定的壓力和挑戰。新檔案法的落地實施，對未來我國檔案事業的發展提出了新要求，寄予了新希望。同時，新檔案法對檔案工作的信息化未來發展的方向有了更加明晰的規劃，提出了極為明確的要求。這實際上也是給從事檔案管理工作的相關從業人員以啟發，未來的檔案工作要創新、要優化，一定要充分利用信息技術的優勢作用。筆者在對自身多年的檔案工作經驗進行梳理總結以后，提出了自己的一些想法和觀點：首先，要遵循“加強制度建設是根本”的基本原則，完善檔案管理制度、檔案管理流程，為檔案工作的科學化發展提供制度支撐；其次，要遵循“實現資源整合是關鍵”這一個基本原則，從多個維度上進行信息的采擷和整理，為社會、為民眾提供更多有益資源；最后，要遵循“注重人才培養是支撐”這一個基本原則，充分發揮檔案事業信息化建設過程當中的人才支撐和智力支撐。總而言之，我國檔案工作要想朝著信息化的方向發展和進步，就要采取多種方法和策略，就要發揮多方主體的作用。集思廣益，不斷創新，披荊斬棘，敢于探索，這才是未來檔案工作步入正規化管理的一個制勝“法寶”。